Ringkasan artikel
- Attendance management system membantu perusahaan mencatat kehadiran karyawan secara otomatis dan lebih akurat
- Sistem ini memudahkan HR memantau jam kerja, keterlambatan, lembur, hingga cuti dalam satu platform
- Integrasi dengan HRIS membantu mengurangi pekerjaan administratif sekaligus meningkatkan efisiensi pengelolaan SDM
Untuk mengatasi masalah dalam pengelolaan kehadiran karyawan, banyak perusahaan mulai menggunakan attendance management system. Pengelolaan kehadiran secara manual kerap memakan waktu dan berisiko menimbulkan kesalahan pencatatan.
Namun, seiring bertambahnya jumlah karyawan, HR perlu memastikan data absensi sesuai dengan jam kerja, lembur, cuti, maupun kebijakan perusahaan. Selanjutnya, tim HR akan mengubah pengelolaan kehadiran ke arah transformasi digital dengan attendance management system. Sistem ini akan mencatat kehadiran secara otomatis sekaligus menyediakan data yang lebih akurat untuk kebutuhan administrasi maupun pengambilan keputusan.
Apa Itu Attendance Management System?
Attendance management system merupakan sistem yang digunakan perusahaan untuk mencatat, memantau, dan mengelola kehadiran karyawan secara digital. Berbeda dengan presensi manual yang menggunakan kertas atau spreadsheet, sistem ini menyimpan seluruh data kehadiran dalam satu platform sehingga HR dapat memantau informasi secara real-time.
Umumnya, attendance management system dapat digunakan untuk mengelola:
- Jam masuk dan jam pulang kerja
- Keterlambatan
- Lembur
- Cuti
- Izin
- Ketidakhadiran
- Jadwal kerja
Kehadiran karyawan tidak hanya berkaitan dengan disiplin kerja, tetapi juga memengaruhi proses operasional perusahaan. Apabila pencatatan absensi kurang akurat, perusahaan dapat menghadapi berbagai kendala, seperti:
- Kesalahan perhitungan payroll
- Sulit memantau keterlambatan
- Proses administrasi HR menjadi lebih lama
- Risiko human error pada data absensi
- Kesulitan membuat laporan kehadiran
Dengan attendance management system, perusahaan memiliki data yang lebih akurat. Alhasil, data dapat diintegrasikan dengan sistem payroll maupun HRIS serta pengambilan keputusan berbasis informasi. Tugas administrasi tim HR pun menjadi lebih efisien, sehingga cepat diselesaikan.
Next: Penting, 3 Pekerjaan HR yang Dibantu oleh AI
5 Manfaat Attendance Management System
1. Mengurangi pekerjaan administratif
HR tidak lagi harus merekap presensi secara manual setiap akhir bulan. Sistem akan mengumpulkan data secara otomatis sehingga proses administrasi menjadi lebih cepat.
2. Meningkatkan akurasi data
Sistem akan membantu meminimalkan kesalahan pencatatan yang sering terjadi pada proses manual. Data yang tersimpan secara otomatis juga lebih mudah ditelusuri apabila diperlukan audit.
3. Mempermudah pemantauan kehadiran
Tim HR maupun manajer dapat melihat data kehadiran karyawan secara real-time. Hal itu memudahkan perusahaan mengetahui tingkat kehadiran maupun pola keterlambatan karyawan.
4. Mendukung proses payroll
Anda dan tim pasti sudah mengetahui bahwa data presensi adalah salah satu komponen penting dalam perhitungan gaji. Ketika attendance management sistem terhubung dengan payroll, proses perhitungan gaji dapat berjalan lebih cepat dan mengurangi risiko kesalahan.
5. Mendukung pengambilan keputusan
Data kehadiran dapat menjadi bahan evaluasi untuk melihat produktivitas tim maupun kebutuhan tenaga kerja. Dengan laporan yang lebih lengkap, perusahaan dapat menyusun strategi pengelolaan SDM secara lebih efektif.
Next: 12 HRIS Checklist Sebelum Menggunakan Sistem HR
Peoplyee HRIS Insight
Semakin kompleks pola kerja perusahaan, semakin penting memiliki sistem attendance management yang fleksibel dan terintegrasi. Dari pengamatan Peoplyee HRIS, pencatatan kehadiran berbasis digital, GPS, dan geofencing memungkinkan perusahaan memantau kehadiran secara lebih akurat sekaligus menghubungkannya dengan proses payroll dan administrasi karyawan dalam satu sistem.
Memahami Attendance Management System Lebih Dekat
Cara kerja attendance management system?
Secara umum, sistem bekerja melalui beberapa tahapan, mulai dari:
- Karyawan melakukan presensi: Ini bisa dilakukan menggunakan berbagai metode, seperti aplikasi mobile, fingerprint, face recognition, QR code, maupun web
- Data tersimpan: Setelah melakukan presensi, data langsung tersimpan ke sistem secara otomatis
- HR monitoring: HR dan manajer dapat memantau kehadiran, keterlambatan, lembur, maupun cuti melalui dashboard
- Penggunaan data: Informasi kehadiran dapat dimanfaatkan untuk untuk proses administrasi, seperti payroll, laporan HR, maupun evaluasi kinerja
Bagaimana memilih attendance management system?
Saat ini, perusahaan sudah mengintegrasikan attendance management system ke dalam HRIS. Integrasi tersebut membantu HR mengelola berbagai proses dalam satu platform
Bahkan banyak penyedia menawarkan layanan HRIS dengan kelebihan masing-masing. Memang, kondisi ini membuat Anda memiliki banyak pilihan, tetapi seperti yang disinggung di atas, dalam pemilihan HRIS harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Apa saja kriteria yang harus diperhatikan?
1. Fitur yang dimiliki HRIS
Saat memilih HRIS, Anda dan tim perlu mempertimbangkan beberapa fitur, yaitu:
- Presensi daring maupun mobile
- Pengaturan model kerja, termasuk sif dan hibrida
- Persetujuan cuti dan izin
- Riwayat kehadiran karyawan
- Pelacakan keterlambatan
- Dasbor laporan
- Integrasi payroll
- Notifikasi otomatis
- Hak akses sesuai peran pengguna
2. Proses tanpa drama
Kita semua menginginkan proses kerja tanpa drama. Mengenai pengelolaan kehadiran, Anda dan tim memastikan proses integrasi internal ke HRIS atau pertama kali penggunaan HRIS berjalan lancar.
Idealnya, HRIS mendukung presensi karyawan, memastikan keberadaan mereka di lokasi kerja dengan aman, memungkinkan karyawan mengajukan cuti dengan mudah dan lembur, meningkatkan kualitas data, serta menghitung payroll secara akurat. HRIS juga membuat semua proses administrasi terdokumentasi dengan baik.
3. Selaras dengan kebutuhan bisnis
Pemilihan HRIS wajib diselaraskan dengan kebutuhan bisnis. Misalnya, penggunaan HRIS untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Ketika karyawan langsung bekerja di lapangan atau ke tempat klien, mereka tetap bisa mengisi presensi melalui aplikasi. Jadi, mereka tak perlu ke kantor terlebih dahulu yang bisa menghabiskan waktu sehingga menurunkan produktivitas.
4. Customer service responsif
Satu hal yang tidak boleh Anda abaikan dalam layanan teknologi adalah kehadiran customer service. Anda dan tim perlu mencari tahu bagaimana customer service dari penyedia layanan tersebut, apakah responsif atau tidak. Kesigapan mereka menjadi salah satu faktor penentu keputusan penggunaan HRIS. Jika sistem bermasalah, Anda perlu penjelasan dan solusi secepatnya agar tidak mengganggu produktivitas karyawan.
Dalam pemilihan sebuah sistem, tak ada fitur paling banyak atau sedikit. Tak ada pula sistem paling baik atau jelek. Sistem terbaik adalah mereka yang selaras dengan kebutuhan perusahaan, penggunaan tanpa hambatan, serta customer service yang responsif.
Bagi Anda yang menginginkan kelima manfaat dan memiliki kriteria HRIS di atas, hubungan penyedia layanan yang tepercaya. Anda dan tin dapat mengomunikasikan tentang kebutuhan perusahaan untuk mengakuisisi sistem HR baru. Cek laman ini untuk melakukan uji coba sekaligus memahami HRIS.
Jadi, karyawan dapat melakukan presensi melalui aplikasi di ponsel mereka, dari mana saja atau dengan pengaturan lokasi tertentu. Data mereka akan tersimpan di dalam sistem yang bisa digunakan untuk memantau hingga menghitung gaji mereka. Namun, pilih HRIS yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
