Sistem presensi menggunakan kartu sudah ditinggalkan karena keterbatasan mobilitas dan risiko kecurangan data, sebagai gantinya perusahaan menggunakan human resource information system (HRIS) dengan teknologi geofence attendance. Fitur kehadiran dengan geofence attendance menawarkan fleksibilitas bagi perusahaan yang menerapkan model kerja hibrida, kerja jarak jauh, maupun perusahaan dengan mobilitas lapangan yang intensif.
Apa Itu Geofence Attendance?
Definisi
Secara harfiah, geofence berasal dari kata geographic (geografis) dan fence (pagar). Dalam konteks manajemen sumber daya manusia (SDM), geofence attendance merupakan teknologi berbasis lokasi yang menggunakan sistem global positioning system (GPS), wifi, atau data seluler untuk menciptakan pagar virtual di sekitar area geografis dunia nyata yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Saat ini, HRIS menggunakan teknologi ini untuk mengotomatisasi, memverifikasi, dan mengamankan proses pencatatan kehadiran karyawan. Hasilnya, karyawan hanya dapat melakukan presensi masuk (check in) dan keluar (check out) melalui aplikasi HRIS di ponsel mereka.
Jika posisi koordinat GPS mereka berada di dalam radius pagar virtual, maka mereka dapat melakukan check in. hal ini juga sebaliknya, bila berada di luar radius, maka sistem secara otomatis akan menolak check in dan memberikan notifikasi kepada pengguna. Radius pagar virtual dapat berupa area kantor pusat, kantor cabang, pabrik, atau lokasi proyek klien.
Mekanisme
Penerapan fitur ini di dalam lingkungan kerja melibatkan alur kerja yang sistematis antara tim HR (admin) dan karyawan (pengguna).
- Konfigurasi geofence oleh admin: Tim HR menentukan titik koordinat garis lintang (latitude) dan garis bujur (longitude) dari lokasi kerja perusahaan, lalu menetapkan radius pagar virtual, seperti radius 100 meter dari titik pusat
- Sinkronisasi jadwal kerja: Lokasi geofence tersebut dikaitkan dengan jadwal kerja masing-masing divisi atau karyawan di dalam sistem HRIS
- Proses presensi: Ketika karyawan sampai lokasi kerja, mereka membuka aplikasi HRIS di ponsel, kemudian menekan tombol check in disertai dengan foto wajah (jika diperlukan), langkah itu akan otomatis mengaktifkan fitur GPS
- Pelaporan: HRIS akan mencocokkan posisi GPS ponsel karyawan dengan data pagar virtual yang sudah ditetapkan oleh tim HR, jika posisi cocok, data kehadiran akan tersimpan, tetapi jika tidak cocok, aplikasi akan menolak dan mengirimkan notifikasi penyebabnya
Next: 4 Evaluasi Kehadiran Karyawan plus Tantangan Mengelolanya
4 Manfaat Penggunaan Geofencing Attendance
Mengintegrasikan geofencing attendance ke dalam HRIS membawa berbagai keuntungan bagi efisiensi operasional perusahaan, yaitu:
1. Eliminasi kecurangan
Geofence attendance memastikan karyawan yang hadir berada di lokasi kerja pada jam yang telah ditentukan. Langkah ini bermanfaat untuk mengeliminasi kecurangan praktik titip check in yang sering merugikan perusahaan. Teknologi ini sering kali diperkuat dengan fitur biometric authentication, seperti pemindai wajah atau selfie validation.
2. Akurasi data penggajian
Setiap data kehadiran yang masuk melalui sistem geofence akan langsung tercatat secara real-time di dasbor admin HRIS. Hal ini memudahkan perhitungan otomatis yang berhubungan dengan keterlambatan, jam lembur, hingga pemotongan gaji secara akurat, sehingga meminimalkan risiko kesalahan manusia pada saat proses penggajian bulanan.
3. Fleksibilitas presensi
Bagi perusahaan yang memiliki karyawan di dalam dan luar kantor, fleksibilitas presensi adalah poin mutlak yang harus tersedia di aplikasi HRIS. Pasalnya, karyawan bermobilitas tinggi, seperti tim penjualan atau teknisi lapangan, enggan membuang waktu dan energi untuk datang ke kantor hanya demi melakukan presensi fisik. Dengan HRIS, mereka dapat langsung menuju lokasi penugasan dan melakukan presensi secara mandiri melalui ponsel.
4. Mengurangi biaya
Perusahaan tidak perlu lagi membeli, merawat, atau memperbaiki perangkat mesin fingerprint di setiap lokasi kantor baru. Mengaktifkan multi-location geofencing di sistem HRIS jauh lebih hemat biaya dan mudah diskalakan seiring dengan ekspansi bisnis perusahaan.
Next: 6 Karakteristik HRIS yang User-Friendly Ini akan Berdampak bagi Perusahaan
4 Kelompok Bisnis yang Paling Membutuhkan Teknologi Geofence Attendance
Teknologi ini sangat serbaguna dan dapat diterapkan di berbagai kegiatan bisnis, terutama bisnis yang memiliki banyak kantor cabang atau tenaga kerja dinamis di lapangan. Berikut ini kelompok bisnis yang kerap mengadopsi HRIS berteknologi geofencing attendance:
1. Otomotif, konstruksi, dan manufaktur
Kegiatan bisnis di perusahaan otomotif, konstruksi, dan manufaktur memiliki area pabrik atau proyek infrastruktur yang luas di beberapa lokasi berbeda, sehingga departemen HR membutuhkan bantuan alat dalam pengelolaan SDM. HRIS dengan geofence membantu perusahaan memantau ratusan pekerja di lokasi proyek tanpa perlu memasang banyak alat fisik.
2. F&b, ritel, dan waralaba
Perusahaan ritel dengan puluhan toko atau restoran di berbagai pusat perbelanjaan dapat memanfaatkan fitur multi-location geofencing. Karyawan cafe cabang A tidak akan bisa melakukan presensi menggunakan titik koordinat cafe cabang B, sehingga perusahaan perlu menjaga akurasi presensi per cabang.
3. Layanan teknis, logistik, dan distribusi
Sama halnya dengan kebutuhan teknisi lapangan, kurir pengiriman barang atau petugas distribusi membutuhkan presensi dengan sistem zona geofence yang fleksibel di area operasional atau di lokasi kerja mereka yang memastikan rantai pasok berjalan tepat waktu.
4. Layanan profesional
Bagi perusahaan di bidang jasa atau layanan, seperti konsultan profesional atau agensi komunikasi yang menerapkan model kerja hibrida, geofence dapat diaktifkan hanya pada hari-hari tertentu. Misalnya, ketika karyawan dijadwalkan untuk bekerja dari kantor.
Teknologi geofence attendance bukan sekadar pelengkap, melainkan komponen penting dalam pengelolaan SDM. Dengan memanfaatkan teknologi tersebut, perusahaan tidak hanya memotong rantai birokrasi presensi dan menghemat biaya infrastruktur, juga membangun ekosistem kerja yang transparan, adil, dan berbasis data aktual.
Melalui Peoplyee HRIS, manajemen dapat dengan mudah mengatur multilokasi kantor, menyinkronkan model kerja hibrida, serta memantau pergerakan karyawan lapangan secara aman dan efisien. Lindungi efisiensi bisnis Anda dari kebocoran produktivitas dan mulailah bertransformasi bersama solusi digital HR hari ini!
