Jika sedang mencari solusi untuk meningkatkan pelacakan kehadiran atau menyederhanakan sistem administrasi, fokuskan perhatian Anda kepada aplikasi memudahkan HR dalam pengelolaan sumber daya, baik mengelola karyawan yang berada di kantor maupun yang bekerja jarak jauh.
Ya, aplikasi HR telah mengubah cara perusahaan mengelola operasi mereka, mulai dari menyimpan data karyawan, menghitung payroll dan pajak, menjalankan proses rekrutmen, hingga meningkatkan produktivitas kerja.
Memahami Penggunaan Aplikasi HR
Sebagai tim HR, kita kerap menghadapi tugas administratif yang berulang, di mana hal itu menguras waktu dan tenaga dalam pengerjaannya, seperti penghitungan kehadiran berhubungan dengan gaji yang membutuhkan ketelitian. Namun, tugas ini dapat diotomatiskan melalui penggunaan aplikasi HR yang dirancang sesuai regulasi pemerintah.
Bahkan, aplikasi ini telah tersedia dalam versi perangkat seluler yang memungkinkan tim HR mengakses semua informasi pada satu tempat. Misalnya, melacak kehadiran, cuti, penggajian, dan penggantian biaya kesehatan. Adapun manfaat penggunaan aplikasi HR adalah:
- Memperbaiki efisiensi: aplikasi mengotomatiskan beberapa tugas HR sehingga mengurangi waktu dan tenaga untuk mengerjakan tugas manual
- Mengurangi kesalahan: aplikasi meningkatkan akurasi dan konsistensi operasi HR
- Meningkatkan kepatuhan: aplikasi membantu perusahaan menjalankan kepatuhan terhadap peraturan pemerintah dan ketentuan hukum
- Membuat keputusan lebih baik: aplikasi memberikan insight dan analisis yang membantu perusahaan membuat keputusan berdasarkan data
5 Kategori Aplikasi Memudahkan HR
Saat ini, tak sedikit penyedia aplikasi HR di Indonesia, sebagian besar layanan berbasis cloud, meskipun ada pula yang menggunakan on premise. Yang pasti, karyawan dapat membuka aplikasi dari komputer maupun ponsel kapan saja. Ada lima kategori aplikasi HR, yaitu:
1) Operational HRIS
Aplikasi kategori ini membantu perusahaan dengan fungsi HR standar, karena berisi data karyawan, rincian posisi, dan informasi penilaian kinerja. Semua informasi tersebut dapat diakses oleh tim HR dan manajer untuk melakukan tugas seperti manajemen kinerja, rekrutmen, promosi, dan perubahan karyawan. Jika tim HR menghabiskan terlalu banyak waktu pada tugas manajemen yang berulang atau mencari spreadsheet data karyawan yang tidak terorganisir, maka HRIS kategori operasional adalah solusinya.
2) Tactical HRIS
HRIS ini menyediakan data untuk membantu tim HR membuat keputusan berkaitan dengan alokasi sumber daya, seperti proses rekrutmen, analisis pekerjaan, pelatihan, dan kompensasi. Solusi ini paling cocok untuk perusahaan yang memerlukan pengambilan keputusan tingkat makro tentang sumber daya.
3) Strategic HRIS
Strategic HRIS membantu perusahaan dalam pengembangan dan pertumbuhan yang berfokus pada fungsi penetapan tujuan, perencanaan tenaga kerja, dan pengelolaan data bisnis seperti informasi pasar dan biaya operasi. Jika perusahaan ingin memperluas atau tumbuh secara strategis dan membuat keputusan berdasarkan data untuk masa depan, maka HRIS ini layak dipertimbangkan.
4) Comprehensive HRIS
Ini adalah HRIS gabungan dari semua hal di atas, sehingga satu sistem memiliki fungsi strategis, operasional, dan taktis serta beragam data yang terintegrasi. HRIS ini juga disebut repositori berisi semua informasi penting tentang pengelolaan sumber daya. Data yang tersimpan di sistem ini antara lain:
- Data karyawan
- Lowongan kerja
- Detail job description
- Analisis dan desain
- Kompensasi dan tunjangan
- Pedoman keselamatan karyawan
- Catatan keterampilan
- Pelatihan dan pengembangan
- Manajemen kinerja
5) Limited-function HRIS
Berbeda dari komprehensif, HRIS limited-function dirancang lebih spesifik dan ditentukan oleh sistem tertentu. Misalnya, HRIS dapat dirancang untuk pelatihan karyawan atau benefit management. HRIS ini lebih cocok untuk bisnis kecil karena murah, sederhana, dan dapat digunakan secara komprehensif oleh tim HR.
8 Aplikasi Untuk Mempermudah Tugas Tim HR
1. Employee information system
Aplikasi ini bermanfaat untuk melacak semua data karyawan dan menyimpannya di satu lokasi terpusat. Tim HR akan mengunggah, memeriksa, dan/atau mengubah informasi karyawan dalam satu sistem tanpa khawatir kehilangan atau kesalahan yang dibuat secara manual. Bahkan sistem ini memungkinkan karyawan mengubah data mereka, seperti alamat atau perubahan status, mengajukan biaya perjalanan, dan mengunduh slip gaji.
2. Hiring and selection
Mengingat perusahaan selalu membutuhkan karyawan baru secara berkala, maka aplikasi hiring and selection memudahkan manajer mengirimkan permintaan anggota baru sekaligus mempercepat tim HR untuk mencari kandidat sesuai kebutuhan bisnis.
3. Applicant tracking system
Sistem yang biasa disebut ATS ini akan melacak aplikasi kandidat, menyaring kualifikasi sesuai kebutuhan, menjadwalkan sesi wawancara, hingga memantau proses rekrutmen secara real time. Dengan demikian, tim HR membuat proses rekrutmen yang kolaboratif antar tim atau departemen dengan efektif.
4. Employee onboarding and offboarding
Anda dapat menggunakan sistem ini untuk memproses semua kegiatan onboarding and offboarding karyawan, seperti:
- Membekali karyawan baru untuk memulai pekerjaan
- Menyelesaikan administrasi anggota baru
- Mencatat proses pengunduran diri karyawan
- Mengawasi penyerahan alat kerja
- Menciptakan pengalaman offboarding yang lancar
- Menghapus data karyawan resign
5. Timesheet management
Dengan mengadopsi aplikasi timesheet management, Anda melacak dan memantau data tentang kehadiran, jam kerja, dan waktu lembur karyawan. Semua proses itu akan dikalkulasi dalam penggajian tanpa harus memeriksanya secara manual. Selain itu, aplikasi juga memungkinkan karyawan mengajukan cuti dan manajer menyetujuinya secara langsung. Bayangkan jika hal itu dilakukan dengan cara mengirimkan email, ada kemungkinan email tersebut akan tenggelam.
6. Training management
Aplikasi training management membuat karyawan tetap terlibat dan termotivasi dengan program pelatihan dinamis yang sesuai dengan tren kerja industri masing-masing. Perusahaan dapat mengumpulkan umpan balik yang membangun dari peserta pelatihan dan menganalisisnya untuk mengukur efektivitas program pelatihan.
7. Attendance management
Beberapa tahun belakangan, banyak perusahaan menggunakan aplikasi attendance untuk memantau kehadiran karyawan. Tentu, aplikasi ini juga mempermudah pencatatan penggajian dan mengonfigurasi jadwal kerja berdasarkan kebutuhan bisnis.
8. Performance review
Dengan aplikasi performance review, tim HR mendorong manajer untuk memasukkan penilaian kinerja karyawan sesuai jadwal mereka, sehingga penilaian dapat dilakukan tepat waktu dan lebih cermat.
Anda tak harus memiliki semua aplikasi di atas, tetapi pilih yang sesuai kebutuhan perusahaan untuk mengoptimalkan pengelolaan sumber daya sekaligus mendukung kegiatan bisnis.
Salah satunya, memilih HRIS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sebelum menentukan pilihan, mintalah jadwal uji coba sehingga Anda bisa menyelaraskan fitur HRIS dengan kebutuhan pengelolaan SDM.
