Sebelum mengulas tentang perbedaan HRIS dan HRMS, kita perlu menengok ke belakang sebentar. Dalam satu dekade terakhir, peran tim HR telah mengalami transformasi besar-besaran. Tim HR tak hanya dianggap sebagai orang-orang administratif, tim Anda telah memiliki identitas baru sebagai mitra bisnis strategis (strategic business partner).
Hal itu juga diikuti oleh sistem atau alat digital yang menunjang pekerjaan tim HR. Sebut saja kehadiran HRIS dan HRMS untuk mengelola data karyawan secara efektif. Meski demikian, tak semua perusahaan menggunakan kedua sistem tersebut, ada pula yang hanya memiliki satu sistem tetapi sesuai kebutuhan perusahaan.
Ruang Lingkup HRIS dan HRMS
Sekilas, tak ada perbedaan HRIS dan HRMS. Keduanya terlihat sama dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM), tetapi jika dilihat lebih rinci mereka adalah dua sistem berbeda yang dapat diintegrasikan satu sama lain.
Definisi
HRIS (human resource information system) ialah perangkat lunak yang berfungsi sebagai pusat data informasi karyawan. Fokus sistem ini ada pada aspek kuantitatif dan administratif.
Sistem dirancang untuk mengelola data inti karyawan, kebijakan organisasi, dan prosedur yang diperlukan untuk menjalankan operasional HR sehari-hari secara otomatis. Hampir semua tim, divisi, atau departemen HR menganggap HRIS sebagai fondasi digital mereka.
HRMS adalah evolusi yang lebih luas dari HRIS. Jika HRIS berfokus pada data, HRMS mencakup pengelolaan seluruh ekosistem karyawan. Sistem tersebut menggabungkan fungsi administratif HRIS dengan elemen manajemen SDM secara kualitatif. Jadi, sistem tak hanya mencatat kehadiran karyawan, juga kinerja mereka, keterampilan yang harus mereka kembangkan, dan tingkat keterlibatan mereka terhadap perusahaan.
Tujuan
Kedua sistem bertujuan untuk menciptakan efisiensi, tetapi fokus mereka berbeda, yaitu:
HRIS
Sebagai sumber data karyawan, HRIS bertujuan untuk memastikan akurasi isi di dalamnya demi keperluan penggajian, kepatuhan hukum (compliance), dan pelaporan rutin kepada manajemen. Dengan sistem, tim HR meminimalisir kesalahan manusia dalam input data dan mengakses informasi administrasi secara cepat.
Melalui HRIS, tugas administrasi, penghitungan gaji dan tunjangan, kepatuhan pajak, manajemen waktu dan kehadiran, dan manajemen struktur organisasi dilakukan dengan cepat dan akurat.
HRMS
HRMS dapat mengoptimalkan potensi human capital. Jadi, selain akurasi data, sistem dapat digunakan untuk meningkatkan retensi karyawan, menyelaraskan kinerja individu dengan tujuan perusahaan, serta mempermudah perencanaan suksesi melalui analitik yang lebih mendalam.
Secara penggunaan, HRMS digunakan dalam proses rekrutmen (applicant tracking system atau ATS), manajemen kinerja (performance appraisal), pengembangan kompetensi (learning and development), survei keterlibatan karyawan, dan analitik prediktif yang berhubungan dengan tenaga kerja.
Next: 9 Langkah Menyusun Strategi Retensi Karyawan
Perbedaan HRIS Vs. HRMS
HRIS maupun HRMS tak hanya digunakan oleh departemen atau tim HR saja, tetapi semua orang yang bekerja pada suatu perusahaan. Perbedaan HRIS dan HRMS dari sisi pengguna, ada beberapa kelompok karyawan yang hanya mengakses fitur tertentu dan ada yang bisa mengakses semua fitur, yaitu:
- HR dan keuangan: kelompok pengguna ini dapat mengakses fitur kehadiran, payroll, hingga data pribadi guna menyusun laporan kehadiran, payroll, dan perpajakan
- Manajer: manajer dapat memberikan persetujuan cuti, memantau kehadiran tim, dan melakukan penilaian kinerja kepada karyawan
- Karyawan: melalui fitur Employee Self-Service (ESS), karyawan dapat mengisi presensi daring, memperbarui data diri, melihat slip gaji, dan mengajukan reimbursement secara mandiri
- Eksekutif: jajaran eksekutif memiliki akses ke fitur penting untuk melihat tingkat turnover, biaya tenaga kerja, dan key indicator factor (KPI) perusahaan guna pengambilan keputusan strategis
Next: Reimbursement: Definisi, Tujuan, dan Proses Penggantian Biaya yang Efektif
Untuk memahami perbedaan HRIS dan HRMS dari sisi tim HR, cek di bawah ini:
Fungsi
HRIS: fokus pada data karyawan dan administratif
HRMS: fokus pada data, manajemen SDM, dan kinerja karyawan
Sifat data
HRIS: statis dan kuantitatif, karena berisi nama, alamat, jam kerja, gaji karyawan
HRMS: dinamis dan kualitatif, karena memuat keterampilan, potensi, kinerja karyawan
Fitur atau modul
HRIS: payroll, database, gaji dan tunjangan, kehadiran karyawan
HRMS: HRIS plus proses rekrutmen, L&D, performance appraisal, dan analitik
Tujuan
HRIS: efisiensi operasional dan kepatuhan
HRMS: Pengembangan SDM dan pengalaman karyawan
Kompleksitas
HRIS: Lebih sederhana dan mudah diimplementasikan
HRMS: Lebih kompleks dengan integrasi fitur yang beragam
Sistem mana yang lebih penting? Keduanya sama-sama penting, tetapi gunakan salah satu atau keduanya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Perusahaan dapat menggunakan HRIS untuk merapikan administrasi, memastikan gaji dibayar tepat waktu, dan memiliki database yang terorganisir. Biasanya, hal tersebut dibutuhkan oleh perusahaan yang masih dalam tahap pertumbuhan.
Perusahaan yang memiliki jumlah karyawan besar dapat menginvestasikan biaya ke dalam HRMS agar memprediksi sekaligus mengurangi tingkat turnover, meningkatkan kompetensi tim, dan memerlukan analitik SDM yang canggih.
Secara sederhana, HRIS mengelola data dan menyediakan struktur agar perusahaan berjalan dengan tertib, sementara itu, HRMS mengambil data tersebut dan mengubahnya menjadi strategi manajemen SDM yang mendorong pertumbuhan bisnis.
Bila perusahaan Anda memerlukan HRIS, lakukan uji coba terlebih dahulu di laman ini.
