PT Santaku Shinwa Indonesia, perusahaan yang bergerak di bidang trading, menghadapi tantangan dalam mengelola kehadiran dan data karyawan secara manual. Dengan tim yang solid berjumlah 15 orang, kendala utama muncul pada pencatatan aktivitas karyawan yang bekerja di luar kantor dan pada akhir pekan, seperti yang dilakukan oleh tim sales. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan solusi digital yang terintegrasi guna meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan administrasi karyawan.
Kendala Sebelum Menggunakan HRIS
Sebelum beralih ke Peoplyee HRIS, PT Santaku Shinwa Indonesia mengandalkan mesin sidik jari (finger machine) untuk mencatat kehadiran karyawan di kantor. Semua data presensi tersebut dicatat secara manual ke dalam Excel pada akhir bulan untuk memproses penggajian.
Jumlah karyawan perusahaan yang relatif kecil tidak membuat proses perhitungan tidak terlalu sulit. Namun, kendala besar justru muncul pada pencatatan kehadiran tim sales dan pengemudi. Ketika mereka bekerja di akhir pekan dan libur nasional, tim Yuni kesulitan mengalkulasi waktu lembur mereka karena tidak ada bukti yang tersimpan. Begitu pula dengan proses pengajuan cuti dan lembur yang sepenuhnya berbasis kertas. Akibatnya, kondisi tersebut memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.
“Dulu, kendalanya mencatat kehadiran karyawan seperti sales team, karena mereka harus langsung ke pelanggan atau langsung dari rumah ke pelanggan. Kita tidak tahu dia mulai kerja jam berapa, tidak ada buktinya. Kalau sekarang, kita bisa check by GPS atau attendance lewat handphone,” ujar Yuni Rizana, Accounting and GA Manager PT Santaku Shinwa Indonesia, kepada Peoplyee HRIS pada Senin (04/08) di Jakarta.
Perusahaan pun menimbang kebutuhan tim Yuni terhadap solusi administrasi yang terintegrasi dan mampu mengatasi kelemahan sistem manual, sampai akhirnya memutuskan sistem human resources yang dibutuhkan oleh tim. Pilihan PT Santaku Shinwa Indonesia jatuh kepada Peoplyee HRIS.
Peoplyee HRIS merupakan sistem untuk mengelola data dan kehadiran karyawan, pengajuan cuti dan izin, pemantauan lembur, hingga penghitungan gaji yang dapat diakses dari komputer pribadi dan ponsel pengguna secara real time. Dengan HRIS, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional sekaligus mengurangi beban administratif.
Perusahaan menyadari bahwa otomatisasi adalah kunci untuk mendapatkan data kehadiran yang akurat, terutama dari karyawan yang bekerja di luar kantor. Alhasil, mereka mencari sistem yang tidak hanya mempermudah presensi, tetapi juga mengeliminasi proses manual yang menghabiskan banyak kertas dan waktu.
Tantangan Menggunakan HRIS: Penyesuaian Regulasi Perusahaan
Transisi dari sistem manual ke digital tentu tidak luput dari tantangan. Sebagian besar tantangan berasal dari penyesuaian peraturan perusahaan terhadap fitur Peoplyee, yaitu:
Kehadiran
Perusahaan memiliki peraturan tersendiri mengenai kehadiran karyawan. Jika karyawan terlambat datang ke kantor, gaji mereka akan terpotong. Ada pula peraturan tentang perhitungan hari pengganti (replacement day) bagi karyawan yang bekerja pada hari libur–akhir pekan dan libur nasional.
Penghitungan payroll
Perhitungan lembur dan replacement bagi tim sales yang bekerja pada hari libur menjadi tantangan tersendiri. Perusahaan memahami bahwa sistem replacement maupun lembur mereka membutuhkan penghitungan payroll kompleks, terlebih jika hal ini dilakukan secara manual.
Approval bertingkat
Proses persetujuan overtime atau cuti yang melibatkan lebih dari satu pemimpin (bertingkat), terkadang membingungkan final approver karena semua permohonan, baik yang sudah atau belum disetujui, muncul di dashboard mereka.
Pada awal pemakaian, peraturan PT Santaku Shinwa Indonesia belum terintegrasi ke dalam sistem Peoplyee HRIS. Namun, seiring waktu berjalan, hal tersebut dapat diakomodasi oleh sistem Peoplyee guna memenuhi kebutuhan perusahaan.
Manfaat Setelah Memanfaatkan HRIS
Setelah memahami fitur-fitur yang ada dalam Peoplyee HRIS, Yuni dan tim mengakui bahwa pemanfaatan sistem tersebut memberikan manfaat signifikan bagi perusahaan. Sebut saja, penggunaan fitur employee attendance dan pengajuan cuti.
Pengelolaan kehadiran karyawan lebih efisien dan akurat karena mereka yang bekerja di luar kantor atau hari libur dapat melakukan check in dan check out melalui HRIS, yang dilengkapi fitur real time tracking. Begitu pula dengan proses pengajuan lembur, izin, dan cuti yang dapat dilakukan dalam HRIS.
“Memang, kalau menggunakan Peoplyee HRIS kami menjadi lebih terbantu, terutama untuk attendance karyawan yang work from office atau work from outside di mana pun mereka berada. Untuk, overtime, izin, dan cuti pun sekarang sudah bisa menggunakan aplikasi tanpa paper-based lagi, sehingga mengurangi penggunaan kertas,” jelas Yuni.
Selain itu, penghitungan payroll lebih akurat, meski terdapat beberapa penyesuaian yang masih dilakukan secara manual. Namun, sistem Peoplyee HRIS telah meningkatkan akurasi perhitungan payroll hingga 70% dari kebutuhan perusahaan serta menyesuaikan sistem dengan kebijakan internal.
PT Santaku Shinwa Indonesia juga memberikan apresiasi terhadap layanan pelanggan Peoplyee dengan persentase kepuasan 99%, karena tim support dianggap sangat responsif dalam mengatasi setiap kendala.
Secara keseluruhan, perusahaan menilai Peoplyee HRIS telah membantu 80% dari fitur employee attendance dan payroll sehingga meningkatkan efisiensi internal. Dengan pengalaman positif ini, perusahaan dengan bangga merekomendasikan Peoplyee HRIS kepada organisasi lain yang membutuhkan solusi HR terintegrasi dan responsif untuk mengelola karyawan mereka.
Jadwalkan perusahaan Anda yang ingin memperoleh free trial Peoplyee HRIS guna memahami fitur dan kebutuhan pengelolaan sumber daya.
