Bagi tim HR, proses administrasi yang dilakukan manual cukup menyita waktu, salah satunya ialah merekapitulasi presensi karyawan. Jika hasilnya akurat, maka penghitungan gaji–yang biasanya berdasarkan kehadiran–pun akan tepat. Bagaimana jika sebaliknya? Berapa banyak presensi karyawan yang dihitung salah?
Dari kondisi tersebut, tim HR harus menghitung ulang dan memastikan semua penghitungan benar. Bila satu salah penghitungan satu orang mungkin tidak masalah, tetapi jika ini terjadi pada hampir semua karyawan, tak hanya mereka yang dirugikan, kondisi finansial perusahaan pun dipertanyakan.
Sebelum hal itu terjadi, PT Elematec Indonesia beralih dari sistem presensi manual menjadi digital agar penghitungan akurat dan proses administrasi karyawan efisien.
Perjalanan PT Elematec Indonesia Beralih dari Sistem Manual ke Digital
Sebelum mengenal human resources information system (HRIS), PT Elematec Indonesia masih menjalankan proses HR secara manual. Mulai dari pencatatan kehadiran hingga pengajuan cuti, yang mengharuskan karyawan menggunakan formulir kertas dan memerlukan stempel dari atasan. Tentu, hal itu membutuhkan proses tidak sebentar dan rentan kesalahan.
Untuk menerapkan manajemen keberlanjutan sekaligus kepatuhan terhadap regulasi, perusahaan beralih dari sistem manual ke digital dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM), yakni menggunakan sistem dari Peoplyee HRIS. Ini adalah HRIS untuk mengelola kehadiran karyawan hingga penghitungan gaji dan pajak yang bisa diakses dari komputer pribadi dan ponsel pengguna. Dengan HRIS, perusahaan meningkatkan efisiensi operasional sekaligus mengurangi beban administratif.
“Saat menggunakan aplikasi, kami enggak perlu menghitung kehadiran karyawan secara manual. Siapa yang masuk dan izin hari ini bisa kelihatan dari history. Proses cuti pun enggak perlu pakai paper dan stempel, sekarang paperless,” ujar Yeny Rosita, Accounting Manager PT Elematec Indonesia, kepada tim Peoplyee HRIS, Senin (18/03/2024).
Satu Platform Pengelolaan SDM
Seperti yang dikatakan oleh Yeni, dengan Peoplyee HRIS, tim HR dapat memantau kehadiran karyawan secara real time, tanpa harus menelusuri dokumen manual. Begitu pula ketika tim ingin mengecek atau mengubah data karyawan, mereka cukup mengakses satu platform untuk pengelolaan SDM
Fitur formulir daring untuk mengajukan cuti pun sangat membantu, karena semua proses dapat langsung disetujui oleh atasan melalui aplikasi. Karyawan tidak perlu mencetak dan menunggu tanda tangan fisik atasannya lagi. Perubahan ini membuat proses menjadi lebih cepat dan ringkas.
Bahkan fitur presensi karyawan yang terintegrasi ke payroll telah dilengkapi dengan penghitungan pajak dan BPJS Ketenagakerjaan, sehingga sesuai dengan peraturan pemerintah. Upaya ini sebagai akuntabilitas manajemen yang juga dapat meningkatkan kepuasan karyawan, karena mereka akan menerima gaji sesuai dengan kehadiran.
Layanan Pelanggan yang Responsif
Dalam memilih sistem, PT Elematec Indonesia tak hanya memperhatikan kebutuhan perusahaan dan kemudahan penggunaan, juga layanan pelanggan dari penyedia sistem.
Menurut General Manager Sugianto Usman, perusahaan sempat mengalami kendala teknis seperti blank system dan radius presensi. Ketika perusahaan melaporkan hal tersebut, tim IT segera menindaklanjutinya hingga masalah dapat terselesaikan tanpa mengganggu operasional harian.
“Kami langsung email ke customer service dan enggak lama tim IT langsung merespons, pasti mereka di kantor hectic juga, kan. Jadi, kalau bicara service, kami senang dengan respons yang serba cepat,” jelas Yeni.
Lebih lanjut mengenai manfaat yang dipetik oleh perusahaan adalah:
- Tampilan dashboard memudahkan pengguna melihat data karyawan
- Tim HR dan atasan dapat sewaktu-waktu memantau data kehadiran karyawan
- Pengajuan dan persetujuan cuti atau izin dilakukan di sistem sehingga proses lebih transparan
- Meningkatkan profesionalisme sistem HR perusahaan di era digital
- Memudahkan komunikasi antara tim HR dan karyawan
“Saya akan merekomendasikan Peoplyee HRIS kepada rekan HR atau perusahaan yang ingin bertransformasi digital, terutama yang memiliki karyawan remote atau multilokasi karena aplikasinya mudah digunakan dan disesuaikan kebutuhan perusahaan,” tutup Sugianto.
Bagi rekan HR yang tengah memerlukan informasi tentang solusi pengelolaan SDM, kunjungi laman ini untuk mendapatkan jadwal demo sekaligus memahami fitur serta kebutuhan perusahaan.
