Lupa adalah kata yang menggambarkan seseorang tidak ingat terhadap sesuatu, salah satunya lupa mengisi presensi di aplikasi HRIS. Kondisi itu dialami oleh PT Indonesia Air Water, di mana presensi masih dilakukan secara manual dengan sistem fingerprint. Bila karyawan harus menemui klien pada pagi hingga siang hari, mereka lupa memberi tahu ke tim HR tentang kegiatan tersebut.
Alhasil, tim HR dan payroll kesulitan ketika merekapitulasi presensi, sehingga mereka membutuhkan bukti fisik dari karyawan. Proses ini sangat menyita waktu–baik bagi tim HR dan payroll juga karyawan–karena memengaruhi produktivitas kedua belah pihak.
Namun, perusahaan tidak bisa mempertahankan sistem kehadiran manual, maka solusinya adalah beralih ke human resources information system (HRIS) sebagai pencatatan presensi digital. Berikut ini cerita PT Indonesia Air Water tentang transformasi dari kendala menjadi solusi yang adaptif.
Titik Balik Mengubah Sistem
Proses merekapitulasi dan memvalidasi presensi berulang kali bukanlah solusi. Terlebih sistem presensi yang digunakan oleh perusahaan masih manual, maka situasi tersebut menjadi titik balik manajemen untuk mengevaluasi sekaligus mencari solusi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) yang lebih efektif.
Pilihan PT Indonesia Air Water jatuh kepada Peoplyee HRIS. Bagi perusahaan, HRIS bukan sekadar pencatat kehadiran yang dapat diakses dari mana dan kapan saja, juga alat yang mampu mengakomodasi celah-celah kecil dalam rutinitas karyawan.
“Banyak business development di sini yang bertemu klien. Untuk mempermudah presensi karyawan dan penghitungannya di akhir bulan, HRIS ini bukti fisik bahwa mereka mengunjungi klien,” ujar Gunawan Haryanto, Assistant Manager of Business Development, kepada tim Peoplyee HRIS, Kamis (14/03/2024), Jakarta.
Mengingat perusahaan memiliki dua tim, yakni Jakarta dan Karawang, dan khusus tim business development kerap menemui pelanggan, maka saat lupa mengisi presensi di aplikasi, mereka bisa mengirimkan request attendance kepada person in charge (HR atau manajer).
Umpan Balik Mendukung Kepatuhan Perusahaan
Bagi Gunawan dkk., Peoplyee HRIS adalah sistem yang ramah pengguna karena fiturnya mudah dimengerti dan telah memenuhi ekspektasi dari sisi pengisian kehadiran. Meski demikian, perusahaan membutuhkan waktu untuk mengulik pengaturan administrasi, seperti pop up notification sebagai reminder presensi dan approval cuti.
Pendampingan customer service Peoplyee HRIS mempercepat karyawan memahami fitur sistem yang dapat diaplikasikan serta diselaraskan dengan kebijakan internal. Di sisi karyawan, pop up notification berguna sebagai pengingat mereka untuk mengisi (check in) presensi, sementara itu, notifikasi juga dapat menjadi pengingat buat pemimpin tim hingga manajer melakukan approval cuti yang diajukan oleh karyawan.
Pada awal penggunaan, Eka Wahyuni, FAT & HR Manager, juga memberikan umpan balik dari tentang hal lain, yaitu multiple attendance dan penghitungan BPJS Ketenagakerjaan. Umpan balik ini merujuk kegiatan tim business development, di mana mereka membutuhkan laporan pendukung ketika mereka menemui dua sampai tiga tiga klien setiap hari dan tim payroll memerlukan penghitungan BPJS yang terimplementasi dalam sistem guna memenuhi kepatuhan terhadap regulasi.
Hasilnya, Peoplyee HRIS telah merilis versi terbaru yang memenuhi serta mendukung kebutuhan perusahaan, termasuk PT Indonesia Air Water.
“Sebenarnya, kami itu salah satu yang paling tertinggal menggunakan teknologi. Kalau misalnya ada rekan dari perusahaan lain menanyakan sistem attendance yang kami pakai, kami pasti sharing hal itu,” tambah Gunawan.
Untuk rekan-rekan HR yang membutuhkan solusi pengelolaan SDM yang efektif dan efisien, cek laman ini untuk mendapatkan jadwal demo atau trial.
