Dalam era digital, manajemen sumber daya manusia (SDM) yang efektif menjadi tulang punggung keberhasilan setiap perusahaan. PT Kiuplat Media, yang beroperasi dengan produk Lifenesia, telah merasakan langsung bagaimana solusi human resource information system (HRIS) membawa perubahan signifikan terhadap pengelolaan SDM. Bahkan pencatatan kehadiran dan pengajuan cuti karyawan berjalan lebih efektif dibandingkan proses manual.
Tantangan & Solusi Mengelola Administrasi Karyawan
Presensi manual
Sebelum beralih ke HRIS, PT Kiuplat Media menghadapi beberapa tantangan dalam pengelolaan administrasi karyawan. Salah satunya adalah penggunaan presensi manual dengan kartu stempel. Dampaknya, hal itu rentan terhadap kerusakan mesin, sehingga kondisi tersebut menyulitkan tim HR untuk memantau kedisiplinan karyawan secara akurat.
“Kami sempat mencoba aplikasi presensi berbasis GPS untuk memantau tim distribusi, tetapi kami menghadapi banyak kendala teknis,” kata Farrah Zaneta, GA-HR PT Kiuplat Media, kepada tim PeoplyeeHRIS, Senin (20/05/2024) di Jakarta.
Berangkat dari masalah ini, perusahaan mencari solusi berkelanjutan yang lebih stabil serta terintegrasi dengan sistem internal. Pada akhirnya, perusahaan memilih PeoplyeeHRIS yang menjawab tantangan dalam pengelolaan SDM.
PeoplyeeHRIS ialah sistem untuk mendukung pengelolaan SDM, seperti menyimpan data, mencatat kehadiran karyawan, mengajukan cuti dan izin, hingga menghitung gaji yang dapat melalui web di laptop maupun aplikasi di ponsel secara real time.
Fitur yang sering digunakan
Dari berbagai fitur yang dimiliki oleh PeoplyeeHRIS, perusahaan yang paling sering menggunakan employee attendance, request time-off, dan penghitungan gaji. Fitur tersebut dapat berfungsi sebagai pencatatan kehadiran karyawan dan pengajuan cuti atau izin yang dapat dilakukan oleh karyawan melalui aplikasi. Dengan langkah ini, baik karyawan dan atasan tak lagi membutuhkan formulir cuti serta stempel.
“Sebagai HR, sebelumnya saya harus memasukkan permohonan cuti secara manual melalui Excel. Proses ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga rentan terhadap kesalahan dan potensi hilangnya riwayat cuti,” Farrah bercerita kilas balik tentang tugasnya.
Ada pula fitur report yang menjadi andalan tim HR dan payroll, karena fitur ini menampilkan data kehadiran karyawan yang terintegrasi dengan penghitungan penggajian. Jadi, sistem akan menghitungkan gaji karyawan berdasarkan kehadiran, gaji pokok, tunjangan tetap atau tidak tetap, serta pemotongan pajak dan jaminan sosial.
Tak hanya itu, sistem juga mengakomodasi skenario penghitungan gaji yang lebih kompleks. Ini membuat tim payroll tak perlu khawatir untuk menghitung total gaji bagi karyawan penuh waktu maupun paruh waktu.
Alhasil, semua data karyawan tercatat rapi dalam sistem dan memastikan kehadiran karyawan mudah dipantau oleh tim HR. Dengan PeoplyeeHRIS, proses pengelolaan SDM menjadi jauh lebih mudah dan efisien.
PT Kiuplat Media Cepat Mengimplementasi dan Beradaptasi dengan HRIS
Pembelajaran awal
Ketika pertama kali PT Kiuplat Media mengimplementasikan HRIS, beberapa karyawan sempat mengalami sedikit kebingungan dengan tampilan dashboard dan beberapa menu di PeoplyeeHRIS.
Namun, kekhawatiran itu tidak berlangsung lama, karena setelah dua hingga tiga minggu penggunaan rutin, karyawan beradaptasi dengan cepat. Mereka mulai terbiasa dengan presensi dan pengajuan cuti melalui aplikasi serta merasa nyaman dengan UI/UX sistem. Ini menunjukkan bahwa desain PeoplyeeHRIS cukup intuitif untuk dikuasai dalam waktu singkat, meski karyawan memerlukan pembelajaran pada awal penggunaan.
Customer service yang responsif
Di samping itu, perusahaan sangat menghargai tim customer service PeoplyeeHRIS karena memberikan layanan yang responsif dan solutif kepada pelanggan. Pasalnya, produk teknologi memerlukan tim customer service yang proaktif guna memastikan operasional pelanggan berjalan tanpa hambatan.
“Setiap kali saya menemui kesulitan atau memiliki pertanyaan, tim PeoplyeeHRIS sigap merespons dan memberikan solusi yang efektif.”
HRIS telah menjadi alat bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan HR, khususnya dalam hal presensi dan penggajian. Bila Anda ingin mempelajari fitur PeoplyeeHRIS, dapatkan jadwal demo melalui laman ini sembari mencocokkan dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
