Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan, PT Meiwa Trading Indonesia membutuhkan sistem pengelolaan sumber daya manusia (SDM) yang efisien. Sistem ini tak hanya untuk mengelola data karyawan, juga memantau kehadiran sekaligus penghitungan gaji karyawan. Sebelumnya, perusahaan mengandalkan proses manual dan konsultan eksternal untuk menangani HR dan payroll. Namun, langkah tersebut dinilai tidak efisien sehingga perusahaan perlu langkah strategis untuk mengadopsi sistem baru berdasarkan kebutuhan perusahaan.
Sistem Digital PT Meiwa Trading Indonesia Mengedepankan Transparansi
Sebelumnya, PT Meiwa Trading Indonesia mencatat kehadiran karyawan secara manual, yakni mereka menuliskan waktu datang karena perusahaan tidak menggunakan sistem pencatatan apa pun. Meski perusahaan menekankan kejujuran dalam pengisian presensi, tetapi HR kesulitan memantau kehadiran karyawan.
“Jadi presensi kami itu manual, enggak ada fingerprint atau apa sistem lain. Jadi kami mengisi berdasarkan kejujuran, misalnya datang jam sekian, ya, ditulis jam segitu, lalu presensi karyawan akan dicek oleh HR dan production director,” jelas Choirunnissa, General Affair yang menangani sistem HR dan payroll kepada tim PeoplyeeHRIS, Senin (18/03/2024) di Jakarta.
Ketika menggunakan PeoplyeeHRIS, perusahaan memiliki sistem presensi digital yang lebih transparan sehingga mempermudah proses pencatatan serta pemantauan. HRIS juga menghemat waktu perusahaan dalam penghitungan gaji, tunjangan, pajak, hingga jaminan sosial berdasarkan regulasi pemerintah.
PeoplyeeHRIS merupakan sistem untuk mengelola data dan kehadiran karyawan, pengajuan cuti dan izin, pemantauan lembur, hingga penghitungan gaji yang dapat diakses dari komputer pribadi dan ponsel pengguna secara real time. Dengan HRIS, perusahaan meningkatkan efisiensi operasional sekaligus mengurangi beban administratif.
Alhasil, perusahaan menerima manfaat dari penggunaan HRIS, yakni:
1) Mudah mengakses database
Icha–sapaan akrab Choirunnissa–mengaku lebih mudah mengakses database karyawan untuk memantau kehadiran mereka, mengunduh laporan kehadiran dengan mudah, melihat karyawan yang mengajukan cuti dan izin sakit, hingga memudahkan penghitungan gaji, tunjangan, dan pajak.
2) UI/UX cukup baik
Dari sisi UI/UX, ia menilai PeoplyeeHRIS cukup baik karena memiliki tampilan simpel dan mudah dimengerti oleh karyawan PT Meiwa Trading Indonesia serta tetap mengedepankan fungsinya.
3) Customer service responsif
Saat perusahaan mengalami kendala, yakni semua karyawan tidak dapat login selama satu hari karena maintenance sistem. Setelah tim Icha berdiskusi dengan tim customer service PeoplyeeHRIS masalah tersebut dapat diselesaikan dan akses kembali normal. Sebagai orang yang menangani pekerjaan HR, GA, dan payroll, ia mengakui bahwa tim customer service responsif dalam mengatasi kendala klien.
Umpan Balik yang Membangun antara Perusahaan dan Penyedia Layanan HRIS
Setelah beralih ke PeoplyeeHRIS, PT Meiwa Trading Indonesia mengalami beberapa perbaikan dalam efisiensi pengelolaan HR. Awalnya, perusahaan mengalami kendala seperti laporan presensi yang tak menampilkan alasan, kuota cuti, kehadiran multipel, hingga perbedaan perhitungan payroll.
Setelah tim PeoplyeeHRIS berdiskusi dengan perusahaan mengenai umpan balik, akhirnya terdapat fitur yang disempurnakan untuk kebutuhan perusahaan. Langkah ini tak sekadar merespons umpan balik, melainkan saling mendukung pertumbuhan perusahaan. Adapun perbaikan fitur yang dilakukan oleh PeoplyeeHRIS adalah:
- Dalam laporan presensi terdapat kolom keterangan, sehingga karyawan yang mengambil cuti tahunan atau izin sakit dapat menuliskan alasannya pada kolom tersebut dan HR tak perlu mengecek persetujuan cuti pada menu lain atau lembar kertas cuti
- Sistem menampilkan kuota dan sisa cuti tahunan, sehingga karyawan langsung mengetahui hak cutinya sebelum mengajukan permohonan
- Menyediakan multi attendance, sehingga karyawan dapat memanfaatkan half-day leave pada hari ini dan melanjutkannya pada hari lain
- Sistem memiliki detail penghitungan lembur dan pajak yang disesuaikan dengan formula penghitungan pemerintah
“HRIS seperti ini sangat membantu digitalisasi proses kerja HR dan mempermudah pencatatan absensi dibanding manual,” tambah Icha.
Ia menekankan bahwa perusahaan perlu memahami sistem dengan detail sebelum implementasi penuh agar dapat menyesuaikan kebutuhan internal dengan fitur HRIS yang tersedia. Pasalnya, HRIS membantu perusahaan menciptakan budaya yang lebih transparan dan terdata dengan baik.
Fitur di atas tak hanya untuk PT Meiwa Trading Indonesia, perusahaan Anda pun dapat mempunyai fitur tersebut untuk mengelola kehadiran.
Apakah rekan HR membutuhkan sistem pemantauan kehadiran sekaligus penghitungan gaji yang akurat? Jika jawabannya YA, kunjungi laman ini untuk mendapatkan jadwal demo plus memahami fitur serta kebutuhan perusahaan.
