Di era kerja dinamis saat ini, mengelola kehadiran karyawan yang bermobilitas tinggi menjadi tantangan bagi banyak perusahaan. Hal ini juga sempat dirasakan oleh PT Sunwa Technos Indonesia. Memiliki tim teknisi atau engineer team yang ditugaskan di berbagai lokasi membuat pencatatan kehadiran karyawan menjadi lebih menantang dibandingkan staf yang berada di kantor.
Untuk mengatasi kendala koordinasi tersebut, PT Sunwa Technos Indonesia mempercayakan sistem pengelolaan sumber daya manusia (SDM) kepada Peoplyee HRIS. Siska Febriyanti Putri sebagai Finance, Accounting, and Tax Supervisor PT Sunwa Technos Indonesia membagikan pengalamannya dalam digitalisasi sistem HR perusahaan. Ia membeberkan mulai dari tantangan awal hingga kemudahan yang dirasakan setelah menggunakan Peoplyee HRIS.
PT Sunwa Technos Indonesia Hadapi Tantangan Dalam Mengawasi Presensi Karyawan Jarak Jauh
Pemantauan kehadiran
Sebelum menggunakan HRIS, PT Sunwa Technos Indonesia menghadapi tantangan besar dalam pemantauan akurasi kehadiran tim engineer secara jarak jauh.
“Kami ada engineer yang di luar untuk maintain, basically mereka ada di mana-mana, agak susah buat mengisi presensi. Mereka ke kantor paling sebulan satu kali,” ujar Siska kepada Peoplyee HRIS pada Selasa (23/04/2024) di Jakarta.
Berbeda dengan karyawan kantor yang jam masuknya pukul 08.30 bisa terpantau langsung, tim engineer ini sering kali langsung bergerak menuju lokasi workshop atau langsung ke tempat pelanggan tanpa pengawasan fisik. Padahal ketepatan waktu sangat penting bagi perusahaan, karena keterlambatan berdampak langsung pada kalkulasi gaji. Sistem presensi lama yang menggunakan aplikasi pun dirasakan oleh perusahaan kurang optimal untuk melacak lokasi aktual dan memitigasi presensi yang “bolong-bolong.”
Transparansi kehadiran
Oleh sebab itu, perusahaan beralih ke Peoplyee HRIS agar mudah memverifikasi keberadaan karyawan secara real-time. Pasalnya, fitur employee attendance berbasis GPS, sehingga memudahkan engineer melakukan check in secara fleksibel dan tetap akurat.
Untuk memastikan validitas data presensi, Siska memanfaatkan kombinasi fitur foto dan peta. Transparansi data ini membantu manajemen dalam melakukan evaluasi dan menegakkan disiplin kerja secara objektif kepada seluruh karyawan.
“Untuk make sure, pakai foto saja. Ada yang rajin selfie dan di maps kelihatan sudah sampai di kantor,” jelasnya.
3 Kemudahan Mengelola SDM dari Kacamata Perusahaan
Bagi admin yang mengelola berbagai urusan operasional sendirian, kemudahan penggunaan sebuah aplikasi adalah wajib hukumnya. Setelah perusahaan menggunakan HRIS, Siska pun mengakui beberapa kemudahan ketika mengelola SDM.
Administrasi terdigitalisasi
PT Sunwa Technos Indonesia sempat mengalami kendala konfigurasi pada awal pemakaian, terutama soal pengajuan cuti. Ketika karyawan di kantor sudah bisa mengajukan cuti, tetapi tim engineer masih mengalami hambatan. Namun, hal tersebut berhasil diselesaikan setelah mengetahui pengaturan jalur persetujuan atau approval line di dalam sistem.
Respons cepat dari tim CS
Ketika terjadi kendala teknis seperti karyawan yang sesekali kesulitan mengisi presensi, respons cepat dari tim customer service (CS) menjadi penyelamat. “Kadang karyawan ada yang enggak bisa isi presensi, lalu menghubungi tim CS. So far sampai sekarang pun masih oke dan fine saja,” tambahnya.
Pengaturan sistem kerja sif
Sebagai perusahaan yang terus berkembang, PT Sunwa Technos Indonesia berencana untuk mengoptimalkan fitur employee attendance untuk mengatur sistem kerja sif. Hal ini karena perusahaan memiliki dua kantor dengan sistem kerja berbeda, sehingga memerlukan pula sistem pengaturan multi lokasi. Dengan demikian, presensi engineer yang berada di lokasi A maupun lokasi B dapat disesuaikan secara presisi berdasarkan radius jangkauan yang telah ditetapkan admin.
Migrasi dari proses pencatatan kehadiran dari format yang kurang terdokumentasi ke format digital di mana data karyawan tersimpan dengan baik. Perusahaan menilai Peoplyee HRIS memiliki fungsionalitas komparatif yang setara dengan sistem yang mereka gunakan sebelumnya, terutama tentang pencatatan kehadiran karyawan hingga manajemen reimbursement medis.
“Saya sudah pakai Peoplyee HRIS yang memudahkan saya dari segala arah. Sebagai pengguna, proses kerja yang bisa didigitalisasi itu recommend banget,” tambah Siska.
Bagi PT Sunwa Technos Indonesia, digitalisasi bukan lagi sekadar tren, melainkan kebutuhan operasional untuk menciptakan efisiensi kerja. Pengalaman positif ini membuat perusahaan tidak ragu untuk merekomendasikan Peoplyee HRIS kepada rekan bisnis mereka di luar sana.
