Mencatat kehadiran secara manual sangat melelahkan dan menyita waktu, setidaknya bagi Marta Melinda selaku HR & GA Manager PT Taurina Travel Djaya. Sebelum menggunakan sistem HR, ia harus mengumpulkan semua data kehadiran karyawan, kemudian mencetak dan mengeceknya kembali satu per satu.
Proses tersebut memerlukan fokus tingga agar ia tak salah menghitung kehadiran, karena penghitungan ini berhubungan dengan gaji yang akan diberikan oleh perusahaan kepada karyawan. Salah menghitung total gaji bisa berpengaruh terhadap kepuasan karyawan dan reputasi perusahaan. Tak heran jika langkah tersebut “memakan” berjam-jam, padahal pekerja itu dapat diselesaikan lebih cepat, sehingga sisa waktu dapat digunakan untuk menjalankan tugas yang lebih strategis lainnya.
Bagaimana perusahaan mencatat kehadiran karyawan yang akurat? Simak perjalanan PT Taurina Travel Djaya dalam pengelolaan kehadiran dan manfaat yang mereka rasakan setelah implementasi HRIS kepada tim Peoplyee HRIS, Minggu (30/06/2024), Jakarta.
Peralihan Dari Sistem Manual ke Digital
Apa alasan utama perusahaan beralih ke digitalisasi sistem kehadiran karyawan?
“Sebelumnya, kami mengandalkan sistem presensi manual, lebih tepatnya menggunakan fingerprint. Kami akan mengumpulkan data presensi berbasis Excel, mencetak, dan memverifikasinya. Proses ini memakan waktu dan rentan human error, lalu kami berpikir ingin sistem yang terintegrasi antara attendance report dan payroll sehingga kami beralih menggunakan Peoplyee HRIS.”
Seberapa signifikan penggunaan PeoplyeeHRIS terhadap tugas HR?
“Dengan HRIS, semua attendance report otomatis tercatat, sehingga mengurangi risiko kesalahan penghitungan. Awalnya, kami masih butuh penyesuaian, sekarang prosesnya sudah berjalan lancar. Selain itu, presensi sudah digital dan terintegrasi ke payroll sehingga memudahkan penghitungan.
Keuntungan lain menggunakan HRIS adalah karyawan bisa mengelola administrasi langsung melalui aplikasi, seperti mengajukan izin sakit dan cuti yang dulu masih menggunakan kertas. Dan, customer service-nya responsif kalau kami menghadapi kesulitan.”
Tantangan dan Solusi dari PT Taurina Travel Djaya
Apa tantangan PT Taurina Travel Djaya menggunakan HRIS?
“Awalnya, kami belum familier dengan presensi di aplikasi HRIS di handphone, karena selama ini kami terbiasa fingerprint yang sekaligus mencatat kehadiran. Kalau karyawan lupa check in di pagi hari, mereka harus melakukan attendance request. Sebagai HR, saya juga harus beradaptasi dalam pengecekan dokumen time off dan agak rumit mengintegrasikan data allowance dan tax ke payroll, tetapi sekarang sudah aman.
Di sisi lain, karyawan yang masih muda cepat sekali belajar soal HRIS. Mereka mengutak-atik sendiri tanpa ditemani tim HR, eh, mereka bisa melihat fitur ini-itu. Yang membutuhkan penyesuaian agak lama, generasi milenial ke atas.”
Apa saran yang ingin diberikan kepada Peoplyee HRIS?
“Kami berharap ke depannya, Peoplyee HRIS bisa menyediakan fitur pelaporan pajak yang lebih lengkap. Kalau perusahaan belum punya sistem HR sama sekali, saya akan merekomendasikan Peoplyee HRIS. Untuk presensi, payroll dasar, dan PPH21 sudah sangat membantu. Jika butuh fitur kompleks seperti pelaporan pajak otomatis, mungkin perlu pertimbangkan solusi lain atau menunggu update dari Peoplyee.”
Bagi rekan-rekan HR yang tengah mempertimbangkan solusi pengelolaan sumber daya manusia yang efektif dan efisien, cek laman ini untuk mendapatkan jadwal demo atau trial.
