Beralih dari mode manual ke automasi berdampak signifikan pada operasional bisnis, termasuk bagi tim HR dan payroll. Biasanya, tim HR mengelola data karyawan dan tim payroll mengolah administrasi untuk dihitung menjadi gaji serta tunjangan.
Dengan human resource information system (HRIS), perusahaan dapat meningkatkan pengawasan terhadap karyawan secara efektif sekaligus membantu transformasi proses manajemen karyawan. Hal itu diutarakan oleh Rahayu Budi (Ayu), Accounting Staff, dan Puspa Aulia Hapsari, Accounting Manager, dari PT Chori Indonesia.
PT Chori Indonesia Transformasi ke Sistem yang Terintegrasi
Sebagai perusahaan yang telah beroperasi selama 30 tahun, PT Chori Indonesia menginginkan transformasi pekerjaan manual ke sistem yang terintegrasi. Salah satunya adalah transformasi administrasi karyawan dan dimulai dari sistem kehadiran.
Proses transformasi
Sebelumnya, tim HR dan payroll harus memeriksa data presensi satu per satu secara manual, yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia atau human error. Oleh karena itu, perusahaan beralih ke aplikasi Peoplyee HRIS untuk mengintegrasikan seluruh proses administrasi tersebut.
PeoplyeeHRIS merupakan sistem untuk mengelola data dan kehadiran karyawan, pengajuan cuti dan izin, pemantauan lembur, hingga penghitungan gaji yang dapat diakses dari komputer pribadi dan ponsel pengguna secara real time. Dengan HRIS, perusahaan meningkatkan efisiensi operasional sekaligus mengurangi beban administratif.
Dalam HRIS, tim akan menentukan radius check in dan/atau syarat lainnya. Radius ini menandakan bahwa ketika karyawan mengisi daftar presensi melalui aplikasi, mereka berada di lokasi atau gedung kantor. Sistem akan merekam semua data presensi karyawan yang dapat digunakan oleh tim payroll untuk merekapitulasi gaji dan tunjangan. Cara tersebut cukup efektif dan efisien plus sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan.
“Dibandingkan sebelumnya, sistem ini memberikan dampak signifikan dan penghitungan presensi lebih baik,” ujar Ayu kepada tim Peoplyee, Selasa (28/04), di Wisma Keiai, Jakarta.
Aplikasi mudah dipahami
Bagi Puspa, user interface (UI) dan user experience (UX) di aplikasi PeoplyeeHRIS sangat mudah dipahami oleh karyawan PT Chori Indonesia. Hal ini menunjukkan bahwa desain aplikasi intuitif, sehingga proses adaptasi berjalan lancar tanpa memerlukan pelatihan intensif.
“Mereka tanpa diajari sudah kutak-katik sendiri. Mereka juga bisa lihat ini itu,” kata Puspa.
Tantangannya adalah adaptasi karyawan dan ketidakstabilan sinyal telekomunikasi. Oleh karena itu, tim HR dan payroll selalu mengingatkan mereka yang lupa untuk mengisi presensi karena dahulu, karyawan terbiasa menggunakan presensi fingerprint.
Akurasi Data Dalam Penggajian
Proses penggajian yang sebelumnya rumit dan manual, kini menjadi lebih terstruktur dengan PeoplyeeHRIS. Ayu dan Puspa menjelaskan bahwa transisi dari manual ke HRIS tak ada kendala berarti, penyesuaian di tahap awal juga tak memerlukan waktu lama. Bahkan perhitungan gaji dengan HRIS sesuai dengan perhitungan internal.
“Bagi saya sendiri, proses payroll sekarang sudah enggak terlalu rumit. Waktu awal mungkin iya, karena ada perubahan penyajian data dan cara membaca data yang berbeda, tapi sekarang sudah aman,” tambah Ayu.
Sistem ini membantu memastikan perhitungan gaji yang akurat–termasuk tunjangan dan potongan pajak–sehingga memudahkan tim payroll dan akuntan memproses verifikasi, terutama saat menghadapi audit pajak.
Menurut catatan Ayu dan Puspa, PeoplyeeHRIS telah memenuhi ekspektasi perusahaan dalam pengelolaan data karyawan, antara lain:
- Fitur live attendance dilengkapi dengan tombol swafoto saat check in untuk mencegah kecurangan, terutama dari karyawan di lapangan
- HRIS memberikan fleksibilitas pengisian presensi, terutama bagi mereka yang lupa check in di pagi hari dapat melakukan check out pada di sore hari tanpa mengajukan request attendance
- HRIS menawarkan beberapa fitur add-on, seperti pelaporan SPT terintegrasi yang bekerja sama dengan konsultan pajak
Ayu menambahkan bahwa di era saat ini, penggunaan HRIS sudah menjadi suatu keharusan, terutama bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan akurasi. Ia tak segan untuk merekomendasikan PeoplyeeHRIS kepada rekan seprofesi atau pihak lain yang berencana meningkatkan efektivitas operasional secara signifikan, karena tim HR dan payroll PT Chori Indonesia telah membuktikan bahwa transisi digital membawa perubahan nyata dalam pengelolaan karyawan.
PeoplyeeHRIS terus berkomitmen mendengarkan dan mengembangkan fitur sesuai kebutuhan pelanggan. Upaya ini mendukung ekosistem dunia kerja agar berdampak positif.
