Bagi tim HR, pengelolaan data pribadi bukan sekadar mengumpulkan dan menyimpan dokumen mereka.
Pelaksanaan tugas ini harus akurat dan transparan, maka tak heran jika Anda dan tim membutuhkan alat untuk memastikan kelancaran prosesnya. Jangan lupa pula soal keamanan data, karena melindungi data karyawan, berarti menjaga dokumen perusahaan yang harus dirahasiakan.
Memahami Perlindungan Data Pribadi
Undang-undang nomor 27 tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi atau UU PDP adalah keseluruhan upaya pemerintah untuk melindungi data warga negara dalam rangkaian pemrosesan data pribadi guna menjamin hak konstitusional subjek data pribadi.
UU ini berlaku untuk setiap orang, badan publik, dan organisasi internasional yang berada di wilayah hukum Indonesia dan di luar wilayah hukum Indonesia yang memiliki akibat hukum di sini dan/atau warga negara Indonesia (WNI).
Jadi, bila perusahaan mengumpulkan, menyimpan, mengolah, dan memindahkan data karyawan, maka harus sesuai dengan prinsip UU PDP, yaitu:
a. Data pribadi dilakukan secara terbatas dan spesifik, sah secara hukum, dan transparan
b. Pemrosesan data pribadi dilakukan sesuai dengan tujuannya
c. pemrosesan data pribadi dilakukan dengan menjamin hak subjek data pribadi
d. Pemrosesan data pribadi dilakukan secara akurat, lengkap, tidak menyesatkan, mutakhir, dan dapat dipertanggungjawabkan
e. Pemrosesan data pribadi dilakukan dengan melindungi keamanan data pribadi dari pengaksesan yang tidak sah, pengungkapan yang tidak sah, pengubahan yang tidak sah, penghilangan data pribadi
f. Pemrosesan data pribadi dilakukan dengan memberitahukan tujuan dan aktivitas pemrosesan, serta kegagalan pelindungan data pribadi
g. Data pribadi dimusnahkan dan/atau dihapus setelah masa retensi berakhir atau berdasarkan permintaan subjek data pribadi, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan
h. Pemrosesan data pribadi dilakukan secara bertanggung jawab dan dapat dibuktikan secara jelas
Dengan demikian, ketika perusahaan meminta data kepada karyawan harus mengikuti undang-undang tersebut. Tim HR dan/atau manajemen yang meminta data juga wajib melakukan transparansi. Artinya, perusahaan menjelaskan kepada mereka tujuan dan jenis pengumpulan data serta siapa saja yang memiliki akses ke database.
Next: 6 Tipe Automasi yang Sesuai Kebutuhan Bisnis
5 Kiat Pengelolaan Data Pribadi secara Efisien
Idealnya, perusahaan wajib memiliki mekanisme pengelolaan data pribadi karyawan yang aman dan efisien. Berikut beberapa kiat mengelola data mereka perlu Anda pertimbangkan:
1. Jalankan protokol keamanan data
Perusahaan harus menjalankan protokol keamanan agar data digital dan fisik yang tersimpan tidak bocor. Pastikan pula karyawan mendapat informasi ini tentang mekanisme perusahaan melindungi data mereka, digunakan untuk apa saja data tersebut, siapa saja yang berhak mengakses data, dan dapatkan persetujuan mereka sebelum menggunakannya.
Selain itu, perusahaan perlu memperkuat enkripsi untuk melindungi data, memiliki fitur audit trail untuk melacak siapa yang mengakses dan mengubah data, dan memiliki mekanisme pelaporan jika terjadi pelanggaran data apa pun. Pelanggaran data dapat mengakibatkan kerugian bagi karyawan maupun perusahaan.
2. Monitor secara berkala
Monitor praktik mengumpulkan, mengubah, menggunakan, hingga menyimpan data pribadi secara berkala untuk memastikan perubahan dan keamanan sesuai dengan praktik organisasi, standar industri, dan UU PDP.
3. Melakukan survei
Perusahaan pun perlu menyurvei karyawan guna mendapatkan umpan balik dan berbagi wawasan. Tanyakan kepada mereka tentang proses pengelolaan data pribadi yang dilakukan oleh perusahaan dan mintalah umpan masukan atau kritikan mereka melalui survei anonim, survei email, atau percakapan tatap muka dengan atasan mereka.
Menurut Elora Voyles, Lead People Scientist di Culture Amp, survei ialah denyut nadi untuk memantau kemajuan di area yang perlu ditingkatkan dan diperbaiki. Dari hasil survei, tim HR dan manajemen juga dapat menciptakan strategi pengelolaan karyawan, termasuk proses pengawasan data.
4. Manfaatkan alat bantuan
Jika Anda dan tim mengelola berbagai macam data personal, maka manfaatkan alat bantuan, seperti:
ATS
ATS (applicant tracking system) adalah alat untuk mengumpulkan informasi kandidat selama proses rekrutmen. Biasanya, data berupa nama, nomor telepon, pendidikan, riwayat pekerjaan, portofolio, hingga hasil skill test kandidat.
HRIS
HRIS (human resource information system) menjadi platform dasar dalam pengumpulan informasi dasar karyawan, seperti data diri, kehadiran, pengajuan administrasi, hingga informasi gaji dan tunjangan. Pada umumnya, HRIS dapat diakses HR dan karyawan melalui aplikasi maupun komputer. HRIS merupakan cara efektif untuk mengumpulkan data dasar dan menstandardisasi praktik pengelolaan data di perusahaan.
HRMS
HRMS (human resource management system) ialah solusi yang mengintegrasikan tugas HR lebih kompleks dengan data yang lebih besar, meskipun memiliki biaya tinggi.
5. Latih karyawan
Bukan hanya tim HR, seluruh karyawan pun harus memahami perlindungan data pribadi. Berikan pelatihan secara berkala tentang kebijakan privasi perusahaan, cara menangani data sensitif, dan langkah yang harus dilakukan jika terjadi dugaan pelanggaran data.
Pengelolaan data pribadi tak hanya bagian dari kepatuhan terhadap perundang-undangan. Upaya ini juga mencerminkan budaya kerja yang mengutamakan kepercayaan, etika, dan keamanan.
Dengan strategi yang tepat dan dukungan dari teknologi seperti HRIS, Anda dan tim dapat memastikan bahwa data karyawan dikelola secara profesional, sehingga menjadikannya aset berharga bagi pertumbuhan perusahaan.
Amankan uji coba HRIS untuk memahami fitur-fitur di dalamnya yang membantu tuga tim HR di laman ini.
