Dalam dunia bisnis, automasi adalah solusi untuk mendongkrak efisiensi sekaligus mendorong pertumbuhan bisnis. Ini tak sekadar tren, melainkan strategi perusahaan agar tetap relevan terhadap kondisi dunia yang berubah dengan cepat. Sebut saja penggunaan teknologi AI pada hampir semua fungsi kerja di perusahaan, seperti marketing, penjualan, hingga HR. Temukan insight tentang implementasi automasi di lingkungan kerja.
Memahami Automasi adalah
Automasi adalah proses penggunaan teknologi, program, atau robotika untuk melakukan tugas dengan sedikit campur tangan manusia. Implementasi automasi dapat berupa aplikasi pada berbagai hal, seperti proses bisnis dan pekerjaan domestik.
Beberapa keuntungan upaya mengotomatiskan alur kerja kantor yaitu:
- Mengurangi kesalahan karena pengerjaan manual untuk menyelesaikan tugas rutin
- Menghemat waktu karena proses kerja semakin efisien
- Mendapatkan visibilitas proses yang lebih besar dan mengidentifikasi potensi hambatan
- Membuat keputusan bisnis yang tepat berdasarkan data
Mengingat automasi adalah alat automasi yang sangat membantu perusahaan untuk menyederhanakan proses bisnis, tetapi ada tantangan yang perlu diperhatikan agar manajemen mempersiapkan solusinya.
1. Kurang kemampuan
Ada kemungkinan perusahaan memilih alat atau perangkat lunak yang tidak sesuai dengan kemampuan karyawannya, seperti memiliki solusi yang menyederhanakan alur kerja tetapi tidak memiliki karyawan yang mempunyai keterampilan analisis dan wawasan. Sebaliknya, perusahaan memilih perangkat yang mencakup semua kebutuhan perusahaan, lalu meminta demo terlebih dahulu, dan mengajukan pertanyaan agar lebih mendalami fungsi dan cara kerja perangkat sebelum membelinya.
2. Menambah risiko
Perangkat lunak automasi akan memiliki akses ke data perusahaan maupun karyawan, sehingga ada kemungkinan risiko kebocoran data. Untuk mengatasinya, manajemen harus menemukan solusi automasi yang memproteksi keamanan data tingkat tinggi. Jika tidak, perusahaan akan menambahkan risiko pada bisnis.
3. Skalabilitas
Jika alat yang Anda pilih tidak mampu mengakomodasi proses kerja atau justru menambah penumpukan pekerjaan, itu artinya skalabilitas alat terbatas. Sebaiknya, lakukan pengujian agar alat dapat tumbuh bersama bisnis tanpa mengorbankan kualitas. Pikirkan pula solusi bila ada perubahan sistem pada penyedia layanan.
4. Biaya
Membeli alat atau perangkat automasi memerlukan biaya tak sedikit, ditambah lagi jika ada penambahan fitur dan pelatihan tim tentang cara menggunakannya. Kepemilikan perangkat lunak juga wajib dilakukan pembaruan sistem yang memerlukan waktu tidak sebentar, sehingga berpengaruh terhadap produktivitas kerja.
6 Tipe Automasi Di Kantor
Biasanya, perangkat atau alat automasi (office automation) yang digunakan oleh perusahaan mencakup semua aspek operasional bisnis. Adapun tipe automasi kantor ini adalah:
1. Facility management
Perangkat yang dapat memberikan atau menolak akses kepada fasilitas karyawan dari jarak jauh, seperti access management, visitor management, sistem keanggotaan, dan room scheduling.
2. Staffing
Alat ini untuk merekrut karyawan, onboarding karyawan baru, mengatur jadwal kerja, hingga mengelola administrasi karyawan.
3. Productivity
Seperti namanya, tipe produktivitas dapat menyimpan, membagikan, dan mencatat secara kolaboratif tentang informasi penting. Bahkan perangkat bisa disambungkan dengan berbagai sistem atau alat produktivitas lainnya.
4. Communication
Perangkat automasi komunikasi memungkinkan karyawan dapat berkirim pesan sekaligus berbagi dokumen untuk menyelesaikan pekerjaan.
5. Administrative
Tipe perangkat ini untuk mengelola tugas repetitif, menggabungkan data dari semua sistem dalam satu tempat, mengumpulkan dan mengatur data, serta mengotomatiskan sistem akuntansi dan analisis secara real time.
6. Scheduling
Untuk menghindari proses scheduling yang berulang, sebaiknya gunakan alat yang membantu penjadwalan secara otomatis, seperti membuat jadwal bertemu melalui email.
5 Langkah Memilih Sistem Automasi
Memilih sistem, perangkat, atau platform automasi yang tepat dapat membingungkan, tetapi memilih alat yang salah juga dapat menimbulkan risiko. Bagaimana solusinya? Langkah di bawah ini bisa menjadi pertimbangan Anda dan tim sebelum membeli sistem automasi.
1. Pahami kebutuhan
Hal pertama yang perlu dipahami adalah kebutuhan proses bisnis yang ingin diotomatiskan, misalnya ingin mengintegrasikan seluruh data penjualan, mempromosikan dan memantau penjualan produk, hingga seberapa besar cakupan dan tuntutan teknis bisnis tersebut. Diskusikan langkah ini bersama tim dan manajemen berdasarkan tujuan yang ingin dicapai.
2. Biaya
Biaya merupakan faktor penting yang perlu dipertimbangkan saat memilih sistem. Memang, sistem automasi mampu menyederhanakan fitur, mengintegrasikan data, dan mendukung layanan pelanggan, tetapi pikirkan tentang “biaya tersembunyi” pada persiapan serta pemeliharaan sistem. Sebaiknya, sebelum memilih sistem, pertimbangkan untuk meminta masa uji coba agar memastikan sistem memenuhi harapan perusahaan.
3. Uji coba
Lakukan uji coba penggunaan terlebih dahulu, sebelum membeli dan memberikan pelatihannya kepada karyawan. Uji coba pula bagaimana sistem memberikan materi penyusunan laporan kepada pengguna, seperti apakah laporan mudah dipahami serta apakah masalah dapat diidentifikasi sehingga tim dapat menyelesaikan dengan cepat.
4. Pelatihan karyawan
Idealnya, sistem automasi yang digunakan oleh perusahaan membuat pekerjaan lebih cepat, stabil, dan sederhana, maka langkah selanjutnya adalah manajemen harus memberikan pelatihan kepada karyawan agar mereka mengalami kemudahan dalam bekerja. Berikan waktu kepada mereka untuk memahami dan mempelajari penggunaan sistem baru. Pertimbangkan pula masukan mereka tentang sistem tersebut.
5. Pemeliharaan dan pembaruan
Ketika sistem telah digunakan dalam periode tertentu, biasanya sistem akan mendapatkan pemeliharaan dan pembaruan agar kompatibel dengan teknologi terkini atau memperkenalkan fitur baru yang lebih mudah digunakan sehingga mengoptimalkan proses kerja. Yang perlu Anda perhatikan ialah waktu pemeliharaan atau pembaruan, pastikan waktu tersebut tidak mengganggu operasional bisnis.
Bila pemilihan sistem tepat sasaran, maka automasi dapat meningkatkan kualitas produk atau layanan dan mendorong produktivitas tim. Namun, pastikan Anda dan tim meluangkan waktu guna menjalankan langkah di atas dengan saksama.
