Sebagai tim HR atau keuangan, apakah Anda telah mengetahui metode hitung payroll? Jika sudah, metode mana yang Anda gunakan?
Payroll ialah proses pembayaran kompensasi kepada karyawan, mulai dari gaji, tunjangan, bonus, dan insentif. Jika perusahaan Anda memiliki karyawan dengan beragam status, maka tim HR dan keuangan akan menghitungnya dengan cara berbeda pula. Itu baru penghitungan gaji, belum pengelolaan kehadiran, pencatatan lembur, pengambilan cuti, atau pengajuan serta pembayaran reimbursement karyawan.
Bila semua kegiatan itu dilakukan secara manual, dapat dibayangkan kerumitan yang harus dilalui oleh tim HR dan keuangan. Bagaimana proses payroll di kantor Anda?
HR Wajib Tahu: Ini 3 Metode Hitung Payroll
Payroll akan menjadi proses yang relatif rumit jika dijalankan secara manual, terlebih jika perusahaan memiliki beberapa ketentuan kerja yang harus sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan. Misalnya, karyawan yang harus bekerja pada akhir pekan dan hari libur nasional atau kehadiran karyawan memiliki dua hingga tiga sif kerja.
Bagi tim HR dan keuangan, terdapat tiga metode hitung payroll, yakni:
1. Manual
Untuk menjalankan payroll secara manual, Anda dan tim perlu memeriksa daftar kehadiran karyawan yang telah diintegrasikan kepada penghitungan gaji, tunjangan, insentif, pajak, jaminan sosial, dan lainnya dengan tepat.
2. Outsourcing
Perusahaan juga dapat melakukan outsourcing atau mengalihdayakan fungsi penggajian ke perusahaan jasa payroll atau akuntan. Dengan biaya tertentu, mereka akan menjalankan penggajian karyawan, memastikan semua pemotongan dilakukan dengan benar, memastikan perusahaan membayar pajak dengan benar.
3. Sistem HR
Kini, tak sedikit penyedia layanan IT yang menawarkan sistem HR atau human resource information system (HRIS). Sistem ini tak hanya mengotomatiskan payroll dengan menghitung gaji pokok, potongan pajak, penggantian biaya, dan potongan, bila ada.
Biasanya, tujuan perusahaan menggunakan HRIS adalah mencatat kehadiran karyawan, termasuk bekerja di luar jam operasional, lembur, cuti, hingga memuat data pribadi karyawan. Selanjutnya, data tersebut dikelola oleh tim keuangan dalam penghitungan total gaji.
Kehadiran HRIS membantu perusahaan untuk memantau berbagai peraturan yang memengaruhi pemotongan jaminan sosial dan pajak. Metode hitung payroll ini memerlukan proses integrasi dengan sistem lain, jika perusahaan ingin menggabungkan berbagai layanan HR lain. Ada proses yang berlangsung beberapa minggu, tetapi ada pula yang memerlukan waktu berbulan-bulan. Hal itu tergantung sistem integrasinya.
5 Langkah Menghitung Gaji Karyawan
Bagi perusahaan yang menghitung gaji, baik secara manual atau menggunakan sistem, tim HR dan keuangan akan menyiapkan langkah-langkah ini.
1. Kumpulkan semua data
Tim HR dan keuangan akan mengumpulkan semua data untuk menghitung gaji secara akurat. Mulai dari data kehadiran karyawan yang telah diverifikasi oleh manajer serta catatan lembur dan cuti. Data dan hitungan tersebut akan disesuaikan dengan PPh21, iuran BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, serta tunjangan, bonus, insentif, reimbursement, atau potongan pinjaman, jika ada.
2. Hitung gross pay
Gross pay atau gaji kotor karyawan ialah jumlah total uang yang akan dikantongi oleh karyawan, yang terdiri dari gaji pokok sebelum dipotong, lalu ditambah dengan tunjangan, insentif, atau bonus. Cara menghitung gaji kotor karyawan tergantung apakah mereka dibayar per jam atau berdasarkan gaji.
3. Hitung penghasilan kena pajak
Setelah tim memiliki data dan menghitung gross pay, kemudian hitung total taxable income atau penghasilan kena pajak. Potongan pajaknya tergantung gaji karyawan. Saat ini, PPH21 menggunakan skema TER atau tarif efektif rata-rata pada Januari hingga November dan pada Desember akan kembali normal atau malah berkurang karena dipotong masa pajak sebelumnya.
4. Cek potongan gaji
Setelah menghitung pajak, cek potongan gaji, lalu hitung penyesuaiannya terhadap iuran BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, serikat pekerja, koperasi, potongan lain bersifat sukarela, atau kredit yang dimiliki oleh karyawan dan harus dibayarkan setiap bulan melalui tim keuangan. Catat semua gaji, komponen, dan pemotongannya pada slip gaji yang harus dikirimkan kepada karyawan.
5. Hitung pajak perusahaan
Setelah selesai menghitung semua gaji beserta potongan lain dari sisi karyawan, lalu beralih untuk menghitung pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan dan kontribusi yang diseimbangkan. Pembayaran dapat dilakukan oleh tim keuangan langsung atau melalui konsultan pajak.
Jika diperhatikan saksama, proses di atas cukup memakan waktu dan menguras tenaga karena Anda dan tim harus fokus dengan penghitungan tersebut, terlebih jika dilakukan secara manual yang wajib dicek berulang kali untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam penghitungan.
Bila perusahaan menggunakan HRIS, proses kerja Anda dan tim akan sangat terbantu. Pasalnya, HRIS akan menyajikan data yang diperlukan guna menyelesaikan administrasi sehingga penghitungan gaji tidak ada kesalahan. Jika ada perubahan regulasi, penyedia layanan akan mengubah sistem dan memberitahukan kepada penggunanya.
Bicarakan kendala payroll perusahaan dengan Peoplyee HRIS. Dan, ambil jadwal trial melalui tautan ini.
