Apakah Anda dan tim sudah merasa sistem HR perusahaan harus diperbarui? Jika ya, sebaiknya pilih HRIS yang user friendly untuk meningkatkan fungsi administratif tim HR, karena mengadopsi sistem teknologi yang tepat dapat mendorong transformasi digital bagi perusahaan.
Namun, tak sedikit perusahaan yang terjebak dalam penggunaan perangkat lunak rumit hanya karena tren atau menawarkan layanan lengkap. Apakah perusahaan membutuhkan semua layanan tersebut? Apakah mengikuti tren sesuai kebutuhan perusahaan? Jika jawabannya adalah tidak, maka hal itu hanya akan menghambat produktivitas.
Bagaimana memilih HRIS yang user friendly? Cek informasi di bawah ini.
Apa Itu Alat Kerja yang User Friendly?
Secara terminologi, user friendly merujuk pada desain perangkat lunak atau perangkat keras yang mudah dipelajari, intuitif dalam penggunaan, dan tidak memerlukan keahlian teknis tingkat tinggi untuk mengoperasikannya.
Dalam konteks HR, alat kerja yang user-friendly berarti sistem tersebut dirancang dengan memahami alur kerja dari pengalaman praktis HR dan kebutuhan mandiri karyawan. Sistem tersebut meminimalkan hambatan atau gangguan teknis bagi pengguna, sehingga mereka dapat menjalankan tugas dengan lancar.
Berbicara tentang HRIS, biasanya, sistem memiliki UI/UX yang jelas, navigasi mudah, serta fungsi berjalan sesuai dengan ekspektasi pengguna tanpa banyak masalah. Dampaknya, tim HR mudah menarik laporan penggajian atau karyawan cepat mengajukan cuti serta memperbarui data pribadi.
Jadi, pemilihan alat kerja yang user friendly bukan sekadar mengikuti tren, melainkan investasi perusahaan untuk:
- Menjamin semua karyawan dari level eksekutif hingga staf operasional dapat menggunakan sistem yang tidak rumit dalam keseharian mereka
- Memungkinkan pengguna belajar secara mandiri karena sistem mudah digunakan sehingga menghemat waktu dan biaya untuk memberikan pelatihan
- Menghindari masalah hukum, karena HRIS telah menyediakan petunjuk jelas serta selaras dengan regulasi ketenagakerjaan, pajak, dan perlindungan data pribadi
Next: 7 Kiat Memilih Platform HR yang Mendukung Onboarding Karyawan Baru
Alasan Tim HR Sangat Membutuhkan HRIS
Apakah tim HR membutuhkan HRIS? Hal ini tergantung kebutuhan perusahaan dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM).
Tak dipungkiri, kehadiran HRIS akan membantu Anda dan tim menyelesaikan pekerjaan administratif dan repetitif–yang biasa dilakukan secara manual–secara cepat dan akurat. Tim HR akan membutuhkan sistem ini untuk:
- Menyimpan beragam data karyawan–seperti kontrak kerja hingga catatan kinerja–dalam satu sistem yang aman, karena mengelola ribuan data karyawan dalam format spreadsheet yang terpisah-pisah sangat berisiko karena data tidak bisa diakses
- Mengotomatisasi penghitungan gaji, pajak, upah lembur, hingga sisa cuti dalam satu platform
- Menyediakan fitur analitik guna melihat tingkat turnover, absensi, dan keberhasilan pelatihan yang mudah dibaca dan merekomendasikan keputusan kepada jajaran direksi
- Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengisi data pribadi secara mandiri sekaligus mengakses slip gaji tanpa perlu mengirimkan permintaan ke tim HR
Selain itu, mengadopsi HRIS yang user friendly mencerminkan budaya kerja yang efektif dan efisien. Ketika teknologi mempermudah pekerjaan manusia, tingkat stres di kantor pun akan menurun. Perusahaan yang memprioritaskan kemudahan penggunaan alat kerja akan memiliki daya tarik lebih tinggi bagi kandidat yang tergolong digital native.
Next: Pertimbangkan 6 Alat Ini Guna Optimalkan Proses Rekrutmen
6 Karakteristik HRIS yang User Friendly Ini Bisa Menjadi Pertimbangan tim HR
Untuk memastikan sebuah sistem benar-benar memberikan manfaat, perusahaan harus meninjau beberapa karakteristik HRIS yang user friendly. Berikut ini penjelasannya:
1. Desain sederhana
Desain UI/UX mengedepankan kemudahan dan fungsionalitas, termasuk instruksi yang tidak rumit dan menu harus dikelompokkan secara logis. Misalnya, fitur yang paling sering digunakan, seperti presensi atau pengajuan cuti, harus mudah ditemukan dalam satu atau dua klik saja dari halaman utama.
2. Pengaturan dasbor sesuai kebutuhan
HRIS yang user friendly memungkinkan pengguna mengatur tampilan halaman utama atau dasbor dapat dipersonalisasi, mengingat setiap peran memiliki kebutuhan data yang berbeda. Misalnya, manajer ingin melihat produktivitas tim, staf HR membutuhkan daftar kontrak karyawan yang akan berakhir, dan karyawan sering menggunakan fitur presensi dan cuti.
3. Mudah diakses
Karakteristik HRIS yang user friendly yang tak kalah penting adalah kemudahan mengakses sistem di mana dan kapan pun juga. Terlebih saat ini, tak sedikit perusahaan yang menjalankan fleksibilitas kerja dan model kerja jarak jauh, sehingga HRIS harus dapat diakses melalui perangkat seluler dengan pengalaman yang sama baiknya dengan versi desktop. Karyawan lapangan atau mereka yang sedang dalam perjalanan bisnis pun tetap bisa melakukan presensi atau menyetujui izin melalui ponsel pinter mereka.
4. Tersedia fitur ESS
Karakteristik lainnya adalah mempunyai fitur employee self-service (ESS) yang memungkinkan pengguna dapat mengunggah dokumen, melihat riwayat gaji, dan mengubah status keluarga tanpa campur tangan tim HR. Hal ini mengurangi beban administratif tim HR.
5. Terintegrasi dengan sistem lain
Sistem yang ramah pengguna tidak berdiri sendiri. Ia harus mampu terintegrasi dengan sistem lain, seperti aplikasi akuntansi atau sistem manajemen kinerja. Jika pengguna harus mengunduh data dari satu sistem, lalu mengunggahnya secara manual ke sistem lain, maka sistem tersebut belum bisa dikatakan user friendly.
6. Fitur pelaporan mudah digunakan
Sistem harus menyediakan templat laporan yang bisa dikustomisasi secara cepat, sehingga tim HR untuk menarik dan menggunakan data secara instan saat dibutuhkan dalam rapat manajemen.
Memilih HRIS bukan tentang menunjuk aplikasi dengan fitur terbanyak atau teknologi tercanggih, melainkan memilih sistem yang paling bisa digunakan oleh manusia yang sesuai kebutuhan perusahaan. Karakteristik HRIS yang user friendly memastikan karyawan menggunakan tanpa hambatan sehingga mendukung operasi bisnis.
Sebelum memutuskan penggunaan HRIS, tim Anda wajib melakukan uji coba untuk merasakan apakah alur kerja di dalam sistem tersebut benar-benar mempermudah pekerjaan karyawan dan manajemen. Rencanakan jadwal uji coba perusahaan Anda melalui laman ini.
