Sekilas, tugas admin HRD terlihat mudah, terlebih ada alat seperti human resources information system (HRIS) mengotomatiskan pekerjaan admin. Namun, prosesnya tak semudah itu karena proses memasukkan data dan menyiapkan dokumen pun perlu diperhatikan dengan benar. Jika tidak, otomatisasi hanyalah formalitas semata. Jadi, admin HRD juga harus memiliki pengetahuan di bidang human resources yang solid serta keterampilan nonteknis seperti ketelitian, pengorganisasian, serta komunikasi efektif.
Siapa dan Apa Tugas Admin HRD?
Admin HRD merupakan seseorang yang mengelola operasional HR untuk suatu perusahaan. Ia akan bertugas mendokumentasikan proses perekrutan, mengomunikasikan kebijakan internal, mengelola data karyawan, serta memastikan perusahaan tetap mematuhi peraturan pemerintah.
Tanggung jawab kerja admin dapat bervariasi tergantung pada perusahaan tempatnya bekerja, tetapi industri akan memengaruhi kebijakan dan prosedur yang harus dipahami dan diterapkan oleh yang bersangkutan. Misalnya, admin HRD di perusahaan manufaktur perlu memahami K3 atau admin HRD di rumah sakit harus memiliki pengetahuan tentang sistem kesehatan di industri kerjanya.
Biasanya, tugas admin HRD sebagian besar menangani kebutuhan administratif di tim atau departemen HR. Jadi, admin HRD akan menjalankan beberapa tugas di antaranya:
- Mengelola data karyawan
- Membantu menjadwalkan wawancara, berkoordinasi dengan kandidat, dan onboarding karyawan baru
- Membuat kontrak kerja, buku panduan karyawan, dan dokumen instruksional
- Memperbarui dan mengomunikasikan perubahan pada kebijakan perusahaan kepada karyawan
- Menjawab pertanyaan karyawan yang berhubungan dengan kebijakan perusahaan, administrasi, atau isu ketenagakerjaan
- Menganalisis KPI dan data dari HRIS, lalu melaporkan temuannya kepada tim untuk mengelola operasi atau mengubah kebijakan yang disesuaikan dengan kondisi bisnis
Next: Ketahui Jenis Cuti Kerja Untuk Karyawan
4 Kiat Menjadi Admin HRD
Seseorang yang menjadi admin HRD, ia harus memiliki latar belakang pendidikan dan keterampilan teknis mengenai administrasi. Berikut kiatnya:
1. Lulus dari diploma atau universitas
Sebagian besar individu dalam posisi ini memiliki gelar diploma atau sarjana. Beberapa universitas menawarkan jurusan manajemen SDM, di mana mahasiswa dapat mempelajari tentang menarik dan mempertahankan karyawan, pengelolaan karyawan, kompensasi dan benefits, membangun budaya tempat kerja yang sehat, mematuhi undang-undang ketenagakerjaan, serta membekali keterampilan komunikasi yang efektif. Jurusan lain yang relevan seperti psikologi, manajemen, statistik, atau komunikasi.
2. Pertimbangkan mendapatkan sertifikasi
Ada sejumlah sertifikasi yang dapat diikuti oleh HR, termasuk admin HRD. Misalnya, program pelatihan sekaligus sertifikasi HR dari lembaga terpercaya. Dalam pelatihan itu, peserta akan diajak memperoleh ilmu HR secara komprehensif dari praktisi berpengalaman. Pelatih juga mendorong peserta berdiskusi tentang suatu hal, sehingga mereka dapat mengemukakan pendapat berdasarkan data dan fakta serta mampu berbicara di depan umum.
3. Keterampilan yang wajib dikuasai
Untuk menjalankan tugas, seorang admin HRD harus menguasai beberapa keterampilan teknis dan nonteknis, seperti keterampilan administrasi agar dapat mengelola pekerjaan dengan baik, mengetahui regulasi ketenagakerjaan, memahami sistem database HR, cermat pada detail pekerjaan, mampu bekerja sama dengan orang lain, hingga mendengarkan secara aktif untuk membangun hubungan baik dengan karyawan dan kandidat.
4. Mulai pekerjaan tingkat pemula
Bagi fresh graduate yang ingin mengawali karier sebagai HR, biasanya mereka mengawali pekerjaan tingkat pemula. Misalnya, HR intern, admin HRD, atau HR generalist. Pekerjaan tersebut dapat menambah pengalaman dalam mengemban tanggung jawab pekerjaan dan membangun jaringan profesional, seperti memasukkan entri data, memperbarui jadwal wawancara, atau mengurus kepesertaan karyawan dalam jaminan sosial.
Next: Ketahui 6 Komponen Gaji dan Kebijakan Pengupahan
Bagaimana Karier sebagai Admin HRD?
Pada dasarnya, karier admin HRD tergantung perusahaan dan industrinya, karena memiliki struktur organisasi yang berbeda.
Perusahaan kecil akan mencari admin HRD yang dapat menangani berbagai jenis tugas, sehingga bisa merekrut kandidat berpengalaman atau fresh graduate yang memiliki semangat belajar untuk mencoba hal baru. Pasalnya, admin HRD di sini dapat menangani beban kerja yang bervariasi.
Namun, perusahaan yang lebih besar akan mempekerjakan admin HRD berpengalaman, karena ia akan menangani lebih banyak karyawan dan mengelola database. Perusahaan tipe ini membutuhkan beberapa orang admin HRD lebih banyak untuk memastikan keakuratan data dan memenuhi kebutuhan karyawan.
Dalam peran admin HRD, tak sedikit orang yang menyamakannya dengan HR generalist. Meski kedua peran ini memiliki tanggung jawab hampir sama, tetapi mereka berbeda.
HR generalist mengelola semua urusan yang berkaitan dengan sumber daya manusia, sementara itu, admin HRD akan membantu tim HR menjalankan tugas harian. Contohnya, ia harus menjalankan proses rekrutmen, onboarding karyawan baru, menganalisis kebutuhan dan memberikan program pelatihan, mengatur pembayaran gaji dan jaminan sosial, hingga mengelola data karyawan dengan HRIS.
