Tim HR wajib mengetahui cara menghitung pemotongan gaji akibat cuti tidak dibayar, karena hal ini berhubungan dalam pengelolaan karyawan. Bagi karyawan yang baru saja bergabung, mereka belum berhak memiliki cuti.
Namun, bila mereka mempunyai kebutuhan mendesak dan mengambil cuti, biasanya perusahaan akan memberikan unpaid leave. Istilah lain dari unpaid leave adalah cuti tanpa gaji atau cuti di luar tanggungan perusahaan. Dampaknya, perusahaan akan mengurangi gaji karyawan.
Apa Itu Cuti Tidak Dibayar?
Berdasarkan UU Ketenagakerjaan, karyawan berhak mendapatkan cuti tahunan dan waktu istirahat. Setelah mereka bekerja satu tahun, mereka memperoleh 12 hari cuti. Pengambilan cuti ini tidak akan mengurangi gaji dan tunjangan mereka atau istilahnya paid leave.
Situasi tersebut tidak berlaku pada karyawan baru, tetapi mereka akan diizinkan tidak bekerja jika meminta cuti. Hanya saja, cuti yang diajukannya tidak ditanggung oleh perusahaan alias unpaid leave sehingga perusahaan tidak wajib membayar gaji yang bersangkutan. Meskipun hal itu tidak tercantum dalam undang-undang, tetapi pasal 93 menyebutkan, “Upah tidak dibayar apabila pekerja/buruh tidak melakukan pekerjaan.”
Biasanya, karyawan mengambil unpaid leave karena:
- Merawat orang tua yang sakit
- Menemani pasangan berobat ke dokter
- Menghadiri kegiatan di sekolah anak
- Mengurus administrasi di kampus
- Mengikuti misi kemanusiaan
- Mengikuti pelatihan di di luar kota atau negeri
- Memiliki urusan yang tak bisa ditinggal
Cuti tidak dibayar atau unpaid leave merupakan kurun waktu izin dari pekerjaan di mana karyawan tidak menerima gaji atau tunjangan dari perusahaan.
Walaupun karyawan telah mengajukan cuti, tetapi perusahaan bisa saja menolak pengajuannya karena hal mereka kekurangan dukungan tenaga kerja di lapangan. Ada juga perusahaan yang mengizinkan karyawan untuk mengambil cuti, tetapi menggantinya pada hari lain dan tanpa pengurangan gaji. Kondisi itu tergantung pada kebijakan perusahaan dan perjanjian kerja.
Next: Ketahui Jenis Cuti Kerja Untuk Karyawan
Cara Menghitung Pemotongan Gaji
Menghitung gaji bukan hal sulit bagi tim HR dan payroll. Ini termasuk pekerjaan administratif yang berulang atau kerap dilakukan setiap bulan. Namun, jenis pekerjaan tersebut dapat diotomatiskan menggunakan layanan HRIS.
Lalu, bagaimana menghitung pemotongan gaji dari unpaid leave?
Rumus total gaji = Jumlah gaji per hari dari gaji pokok X Hari kerja
Contoh penghitungannya:
Alma adalah karyawan yang baru masuk 18 hari, kemudian ia mengajukan cuti selama dua hari karena menemani orang tuanya yang dirawat di rumah sakit, dan setelah itu ia bekerja seperti biasa. Pada bulan tersebut, terdapat 22 hari kerja, sehingga Alma hanya bekerja selama 20 hari. Gaji yang ia terima per bulan sebesar Rp6 juta, tidak termasuk tunjangan makan siang. Berapa gaji yang akan diterima oleh Alma?
Gaji per hari = Gaji pokok : Jumlah hari kerja
= 6 juta : 22 hari
= Rp272.727 ribu
Total gaji = Rp272.727 ribu x 20 hari
= Rp5.454.546
Total hari kerja di atas berlaku bila kebijakan perusahaan dalam penentuan hari kerja berubah-ubah, tergantung hari libur nasional dan cuti bersama di bulan tersebut. Ada pula perusahaan yang menetapkan hari kerja secara default, yakni 23 hari.
Namun, berapa pun penetapan hari kerja, penghitungan dapat diotomatiskan menggunakan HRIS sehingga tak ada kesalahan pemberian gaji. Jadwalkan uji coba HRIS di sini.
