Di balik manfaat mengimplementasi sistem pengelolaan sumber daya, terdapat tantangan menggunakan HRIS.
Idealnya, HRIS membantu tim HR dalam mendukung tujuan bisnis hingga meningkatkan efisiensi, meski terkadang manfaat penggunaan sistem ini kurang dipahami oleh semua karyawan sehingga menimbulkan resistensi dalam penerapannya. Untuk mengatasi hal itu, tim HR perlu memahami tantangan dalam menjalankan HRIS sekaligus menawarkan solusinya.
Apa Itu HRIS?
HRIS atau human resource information system merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan mengotomatiskan proses dan data HR. Fitur yang terdapat di dalam sistem akan menyederhanakan prosedur pengelolaan karyawan, mengurangi pengerjaan tugas manual, dan meningkatkan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.
Penggunaan HRIS juga membantu tim HR dalam penyelesaian tugas harian, seperti:
- Merampingkan proses pengumpulan dan pencatatan data karyawan
- Memberitahukan jika ada persyaratan tertentu tidak terpenuhi
- Meningkatkan proses rekrutmen dan pengalaman onboarding karyawan baru
- Karyawan dapat mengakses data dan mengetahui kinerjanya guna mengedepankan transparansi
Dengan manfaat tersebut, Anda dan tim dapat menggunakan HRIS sebagai bahan untuk membuat laporan dan presentasi karena semua data terpusat. Misalnya, merinci laporan gaji, tunjangan, dan permintaan kenaikan gaji karyawan yang diusulkan oleh manajer.
Next: 4 Kiat Menjadi Admin HRD yang Sigap
4 Tantangan Menggunakan HRIS
Perusahaan yang memiliki tenaga kerja dari berbagai negara, baik yang terpusat maupun tersebar di banyak lokasi, untuk meminimalkan kerumitan administratif.
Namun, implementasinya dapat lebih rumit dari rencana, karena ini melibatkan tantangan seperti migrasi data, integrasi sistem, dan pelatihan bagi pengguna. Bila hal tersebut diabaikan, maka akan berdampak terhadap bisnis secara signifikan dan berpengaruh pada efisiensi serta kepatuhan.
Berikut tantangan menggunakan HRIS yang akan Anda jumpai ketika menerapkan di kantor secara menyeluruh dan tanpa mempertimbangkan kebutuhan tenaga kerja:
1) Hambatan budaya dan bahasa
Saat perusahaan menerapkan HRIS secara global, tim HR perlu mengatasi keberagaman budaya dan kendala bahasa. Strategi untuk mengatasi tantangan ini mencakup komunikasi dan pemahaman lintas budaya, program pelatihan, dan lokalisasi proses HR.
Dengan demikian, perusahaan memastikan bahwa implementasi HRIS global menjadi lebih efisien, seperti menghilangkan tugas administratif yang rumit, memastikan kepatuhan di berbagai negara, dan mengotomatiskan proses HR.
Perusahaan multinasional yang berhasil mengelola masalah ini, yakni IBM, Coca-Cola, dan Unilever. Mereka menerapkan strategi komunikasi dan pemahaman lintas budaya dengan melibatkan tim HR lokal, menyediakan pelatihan bahasa, dan menciptakan budaya inklusi.
2) Masalah kepatuhan
Penerapan HRIS mengharuskan perusahaan untuk memahami masalah kepatuhan terhadap regulasi hukum di bidang industri, bisnis, ketenagakerjaan, dan perpajakan. Saat ini, penyedia layanan HRIS sudah mengintegrasikan sistem mereka dengan semua regulasi pemerintah, sehingga tim HR tak perlu khawatir mengenai hal tersebut.
3) Privasi data
Salah satu tantangan utama dalam penerapan HRIS adalah privasi data, terlebih jika Anda menjalankan HRIS global, maka perusahaan wajib memenuhi persyaratan negara tentang perlindungan data karyawan serta kandidat. Dengan memenuhi kepatuhan terhadap privasi data, perusahaan dapat memastikan keberhasilan implementasi HRIS dan proses HR dapat lebih efisien.
4) Masalah teknis
Penerapan sistem HRIS dapat menimbulkan beberapa tantangan teknis, seperti kompatibilitas sistem dan integrasi dengan sistem enterprise resource planning (ERP) yang sudah digunakan sebelumnya. Untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan perlu mempertimbangkan solusi teknologi, seperti menggunakan HRIS berbasis cloud dan mengintegrasi antar sistem.
Next: Pahami Cuti Tidak Dibayar agar HR Tak Salah Hitung Gaji
Pemilihan penyedia layanan HRIS pun sangat penting untuk menerapkan sistem tanpa hambatan. Sebelum Anda dan tim memutuskan penggunaan HRIS, sebaiknya survei ke beberapa penyedia layanan. Buat pertemuan dan lakukan demo penggoperasian sistem agar Anda memahami bahwa sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Menjalankan sistem baru tak serta-merta meminta karyawan mengunduh aplikasi. Namun, tim HR harus mengomunikasikan dan menjalankan manajemen perubahan secara proaktif agar semua karyawan memahami tujuan dan manfaat penggunaan sistem tersebut.
Adapun langkah untuk mengatasi tantangan ini, solusinya antara lain:
- Menetapkan tujuan penggunaan HRIS agar selaras dengan strategi bisnis
- Mengidentifikasi persyaratan menggunakan HRIS
- Menguraikan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut
- Membentuk tim implementasi yang terdiri dari HR, IT, dan manajer serta menetapkan tanggung jawab masing-masing
- Menggunakan saluran komunikasi untuk memberi tahu semua tim tentang kemajuan proyek dan perubahan serta mengatasi masalah atau perubahan
- Memberikan pelatihan dan dukungan kepada semua karyawan pengguna agar merasa nyaman dengan sistem baru
- Menawarkan sumber daya membantu karyawan mengatasi tantangan yang masih mereka hadapi selama proses implementasi
- Tinjau dan perbarui sistem secara berkala untuk memastikan sistem tetap efektif dan relevan dengan kondisi pada suatu tempat (negara atau kota)
Jika proses ini berjalan lancar, maka tak hanya tugas HR yang lebih ringkas, juga menunjang kegiatan bisnis dan memberikan pengalaman karyawan lebih positif.
Jadwalkan uji coba HRIS perusahaan Anda melalui tautan ini.
