Manfaat HRIS tak sekadar memonitor kehadiran karyawan. Namun, sistem ini menyederhanakan proses administratif sehingga tim HR dapat fokus pada fungsi lain. Dengan demikian, hal-hal administrasi berjalan efektif dan tugas lain bisa dijalankan beriringan. Jika ada orang yang mengatakan bahwa HRIS itu tidak penting, mungkin ia harus memikirkan kembali proses administrasi manual yang rentan dengan kesalahan.
Apa Itu HRIS
HRIS atau human resource information system merupakan perangkat lunak untuk mengelola dan mengotomatiskan proses dan data HR.
Dulu, tim HR akan merangkum kehadiran karyawan dan menghitung gaji secara manual. Hal ini berisiko menimbulkan kesalahan dalam penghitungan, sehingga memengaruhi kepuasan karyawan. Bahkan ini bisa menurunkan motivasi karyawan, karena mereka menganggap perusahaan tidak peduli dengan kehadiran mereka.
Selain itu, tim HR juga harus menghadapi birokrasi dalam pengajuan cuti yang melibatkan beberapa lapis pemimpin dengan menggunakan kertas. Tentu, kondisi berbelit itu cukup menyita waktu karyawan dan berisiko kertas hilang atau tertumpuk dengan dokumen lain. Hasilnya, pengajuan cuti membutuhkan waktu lama.
Oleh karena itu, tim HR memerlukan alat atau perangkat digital untuk mengoptimalkan alur kerja. Jika memungkinkan, alat tersebut dapat “memangkas” waktu pengerjaan. Salah satu solusi dengan berinvestasi pada HRIS.
HRIS tak hanya memiliki fitur pencatatan kehadiran karyawan. Ia juga mempunyai sistem penghitungan gaji dan pajak yang mengikuti regulasi pemerintah, pengajuan cuti dan izin, proses reimbursement, pemberian slip gaji, hingga pemberitahuan informasi dari HR kepada karyawan.
Alhasil, Anda dan tim dapat menyederhanakan prosedur administrasi dan mengurangi proses manual, sehingga produktivitas tim meningkat.
Berdasarkan tingkatan di perusahaan, HRIS dapat membantu tugas karyawan sehingga meningkatkan efisiensi, antara lain:
- Departemen HR: mengumpulkan data serta menyederhanakan proses dan mengotomatiskan tugas-tugas HR
- Karyawan: pengalaman rekrutmen dan onboarding lebih baik, akses individual ke data pribadi, dan kepuasan kinerja
- Perusahaan: peningkatan produktivitas secara keseluruhan, proses rekrutmen dan onboarding lebih mudah diakses dan lebih cepat, manpower planning lebih baik, kepuasan karyawan yang lebih tinggi, dan pengurangan biaya
Next: 9 Langkah Menyusun Strategi Retensi Karyawan
7 Manfaat HRIS bagi Karyawan dan Perusahaan
Ada beragam manfaat menggunakan HRIS dalam pekerjaan sehari-hari. Statistik menunjukkan, penggunaan HRIS dapat menghemat waktu dan biaya bagi perusahaan sekaligus meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan. Berikut ini manfaat dari HRIS:
1. Data karyawan terpusat
HRIS mampu menyimpan informasi berbasis data dalam satu tempat, yang dapat diakses dengan mudah oleh semua karyawan. Karyawan berkesempatan untuk memperoleh, mengedit, dan memberikan informasi kapan pun mereka butuhkan. Pendekatan individual yang terpadu dari HRIS ini mengurangi redundansi dan mempermudah pekerjaan tim HR.
Karyawan dapat melakukan tugas administratif sederhana secara mandiri. Bila semua administrasi ada di satu platform, mereka pun tak perlu bertanya kepada HR terus-menerus. Misalnya, karyawan yang mengisi data personal dan mengajukan administrasi di platform HRIS, mereka telah memangkas waktu tim HR untuk mengecek data tersebut sudah benar atau belum.
2. Otomatisasi tim HR
Kini, otomatisasi dasar di berbagai perusahaan pada semua bidang terus meningkat. Salah satunya di bidang HR yang memanfaatkan perangkat lunak HRIS. Misalnya, otomasi kehadiran dengan penggajian dan pemotongan pajak penghasilan (PPh).
Jika tugas tersebut telah dilakukan oleh sistem, maka tim bisa mencurahkan lebih banyak waktu pada aspek karyawan, seperti menjalankan proses rekrutmen, melakukan program employee engagement, atau menganalisis kinerja karyawan sebelum mereka mengikuti pelatihan. Jadi, langkah ini mendorong semua orang untuk tetap produktif sekaligus menanamkan budaya pembelajaran.
3. Peningkatan penyimpanan dan keamanan data
Akses data yang mudah tersimpan dengan keamanan ekstra pun menjadi manfaat HRIS bagi perusahaan yang mengutamakan efisiensi dan efektivitas.
Perusahaan tak memerlukan ruangan untuk menyimpan dokumen kertas atau takut dokumen tersapu banjir, jika daerah perusahaan rawan banjir. Semua data di HRIS diakses, dibagikan, atau diperbarui dengan lebih cepat. data juga dapat dienkripsi dan dicadangkan, sehingga memberikan keamanan tingkat tertinggi.
4. Laporan lebih akurat
HRIS bisa digunakan untuk membuat laporan dan presentasi dengan cepat, karena semua data terpusat.
Tim HR bisa membuat laporan terperinci secara efisien, seperti laporan gaji, tunjangan, dan usulan kenaikan gaji secara akurat, memantau dan mengelola tugas rutin, serta memberi tahu administrator HR setiap kali persyaratan tertentu tidak terpenuhi. Bahkan HRIS dapat mengidentifikasi masalah individu yang dapat diatasi lebih lanjut oleh Anda dan tim.
Next: Proses Rekrutmen: Definisi, Tujuan, dan Metode Mendapatkan Individu Terbaik
5. Peningkatan rekrutmen
Bagi perusahaan yang telah mengintegrasikan HRIS dengan applicant tracking system (ATS), Anda dan tim menerima CV lebih cepat dan menyortirnya berdasarkan filter yang relevan dengan posisi yang dibutuhkan. Contohnya, dengan menggunakan filter, Anda dapat menelusuri CV berdasarkan lokasi, tingkat pendidikan, pengalaman profesional, dan banyak lagi.
6. Peningkatan produktivitas
Dengan manfaat HRIS di atas, tim HR akan meminimalkan human error pada tugas administratif dan memiliki lebih banyak waktu untuk tugas strategis dalam memberdayakan dan meningkatkan kapasitas karyawan. Alhasil, tim HR tak hanya meningkatkan produktivitas di bidang HR, tetapi juga produktivitas perusahaan secara keseluruhan.
7. Proses onboarding lebih mudah
Selain membantu proses rekrutmen, HRIS juga memudahkan onboarding karyawan baru. Ketika anggota baru diterima, HR akan mengenalkannya dengan HRIS sehingga ia memiliki akun dan mengisi data diri sebagai pendukung data penggajian dan tunjangan.
Karyawan yang mengakses administrasi secara mandiri akan memiliki sense of ownership terhadap pekerjaan dan perusahaan. Langkah tersebut bisa menghasilkan keterlibatan karyawan lebih tinggi daripada onboarding tanpa platform HRIS.
Di samping manfaat yang dimiliki oleh HRIS, terdapat pula beberapa keterbatasan, antara lain:
- Biaya implementasi HRIS
- Pelatihan penggunaan sistem kepada tim HR dan karyawan
- Waktu adaptasi pada pengguna HRIS
- Merekrut HRIS analyst dan IT specialist untuk memelihara dan mengelola sistem
Di luar dari keterbatasan itu, HRIS tetap bermanfaat dan menguntungkan bagi perusahaan daripada merugikan. Bila Anda ingin mengetahui fitur HRIS lebih lanjut, manfaatkan free trial dengan mengunjungi laman ini.
