手動モードから自動化への移行は、人事チームや給与計算チームを含むビジネス運営に大きな影響を与えます。通常、人事チームは従業員データを管理し、給与計算チームは給与や手当の計算に必要な事務処理を担当します。
人事情報システムにより、企業は従業員の管理を効果的に強化すると同時に、従業員管理プロセスの変革を支援できます。これは、PT Chori Indonesiaの経理スタッフであるラハユ・ブディ（アユ）と経理マネージャーのプスパ・アウリア・ハプサリによって述べられました。
PT Chori Indonesia 統合システムへの移行
30年の歴史を持つ企業として、PT Chori Indonesiaは手作業による業務を統合システムへの移行を目指しています。その一環として、従業員管理の変革に着手し、まず勤怠管理システムから導入を開始します。
変革プロセス
以前は、人事・給与チームが出勤データを一つ一つ手作業で確認する必要があり、時間がかかり、人的ミスが発生しやすい状況でした。そのため、同社はPeoplyee HRISアプリケーションを導入し、これらの管理業務プロセス全体を統合することにしました。
PeoplyeeHRISは、従業員のデータ管理や出勤管理、休暇申請や許可申請、残業監視から給与計算までをリアルタイムで管理できるシステムです。パソコンやスマートフォンからアクセス可能です。人事管理システムを導入することで、企業は業務効率を向上させると同時に、管理業務の負担を軽減できます。
人事管理システムにおいて、チームはチェックイン範囲およびその他の条件を決定します。この範囲は、従業員がアプリを通じて出勤記録を入力する際、彼らがオフィス施設または建物内にいることを示します。システムは従業員のすべての出勤データを記録し、給与計算チームが給与と手当を計算するために利用できます。この方法は非常に効果的かつ効率的であり、労働法規にも準拠しています。
「以前と比べて、このシステムは顕著な効果をもたらし、出席管理がより改善されました」とアユは火曜日（4月28日）、ジャカルタのウィスマ・ケイアイでPeoplyeeチームに語った。
アプリケーションは理解しやすい
プスパにとって、PeoplyeeHRISアプリケーションのユーザーインターフェース（UI）とユーザーエクスペリエンス（UX）は、PT Chori Indonesiaの従業員にとって非常に理解しやすいものです。これはアプリケーションのデザインが直感的で、集中的なトレーニングを必要とせずに適応プロセスがスムーズに進むことを示しています。
「彼らは教えられる前から自分でいじり回していました。あれこれ見られるんです」とプスパは言います。
課題は従業員の適応と通信信号の不安定さである。そのため、人事と給与担当チームは、以前指紋認証の勤怠管理に慣れていた従業員が勤怠入力の習慣を忘れがちになるため、常に注意を促している。
給与計算におけるデータの正確性
従来複雑で手作業だった給与計算プロセスは、PeoplyeeHRISの導入によりより構造化されたものとなりました。アユとプスパは、手作業から人事管理システムへの移行に大きな課題はなく、初期段階の調整も時間を要さなかったと説明しています。さらに、人事管理システムによる給与計算は内部計算と一致しています。
「私自身、給与計算プロセスは今やそれほど複雑ではありません。初期段階ではデータ表示方法や読み取り方の変更があったため多少の混乱はありましたが、現在は安定しています」とアユは付け加えました。
このシステムは、手当や税額控除を含む正確な給与計算を保証し、特に税務監査時に給与計算チームと会計担当者が検証処理を容易に行えるように支援します。
アユとプスパの記録によると、PeoplyeeHRISは従業員データ管理において企業の期待を満たしており、具体的には以下の通りです：
- ライブ出席機能にはチェックイン時の自撮りボタンが搭載されており、特に現場従業員による不正を防止します
- 人事管理システムは出席記録の柔軟な入力方法を提供し、特に朝にチェックインを忘れた従業員は、出席リクエストを提出せずに夕方にチェックアウトが可能です
- 人事管理システムはいくつかのアドオン機能を提供しており、例えば税務コンサルティングと連携した統合型SPT（納税申告書）レポート機能などがあります
アユは、現代において人事管理システムの導入は必須であり、特に効率性と正確性の向上を目指す企業にとって不可欠であると付け加えた。彼女は、業務効率を大幅に向上させようとする同僚や関係者にPeoplyeeHRISを躊躇なく推奨する。なぜなら、PT Chori Indonesiaの人事・給与チームがデジタル移行が従業員管理に確かな変化をもたらすことを実証したからだ。
PeoplyeeHRISは、お客様のニーズに沿った機能の開発と改善に継続的に取り組んでまいります。この取り組みは、働き方のエコシステムにポジティブな影響を与えることを支援します。
