人事担当者にとって、手作業による勤怠管理や給与計算は多くの時間と労力を要する業務の一つです。
特に勤怠データは給与計算に直結するため、集計ミスや入力ミスが発生すると、確認や修正に多くの工数が必要となります。
こうした作業が増えるほど、人事担当者の負担は大きくなり、本来注力すべき人材育成や組織づくりに十分な時間を割くことが難しくなります。
PT Elematec Indonesiaも同様の課題を抱えていました。
同社では、より正確な勤怠管理と給与計算の実現、そして人事業務の効率化を目的として、従来の手作業による勤怠管理からデジタルシステムへの移行を決定しました。
PT Elematec Indonesia：手作業による人事業務からデジタル化へ
Peoplyee HRIS導入前、PT Elematec Indonesiaでは、人事関連業務の多くを手作業で運用していました。
勤怠管理はもちろん、休暇申請についても紙の申請書を提出し、上司の承認印を取得する必要がありました。
このような運用は、申請や承認に時間がかかるだけでなく、集計や管理業務の負担も大きく、ミスが発生するリスクも抱えていました。
こうした課題を解決するため、同社はPeoplyee HRISを導入しました。
Peoplyee HRISは、勤怠管理、休暇申請、給与計算、税務管理などを一元管理できるクラウド型の人事管理システムです。パソコンやスマートフォンから利用できるため、人事担当者だけでなく従業員の利便性向上にもつながっています。
「Peoplyee HRISを導入してからは、従業員の勤怠を手作業で集計する必要がなくなりました。
誰が出勤しているのか、誰が休暇を取得しているのかも履歴からすぐに確認できます。
また、休暇申請も紙や押印が不要となり、現在ではペーパーレスで運用できています」と、PT Elematec IndonesiaのAccounting Managerであるイェン・ロシタ氏は語ります。
人事情報を一元管理できるプラットフォーム
イェン氏によると、Peoplyee HRISの導入により、人事担当者は従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認できるようになりました。これまでのように紙の書類や複数のファイルを確認する必要がなくなり、人事業務の効率化につながっています。
また、従業員情報についても一つのシステム上で管理できるため、データの確認や更新をスムーズに行うことが可能になりました。
休暇申請機能も、同社が導入効果を実感している機能の一つです。従業員はアプリから申請を行い、上司はシステム上で承認できるため、紙の申請書や押印が不要となりました。
これにより、申請から承認までの時間が短縮され、業務の効率化が実現しています。
さらに、勤怠データは給与計算システムと連携しており、税金やBPJS Ketenagakerjaan（労働者社会保険）の計算にも活用されています。
これにより、給与計算の精度向上と管理業務の負担軽減につながっています。
従業員にとっても、自身の勤怠状況や申請状況をいつでも確認できるため、より透明性の高い人事運用を実現しています。
迅速なカスタマーサポートも高評価
PT Elematec Indonesiaがシステムを選定する際に重視したのは、機能や使いやすさだけではありません。導入後のサポート体制も重要な評価ポイントでした。
同社のゼネラルマネージャーであるスギアント・ウスマン氏によると、導入後には一時的なシステム障害や勤怠管理機能に関するトラブルが発生したこともありました。
しかし、その都度Peoplyee HRISのサポートチームが迅速に対応し、業務への影響を最小限に抑えることができたといいます。
「問題が発生した際にはすぐにカスタマーサポートへ連絡しました。
するとITチームが迅速に対応してくれたため、大きな支障なく運用を続けることができました。
サポート体制には満足しています」とスギアント氏は語ります。
Peoplyee HRIS導入後、同社では以下のような効果を実感しています。
- ダッシュボード上で従業員情報を簡単に確認できる
- 人事担当者やマネージャーがリアルタイムで勤怠状況を把握できる
- 休暇申請や承認フローをシステム上で管理できる
- 人事業務のデジタル化と業務効率化を推進できる
- 人事担当者と従業員間のコミュニケーションを円滑化できる
「人事業務のデジタル化を進めたい企業や、複数拠点・外出先勤務の従業員を管理する企業にとって、Peoplyee HRISは有効な選択肢の一つだと思います。
操作も分かりやすく、自社の運用に合わせて活用できる点を評価しています」とスギアント氏は話します。
人事業務のデジタル化をご検討中の企業様は、ぜひPeoplyee HRISの無料デモをご利用ください。
実際の機能をご確認いただきながら、貴社に最適な運用方法をご紹介いたします。
