PT Indonesia Air Waterでは、従来、指紋認証システムを利用して勤怠管理を行っていました。しかし、従業員が外出先から直接顧客訪問や打ち合わせへ向かう場合、人事部門への連絡や申請を忘れてしまうケースがありました。
その結果、勤怠データの確認や集計に多くの時間を要し、人事・給与担当者は従業員への確認作業に追われることも少なくありませんでした。
こうした状況は、人事担当者だけでなく従業員にとっても負担となり、業務効率の低下につながっていました。
そこで同社は、手作業による勤怠管理から脱却し、人事管理システム（HRIS）を活用したデジタル勤怠管理への移行を決定しました。
本記事では、PT Indonesia Air Waterがどのように課題を解決し、人事業務の効率化を実現したのかをご紹介します。
転機となった人事管理システムの導入
勤怠データの確認や集計を手作業で続けるだけでは、根本的な課題の解決にはつながりませんでした。そこでPT Indonesia Air Waterは、より効率的な人事管理体制の構築に向けて、人事管理システム（HRIS）の導入を検討することになります。
同社は複数のシステムを比較・検討したうえで、自社の運用に適したソリューションの選定を進めました。
PT Indonesia Air Waterは、人事管理システムとしてPeoplyee HRISを選択しました。同社にとって人事管理システムは、単に勤怠を管理するためのツールではありません。いつでもどこからでもアクセスできるだけでなく、従業員の日常業務におけるさまざまなニーズに対応できる機能を備えたシステムとして活用されています。
「当社にはクライアント先を訪問するビジネス開発担当者が多く在籍しています。従業員の勤怠管理や月末の集計業務を円滑に行うため、この人事管理システムは、従業員がクライアントを訪問したことを記録・確認するための有効なツールとなっています」と、ビジネス開発部アシスタントマネージャーのグナワン・ハリャント氏は、2024年3月14日（木）、ジャカルタで行われたPeoplyee HRISチームのインタビューで語りました。
同社にはジャカルタとカラワンの2つの拠点があり、特にビジネス開発チームは顧客先を訪問する機会が多くあります。そのため、アプリでの出退勤打刻を忘れた場合でも、人事部またはマネージャーに対して勤怠修正申請を提出することができます。
お客様の声を活かした機能改善
グナワン氏によると、Peoplyee HRISは操作が分かりやすく、各機能も使いやすいため、勤怠管理に関する同社のニーズを十分に満たしているといいます。
一方で、導入当初は出勤リマインダー機能や休暇承認フローなど、一部の設定や運用面で調整が必要でした。Peoplyee HRISのカスタマーサポートチームは、従業員がシステムをスムーズに活用できるよう継続的なサポートを提供しています。
例えば、従業員には出勤時の打刻を促すリマインダー通知を、マネージャーには休暇申請の承認を促す通知を設定することで、運用の定着を支援しています。
また、導入初期にはFAT & HRマネージャーのエカ・ワヒユニ氏から、複数の顧客訪問を記録できる機能やBPJS Ketenagakerjaanの計算機能に関する改善要望が寄せられました。
ビジネス開発チームでは1日に複数の顧客を訪問することも多く、活動履歴を記録・管理できる機能が求められていました。また、人事・給与担当者からは、BPJS Ketenagakerjaanの計算をシステム上で行える機能への要望もありました。
こうしたフィードバックを受け、Peoplyee HRISは機能改善を実施し、最新バージョンに反映しました。現在では、PT Indonesia Air Waterをはじめ、多くの企業の運用ニーズに対応できるシステムへと進化しています。
「当社は決してテクノロジー活用が進んでいる企業ではありません。しかし、もし知人や同業他社から勤怠管理システムについて相談を受けたら、Peoplyee HRISをぜひ紹介したいと思います」とグナワン氏は語ります。
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