貿易分野で事業を展開するPT Meiwa Trading Indonesiaでは、人事情報の管理だけでなく、勤怠管理や給与計算を効率的に行える人事管理システムを必要としていました。
従来、同社では人事業務の多くを手作業で行い、給与計算については外部コンサルタントへ委託していました。しかし、業務の効率化や正確性の向上を図るためには、より自社のニーズに合ったシステムの導入が必要だと感じていました。
そこで同社は、人事・給与業務の効率化と運用体制の強化を目的として、新たな人事管理システムの導入を検討することになりました。
PT Meiwa Trading Indonesiaがデジタル化に求めたのは「透明性」と「効率性」
以前、PT Meiwa Trading Indonesiaでは、従業員の勤怠を手作業で管理していました。従業員が出勤時間を記入し、その内容を人事部門と各部門責任者が確認する運用でしたが、正確な勤怠状況を把握することに課題を感じていました。
「当社では勤怠管理を手作業で行っており、指紋認証などのシステムは導入していませんでした。従業員が出勤時間を記入し、人事部門と生産部門の責任者が確認する運用でしたが、管理には多くの手間がかかっていました」
そう語るのは、人事・給与業務を担当する総務部のチョイールンニッサ氏です。2024年3月18日、ジャカルタで行われたインタビューで当時の状況を振り返りました。
Peoplyee HRISを導入したことで、同社はより透明性の高いデジタル勤怠管理を実現しました。従業員の勤怠データをリアルタイムで確認できるようになり、記録や管理にかかる負担も大幅に軽減されています。
さらに、給与計算や各種手当の管理、PPh21（所得税）やBPJS（社会保険）の計算についてもシステム上で一元管理できるようになり、人事担当者の業務効率化にもつながっています。
Peoplyee HRISは、従業員情報の管理をはじめ、勤怠管理、休暇・各種申請管理、残業管理、給与計算までを一元管理できるクラウド型人事管理システムです。
パソコンやスマートフォンからいつでもアクセスできるため、従業員と管理者の双方にとって利便性の高い運用を実現します。
人事業務のデジタル化により、企業は業務効率を向上させるだけでなく、管理業務の負担軽減や業務の透明性向上にもつなげることができます。
Peoplyee HRIS導入によって得られた3つのメリット
1) 従業員データへのアクセスが容易に
イチャ氏によると、Peoplyee HRISの導入後は、従業員情報や勤怠データを簡単に確認できるようになったといいます。勤怠レポートのダウンロードはもちろん、休暇や病欠の申請状況の確認、給与・各種手当・税金の計算などもシステム上で効率的に管理できるようになりました。
2) シンプルで使いやすいUI/UX
Peoplyee HRISの使いやすさについても高く評価しています。シンプルで分かりやすい画面設計のため、従業員もスムーズに利用でき、必要な機能へ簡単にアクセスできます。
「システムはとても分かりやすく、従業員からも特に大きな問題はありませんでした」とイチャ氏は語ります。
3) 迅速なカスタマーサポート
システム導入後、一時的なメンテナンスの影響で従業員がログインできないトラブルが発生したことがありました。しかし、Peoplyee HRISのカスタマーサポートへ相談したところ、迅速に対応が行われ、問題はスムーズに解決されました。
人事・総務・給与業務を担当する立場として、イチャ氏は「困った際にすぐ相談でき、迅速に対応してもらえることは非常に助かっています」と評価しています。
企業とともに進化するPeoplyee HRIS
Peoplyee HRISの導入後、PT Meiwa Trading Indonesiaでは人事管理業務の効率化が進みました。一方で、運用を開始する中で、勤怠レポートへの表示項目や有給休暇管理、複数パターンの勤怠設定、給与計算に関する細かな改善要望もありました。
Peoplyee HRISでは、お客様からのフィードバックを大切にし、実際の運用に合わせた機能改善を継続的に行っています。
PT Meiwa Trading Indonesiaからの要望を受け、以下のような機能改善を実施しました。
- 勤怠レポートに備考欄を追加し、有給休暇や病気休暇などの理由を確認できるよう改善
- 有給休暇の残日数をシステム上で確認できるようになり、従業員自身が休暇残数を把握可能
- 半日休暇など、多様な勤務パターンに対応できる柔軟な勤怠設定を実装
- 政府規定に基づく残業代やPPh21（所得税）の計算根拠を確認できる機能を追加
「このような人事管理システムは、人事業務のデジタル化を進めるうえで非常に役立っています。勤怠管理も手作業と比べて大幅に効率化されました」とイチャ氏は語ります。
また、同氏は人事管理システムを導入する際には、事前にシステムの機能を十分に理解し、自社の運用や業務フローに合っているかを確認することが重要だと話します。
「人事管理システムは単なる業務効率化ツールではなく、より透明性が高く、適切に記録・管理された組織づくりにも役立つと感じています」
Peoplyee HRISは今後も、お客様からのフィードバックをもとに機能改善を続け、より使いやすい人事管理システムを目指してまいります。
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