PT Santaku Shinwa Indonesiaは、貿易分野で事業を展開する企業です。同社では、営業担当者を中心に社外で勤務する従業員が多く、勤怠管理や各種申請業務の運用に課題を抱えていました。
こうした課題を解決するため、同社はPeoplyee HRISを導入。勤怠管理や給与計算、人事関連業務のデジタル化を進めることで、業務効率の向上を実現しています。
今回は、Accounting & General Affairs Managerのユニ・リザナ氏に、導入前の課題や導入後の変化についてお話を伺いました。
人事管理システム導入前の課題
Peoplyee HRIS導入前、PT Santaku Shinwa Indonesiaでは指紋認証システムを利用して勤怠管理を行っていました。勤怠データは月末にExcelへ手作業で集計し、給与計算に反映していました。
従業員数はそれほど多くないものの、営業担当者やドライバーの勤怠管理には課題がありました。
特に、週末や祝日に勤務した場合の勤務実績や残業時間の把握が難しく、正確な管理に手間がかかっていました。
また、休暇申請や残業申請も紙ベースで運用されていたため、申請から承認までに時間を要し、記録管理の負担も大きい状況でした。
「以前は営業担当者の勤怠管理が課題でした。顧客先へ直行したり、自宅から直接顧客先へ向かったり
することも多く、実際に何時から業務を開始したのかを確認することが難しかったのです。
現在はGPSやスマートフォンによる打刻機能を活用し、より正確な勤怠管理ができるようになりました」と、PT Santaku Shinwa IndonesiaのAccounting & General Affairs Managerであるユニ・リザナ氏は語ります。
こうした課題を解決するため、同社は勤怠管理や各種申請業務を一元管理できる人事管理システムの導入を検討しました。そして、手作業による運用の課題を解消するソリューションとして、Peoplyee HRISを導入しました。
Peoplyee HRISは、従業員のデータ管理や出勤管理、休暇申請や許可申請、残業監視から給与計算までを リアルタイムで管理できるシステムです。パソコンやスマートフォンからアクセス可能です。人事管理システムを導入することで、企業は業務効率を向上させると同時に、管理業務の負担を軽減できます。
企業は、特にオフィス外で働く従業員からの正確な出勤データを取得する上で、自動化が鍵であることを認識しています。その結果、彼らは単に出勤管理を容易にするだけでなく、紙と時間を大量に消費する
手作業プロセスを排除するシステムを求めています。
人事管理システム導入の課題：企業規制への対応
手動システムからデジタルシステムへの移行には、当然ながら課題が伴います。
主な課題は、Peoplyeeの機能に対する社内規定の調整に起因しています。
具体的には：
出勤
会社には従業員の出勤に関する独自の規定があります。従業員がオフィスに遅刻した場合、給与が控除されます。また、休日（週末や祝日）に出勤する従業員に対する代替休日（replacement day）の計算に関する規定もあります。
給与計算
休日出勤する営業チームの残業代と代替日数の計算は、特に課題となっています。
会社は、自社の代替日数制度がさらなる調整を必要としていることを認識しています。
多段階承認
複数の管理者（多段階）が関与する残業や休暇の承認プロセスでは、承認待ちの申請と承認済みの申請がすべてダッシュボードに表示されるため、最終承認者が混乱することがあります。
導入当初、PT Santaku Shinwa Indonesiaの規定はPeoplyee HRISシステムに統合されていませんでした。しかし、時間の経過とともに、Peoplyeeシステムは企業のニーズを満たすためにこれを対応可能にしました。
人事管理システム導入後のメリット
Peoplyee HRISの導入後、PT Santaku Shinwa Indonesiaでは、人事業務の効率化を実感しています。
特に、勤怠管理や各種申請業務の運用が大きく改善されました。
従業員の勤怠管理はより正確かつ効率的になり、オフィス外や休日に勤務する従業員も、スマートフォンから出退勤を記録できるようになりました。また、残業申請や休暇申請、有給休暇申請などもシステム上で完結できるため、ペーパーレス化にもつながっています。
「Peoplyee HRISを導入してから、業務効率が大きく向上しました。
特に、オフィス勤務か外出先勤務かを問わず、従業員の勤怠管理がしやすくなりました。
残業申請や休暇申請もアプリから行えるため、紙の使用量も削減されています」とユニ氏は語ります。
さらに、勤怠データと給与計算の連携により、給与計算業務の精度向上と作業負担の軽減も実現しました。
現在もPT Santaku Shinwa Indonesiaでは、Peoplyee HRISを活用しながら、人事業務のさらなる効率化を進めています。
PT Santaku Shinwa Indonesiaでは、Peoplyee HRISのカスタマーサポートについても高く評価しています。システムに関する問い合わせや運用上の課題が発生した際には、サポートチームが迅速に対応してくれるため、安心して利用できているといいます。
全体として、PT Santaku Shinwa Indonesiaでは、Peoplyee HRISの導入により勤怠管理や給与計算業務の効率化を実現しました。
現在では、人事業務のデジタル化によって管理負担の軽減や業務効率の向上を実感しており、同社の人事管理を支える重要なシステムとして活用されています。
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