従業員の勤怠管理を手作業で行うことは、多くの時間と労力を必要とします。
PT Taurina Travel DjayaのHR & GAマネージャーであるマルタ・メリンダ氏も、同様の課題を抱えていました。
Peoplyee HRIS導入前、同社では従業員の勤怠データを手作業で集計し、印刷したうえで一件ずつ確認していました。そのため、勤怠管理や給与計算に多くの時間を費やしており、人事担当者の業務負担も大きくなっていました。
勤怠データは給与計算に直結するため、わずかなミスでも従業員の信頼や満足度に影響を及ぼす可能性があります。そのため、正確かつ効率的な勤怠管理の仕組みづくりは、同社にとって重要な課題の一つでした。
本来であれば、こうした定型業務はシステム化し、人事担当者は人材育成や組織改善など、より付加価値の高い業務に時間を活用したいと考えていました。
そこで同社は、人事業務のデジタル化を推進するため、Peoplyee HRISの導入を決定しました。
本記事では、2024年6月30日にジャカルタで実施したインタビューをもとに、PT Taurina Travel Djayaが抱えていた課題と、Peoplyee HRIS導入によって実現した業務効率化についてご紹介します。
従来の手作業による勤怠管理からデジタル化へ
マルタ氏によると、Peoplyee HRIS導入前は指紋認証システムを利用して勤怠管理を行っていました。
しかし、勤怠データをExcelで集計し、印刷したうえで内容を確認する必要があり、多くの時間と手間がかかっていたといいます。
「手作業による集計や確認作業が多く、ヒューマンエラーのリスクも課題でした。
そのため、勤怠管理と給与計算を連携できるシステムを探し、Peoplyee HRISを導入しました」
導入後は勤怠データが自動で記録・集計されるようになり、集計ミスのリスクが大幅に減少しました。
また、勤怠情報をリアルタイムで確認できるようになったことで、管理業務の効率も向上しています。
さらに、勤怠データと給与計算が連携しているため、給与計算にかかる時間や作業負担も大きく削減されました。
従業員にとっても利便性は向上しています。病欠や有給休暇などの各種申請をアプリから行えるようになり、これまで紙で運用していた申請業務もオンラインで完結できるようになりました。
導入初期の課題とその克服
一方で、導入当初はスマートフォンアプリによる勤怠打刻に慣れるまで時間が必要でした。
「以前は指紋認証のみで勤怠管理を行っていたため、アプリでのチェックインを忘れる従業員もいました。
また、私自身も休暇承認フローや給与システムとの連携運用に慣れるまで少し苦労しました」
しかし、継続して利用する中で従業員もシステムに慣れ、現在では全社的にスムーズな運用が実現しています。特に若い世代の従業員は新しいシステムへの適応が早く、自ら機能を試しながら活用していたそうです。
今後への期待
今後についてマルタ氏は、税務申告関連の機能がさらに充実することを期待していると語ります。
一方で、「勤怠管理、給与計算、PPh21管理を効率化したい企業にとって、Peoplyee HRISは
非常に有効なシステムだと思います」と、その導入効果を評価しています。
人事業務の効率化やDX推進をご検討中の企業様は、ぜひPeoplyee HRISの無料デモをお試しください。
