Sistem kehadiran karyawan tak hanya digunakan oleh perusahaan berskala besar, tetapi perusahaan dengan karyawan sekitar 10 orang pun bisa menggunakannya. Bahkan harga yang ditawarkan oleh penyedia layanan kehadiran cukup terjangkau untuk bisnis kecil dan menengah.
Apakah perusahaan Anda telah menggunakan sistem kehadiran? Jenis sistem apa yang Anda gunakan? Manual atau digital? Mari kita menyimak ulasan di bawah ini.
Mengenal Sistem Kehadiran Karyawan
Ini adalah metode pencatatan jam kerja karyawan, mulai dari waktu masuk hingga pulang. Hasil pencatatan akan digunakan untuk menghitung gaji–dan uang lembur, jika ada–berdasarkan waktu kerja mereka. Sistem pencatatan ini dapat memakai cara manual maupun digital.
Khusus untuk pencatatan digital, sistem ini dapat mencatat izin sakit, cuti berbayar, jadwal sif, hingga memantau kehadiran di proyek. Bahkan ada pula sistem yang memiliki fitur GPS dan pencatatan biometrik sehingga memastikan karyawan bekerja tepat waktu di lokasi–kantor maupun proyek–secara akurat.
Apa pun bisnisnya, perusahaan dapat memperoleh manfaat dari penggunaan sistem kehadiran karyawan, baik untuk mereka yang bekerja di kantor, pengaturan hibrida, hingga jarak jauh. Adapun manfaat penggunaan pencatatan employee attendance adalah:
- Memudahkan pencatatan jam kerja sehingga mengurangi kesalahan pengitungan gaji
- Memastikan kepatuhan bisnis mematuhi undang-undang tentang jam kerja, waktu lembur, dan pengambilan cuti
- Menghilangkan beban pencatatan manual sehingga tim HR dapat mengerjakan tugas yang lebih penting
- Mengumpulkan data karyawan mengenai total jam kerja hingga jumlah pengambilan cuti, izin sakit, biaya kesehatan, sehingga data ini digunakan oleh pemimpin perusahaan untuk memperbaiki sistem kerja yang sehat
Next: 5 Kiat Pengelolaan Data Pribadi secara Efisien
2 Tipe Sistem Pencatatan Kehadiran
Apa tipe sistem pencatatan kehadiran karyawan yang terbaik? Untuk menjawab pertanyaan ini, tim HR perlu mengetahui kebutuhan perusahaan menggunakannya, seperti pencatatan kehadiran saja atau pencatatan kehadiran, penghitungan gaji dan bonus, hingga evaluasi produktivitas.
Pada dasarnya, terdapat dua jenis sistem pencatatan presensi, yakni manual dan digital. Penjelasannya yaitu:
Sistem manual
Sistem kehadiran secara manual mengharuskan karyawan untuk mengisi waktu kedatangan mereka. Ada dua jenis dari sistem manual, mereka adalah:
1. Attendance book
Karyawan yang datang dan pulang harus menuliskan waktu mereka di buku kehadiran yang dimiliki oleh tim HR. Buku tersebut akan berisi nama, waktu kedatangan, dan tanda tangan mereka.
2. Pencatatan analog
Pada sistem analog, setiap karyawan akan memiliki kartu presensi guna mencatat kehadiran mereka. Biasanya, penempatan kartu ada di sebelah mesin presensi analog.
Sistem digital
Kini, banyak perusahaan menggunakan sistem pencatatan kehadiran secara digital sebagai pencatatan kehadiran karyawan, karena mudah digunakan dan aman. Beberapa jenis sistem ini ialah:
1. Sidik jari
Sesuai namanya, ini adalah sistem kehadiran yang mengharuskan karyawan mengulurkan sidik jari (fingerprint) saat datang dan pulang. Kelebihan sistem ini adalah tidak mudah dimanipulasi, tetapi ada kemungkinan alat tidak mengenali sidik jari Anda saat jari basah atau kotor.
2. Pengenalan wajah
Penerapan pengenalan wajah (face recognition) lebih rumit daripada sistem sidik jari. Sistem akan memeriksa wajah dan mata manusia. Jika wajah Anda cocok dengan data di dalam sistem, Anda berhasil mengisi daftar hadir, begitu juga sebaliknya.
3. Password
Setiap karyawan akan memiliki kata sandi (password) masing-masing. Ini dapat berupa angka, huruf, atau kombinasi keduanya. Untuk mencatat kehadiran, Anda hanya memasukkan password ke dalam mesin. Sistem password terlihat sederhana, tetapi dapat dimanipulasi dengan mudah.
4. Web dan/atau aplikasi
Setiap karyawan harus memiliki akses ke situs web untuk mencatat kehadiran mereka. Mereka harus membuka situs, memasukkan nama dan password, lalu memencet tombol kehadiran, yang memuat waktu hadir dan pulang. Biasanya, penyedia layanan pencatatan kehadiran digital memiliki versi web dan aplikasi, sehingga karyawan dapat mengisi presensi dari ponsel mereka. Namun, kelemahan sistem ini adalah memerlukan koneksi internet yang stabil, jika tidak maka pengisian Anda tidak terekam.
5. Kartu magnetik
Ini adalah sistem presensi paling simpel bagi karyawan, karena tim HR akan memberikan akses kartu–yang berisi nama karyawan–dan mereka bisa menggunakannya dengan menempelkan atau menggesekkan kartu ke mesin kehadiran. Mesin telah terintegrasi dengan sistem HR, sehingga tim HR dapat memantau kehadiran semua karyawan.
Next: Coretax: Definisi, Tujuan, dan Cara Membuat Akunnya
Saat ini, pencatatan kehadiran karyawan tersedia dalam bentuk perangkat lunak human resources information system (HRIS). Layanan ini tak hanya mengintegrasikan employee attendance dan payroll saja, juga administrasi karyawan, pengumuman perusahaan, employee self-service (pengaturan sif, cuti, reimbursement), dan manajemen data.
Bahkan tak sedikit layanan yang memungkinkan perusahaan melakukan kustomisasi aplikasi HRIS. Bagi Anda yang sedang mencari aplikasi HRIS, pilih layanan sesuai kebutuhan dengan customer care responsif.
