Tak sedikit perusahaan yang mengadopsi artificial intelligence (AI) ke dalam operasi bisnisnya. Tujuannya tak sekadar ingin meningkatkan proses kerja, juga mengoptimalkan produktivitas perusahaan. Misalnya, memperbaiki komunikasi internal, meningkatkan keamanan data, hingga mengambil keputusan berdasarkan pola atau tren pada database. Bagaimana peran AI di tempat kerja Anda?
Artificial Intelligence dan Pekerjaan
AI merupakan teknologi yang meniru interaksi dan kecerdasan manusia, seperti pengenalan suara, penalaran, pengambilan keputusan, dan identifikasi pola. Sistem AI menggunakan algoritma untuk memecahkan masalah rumit dan mengotomatisasi tugas sederhana atau berulang.
Di tempat kerja, teknologi AI digunakan oleh berbagai peran mengurangi human error hingga membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data. Bila digunakan dengan tepat, AI dapat menguntukan perusahaan, karyawan pun lebih bahagia, serta budaya kerja terbangun lebih produktif dan engaged.
Dalam praktiknya, inisiatif berbasis AI terlihat dalam tiga area, yakni:
1. Otomatisasi
Ketika berbicara AI di tempat kerja, kita sering merujuk pada sistem yang mengotomatiskan berbagai proses yang bertujuan untuk memaksimalkan efisiensi. Misalnya, tugas sederhana dan/atau berulang akan mudah dilakukan oleh AI, seperti respons atau layanan pelanggan otomatis, smart assistant, entri data, proses penggajian, penjadwalan janji temu, perkiraan penjualan, pengawasan keamanan, hingga tahap-tahap dari proses rekrutmen.
2. Data
Perusahaan memiliki kemampuan untuk mengumpulkan sejumlah besar data, tetapi terkadang mereka kurang memanfaatkannya dengan baik. Dengan AI, perusahaan dapat mengumpulkan, memproses, hingga menganalisis data yang memperlihatkan matriks historis. Dengan demikian, mereka dapat membuat keputusan yang lebih baik.
3. Komunikasi dan kolaborasi
Implementasi teknologi AI dapat mendukung sisi sosial karyawan, seperti komunikasi dan kolaborasi. Misalnya, platform produktivitas yang dapat memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi setim atau antar tim.
Next: Pahami Cuti Tidak Dibayar agar HR Tak Salah Hitung Gaji
3 Contoh Penggunaan AI di Tempat Kerja
Ada beragam alat berteknologi artificial intelligence yang dapat menunjang kinerja karyawan, seperti penggunaan chatbot, office sensor, dan HRIS. Berikut ini penjelasannya:
1) Chatbot
Ini adalah alat yang memproses bahasa alami untuk berkomunikasi dengan orang-orang, yang biasanya melalui teks. Chatbot sering ditemukan oleh situs web atau saluran layanan pelanggan untuk menjawab pertanyaan dan menyelesaikan masalah umum.
Perusahaan juga dapat menggunakannya untuk pelacakan pesanan, perolehan prospek, dan upaya pemasaran lainnya. Ketika perusahaan menggunakan alat AI ini, mereka membebaskan waktu bagi karyawan yang bertugas dalam layanan pelanggan untuk menangani masalah dan pekerjaan lebih besar dan/atau lebih rumit.
Chatbot bukan untuk menggantikan tenaga kerja manusia, melainkan membebaskan mereka melakukan tugas lebih dinamis dan menghasilkan pendapatan (seperti penjualan), tanpa mengorbankan pengalaman pelanggan dalam prosesnya. Penerapan AI tidak hanya meningkatkan efisiensi, juga meningkatkan pengalaman pengguna secara signifikan, sehingga integrasi AI berjalan lancar di tempat kerja.
Contohnya, Ossie, asisten virtual AI dari OfficeSpace Software, yang dirancang untuk memberikan bantuan 24/7 guna menemukan informasi penting mengenai produk dan layanan OfficeSpace, sehingga karyawan dapat fokus pada pekerjaan yang paling penting. Dari pertanyaan sederhana seperti, “Bagaimana cara memesan meja?” hingga pertanyaan lebih rumit, “Bagaimana cara memilih beberapa karyawan untuk dipindahkan saat membuat denah lantai?” dilengkapi untuk memberikan respons yang akurat dan cepat.
2) Office sensor
Sensor internet of things (IoT) semakin umum digunakan oleh perusahaan, terutama mereka yang masih menerapkan model kerja hibrida. Ini ialah perangkat fisik yang mengumpulkan data tentang penggunaan dan/atau lingkungan di sekitarnya. Meskipun perangkat ini secara teknis tidak tergolong AI, tetapi mengandalkan teknologi AI untuk memproses dan menganalisis data yang dikumpulkannya.
Di tempat kerja, sensor sering kali berbentuk occupancy sensor yang melacak keberadaan karyawan di meja, ruang rapat, ruang terbuka, atau pantry secara real time.
Bila sensor ini dipasangkan dengan fitur analisis, perangkat lunak manajemen ruang, atau sistem AI lainnya, mereka dapat meningkatkan kinerja manajemen, seperti membantu perencanaan ruang, memastikan karyawan mengikuti SOP, melaporkan fasilitas yang perlu dibenahi, bahkan menyediakan matriks perkiraan tempat kerja yang lebih baik di masa mendatang.
Next: Ketahui Jenis Cuti Kerja Bagi Karyawan Baru
3) HRIS
AI dalam human resource information systems (HRIS) mengubah pengelolaan aktivitas karyawan oleh perusahaan menjadi lebih mudah.
Sistem ini mengotomatiskan tugas-tugas rutin, seperti mencatat kehadiran karyawan, memproses gaji dan tunjangan, mengajukan administrasi (cuti, izin sakit, hingga pembayaran kesehatan), menyimpan data karyawan, serta memprediksi kemungkinan karyawan resign dalam waktu dekat. AI memungkinkan tim HR untuk fokus pada tugas yang lebih strategis.
Selain manfaat, implementasi HRIS pun memiliki tantangan tersendiri, sebut saja pelatihan karyawan, pembaruan perangkat lunak, dan biaya yang dikeluarkan tidak sedikit.
Oleh karena itu, tim HR perlu memilih layanan HRIS yang sesuai kebutuhan perusahaan dan mengikuti regulasi pemerintah. Yang tak kalah penting, pilih penyedia layanan yang berorientasi terhadap klien.
