Mengingat pasar tenaga kerja terus berubah, maka perusahaan perlu beradaptasi agar Anda dan tim dapat merekrut dan mempertahankan individu terbaik guna mendorong pertumbuhan bisnis.
Tak lengkap membicarakan adaptasi tanpa menciptakan pengalaman rekrutmen positif bagi kandidat. Memberikan pengalaman positif tak sekadar harus relevan dengan mereka, juga mengetahui kondisi terkini tentang dunia kerja secara global. Oleh karena itu, perusahaan–melalui tim HR–harus berfokus dalam pencarian kandidat dengan memahami elemen proses rekrutmennya.
Memahami Pasar Kerja yang Kian Berkembang
Ya, pasar kerja terus berkembang seiring dengan kemunculan Gen Z yang telah masuk di lingkungan kerja. Pascapandemi, lanskap rekrutmen ramai dengan great resignation, quiet quitting, hingga office frogging yang membuat perusahaan membuka lowongan pekerjaan (loker).
Di antara proses rekrutmen tersebut ada yang melakukan “tambal sulam” posisi, karena karyawan sebelumnya meninggalkan pekerjaannya. Ada pula perusahaan yang merekrut profesional karena bisnis mereka berkembang. Namun, perusahaan membutuhkan seseorang yang berdedikasi dan bersedia menginvestasikan bakatnya ke dalam sebuah organisasi.
Selain itu, pergeseran bekerja dari kantor ke dengan model kerja jarak jauh memengaruhi karyawan melihat peluang kariernya. Platform pekerjaan digital pun ikut mengubah cara kandidat melamar pekerjaan.
Dari kondisi di atas, perusahaan perlu menunjukkan kepada kandidat pekerjaan apa yang mereka harapkan. Anda dan tim juga dapat memberikan onboarding yang memenuhi harapan karyawan baru dan selaras dengan kebutuhan perusahaan.
Next: Perbedaan HRIS dan HRMS: Peran Keduanya Dalam Pengelolaan SDM
4 Elemen Proses Rekrutmen Untuk Merekrut Kandidat Terbaik
Proses rekrutmen telah bergeser dan berkembang jika dibandingkan dengan 10 atau 20 tahun lalu. Dulu, perusahaan bisa meminta kandidat untuk datang pada wawancara kerja. Saat ini, banyak perusahaan yang melakukan wawancara pertama maupun kedua secara daring.
Kalaupun wawancara kedua dilakukan di kantor, tetapi kandidat tidak bisa memenuhinya karena suatu halangan, ia akan menegosiasikan hal tersebut. Jika perusahaan tetap ingin melakukannya di kantor, maka kandidat terbaik akan memilih tempat lain, karena ia menganggap perusahaan tidak fleksibel.
Untuk merekrut kandidat berpotensi dan terbaik di bidangnya, Anda dan tim perlu memahami elemen berikut ini.
1. Proaktif dengan kandidat pasif
Dulu, perekrut dan hiring manager (manajer atau user) jarang mendekati kandidat, karena mengira mereka kurang tertarik pada perusahaan Anda. Kini, Anda harus lebih proaktif mendekati kandidat pasif atau orang yang tidak aktif mencari pekerjaan. Mengapa demikian?
Saat ini, perekrut berada di bawah tekanan yang lebih besar untuk menemukan kandidat terbaik. Upaya ini tidak bisa lagi hanya mengandalkan penyaringan lamaran melalui database dari applicant tracking system (ATS) atau unggahan loker di laman pencarian kerja, seperti LinkedIn atau Jobstreet.
Jadi, proaktif mendekati kandidat pasif menjadi elemen penting dalam proses rekrutmen. Di sini, Anda menghubungi kandidat potensi guna membangun kepercayaan di antara kedua belah pihak. Jika perusahaan membutuhkan seseorang seperti kandidat tersebut, Anda bisa menawarkan loker kepada mereka. Cara lain, Anda dapat menghubungi kandidat lama dalam database sekaligus menjalankan wawancara pertama.
2. Otomatisasi rekrutmen
Otomatisasi akan memengaruhi rekrutmen secara signifikan. Pemilik usaha kecil, manajer, dan direktur HR kewalahan dengan jumlah lamaran yang jauh lebih banyak, maka otomatisasi adalah cara menyederhanakan dan mempermudah proses rekrutmen.
Dengan otomatisasi, maka perusahaan:
- Hemat waktu: perekrut cukup menyiapkan respons email otomatis ketika lamaran diterima dan menjadwalkan wawancara pertama selama proses perekrutan, sehingga menghemat waktu Anda
- Tindak lanjut dengan kandidat: respons otomatis menjaga agar kandidat tetap tertarik jika proses rekrutmen memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan, ini juga memastikan tindak lanjut kandidat yang tepat sehingga mereka tidak hilang begitu saja
- Saring kandidat: atur filter ATS untuk memeriksa kata kunci pada CV, pengalaman kerja, keterampilan, lisensi atau sertifikasi yang diperlukan, dan terminologi industri, tetapi jika perusahaan belum memiliki ATS, lakukan pencarian serupa yang difilter menggunakan Microsoft Word
3. Employee referral
Tak sedikit perusahaan yang menjalankan program employee referral dalam proses rekrutmen. Ini ialah elemen rekrutmen untuk mendapatkan kandidat pada jalur cepat dari rekomendasi karyawan.
Informasikan program kepada seluruh karyawan ini dengan membagikan loker guna mempermudah mereka berbagi informasi ke orang terdekat yang memiliki kualifikasi berdasarkan loker, baik melalui email, pesan pendek, dan media sosial. Lalu, buat insentif kepada karyawan yang merekomendasikan individu sesuai kualifikasi dan ia berhasil menjadi karyawan. Insentif employee referral bisa berupa uang tunai, tambahan cuti, vocer belanja, atau hadiah lainnya.
Calon karyawan hasil employee referral sudah familiar dengan jam kerja, budaya perusahaan, peluang kenaikan jabatan, hingga paket kompensasi dan benefit bagi mereka. Bahkan karyawan jalur rekomendasi dapat meningkatkan employee engagement sehingga mendukung kesuksesan bisnis.
Namun, employee referral dapat menimbulkan bias dan mengutamakan pandangan seragam, sementara itu, suara karyawan bukan dari rekomendasi kerap diabaikan, sehingga kondisi ini menumpulkan inovasi. Untuk menghindari hal tersebut, tim HR perlu menerapkan tahapan yang sama dalam proses ini, seperti wawancara kerja, tes asesmen, serta background check.
4. Berinvestasi dalam onboarding karyawan baru
Elemen proses rekrutmen ini tak kalah penting, meski perusahaan telah menerima seseorang menjadi karyawan tetapi tahap rekrutmen masih berlangsung. Fase selanjutnya adalah onboarding karyawan baru, elemen yang sering kali diabaikan oleh perusahaan tetapi dapat mempertahankan mereka dalam jangka waktu lama.
Proses onboarding mengakibatkan produktivitas dan moral yang rendah, jika tidak berorientasi pada anggota baru dan berfokus pada visi dan misi perusahaan. Padahal dua minggu pertama bekerja yang terencana dapat memberikan kepercayaan diri kepada karyawan baru dan membantu mereka cepat beradaptasi.
Tim HR harus bekerja sama dengan manajer dari berbagai tim atau departemen untuk menciptakan proses onboarding yang terperinci menanamkan misi, nilai, dan budaya perusahaan, menjelaskan manfaat onboarding, menjadwalkan pertemuan dengan timnya, serta memberikan sesi pelatihan. Berinvestasi pada minggu pertama karyawan baru akan memberikan keuntungan selama bertahun-tahun yang akan datang.
Next: Perlindungan Data Pribadi: Panduan bagi HR dan Manajemen Perusahaan
3 Kesalahan Proses Rekrutmen yang Harus Dihindari oleh Tim HR
Dalam buku Talent: How to Identify Energizers, Creatives, and Winners Around the World dari Tyler Cowen dan Dan Gross, mereka menjelaskan bahwa terdapat pergeseran signifikan dalam proses rekrutmen dan seleksi. Era rekrutmen birokratis beserta wawancara telah berakhir, sekarang digantikan oleh perusahaan yang berfokus pada proses rekrutmen yang efisien, strategis, dan terarah.
1. Terlalu banyak wawancara dan pewawancara
Jika perusahaan Anda masih mengadakan wawancara kerja dengan melibatkan empat atau lima pewawancara, tolong dipertimbangkan lagi. Ini termasuk proses rekrutmen birokratis yang lambat, mahal, serta memiliki pengembalian investasi rendah. Selain itu, proses wawancara yang lama membuat kandidat berkualitas merasa tidak tertarik dan terasing. Anda dapat melakukan wawancara pertama dan wawancara kedua bersama manajer.
2. Kurang transparan
Kandidat mengharapkan komunikasi terbuka sepanjang proses rekrutmen. Mereka merasa frustrasi jika calon pemberi kerja tidak berbagi informasi tentang apa yang terjadi, status mereka, dan siapa yang mengambil keputusan. Jadi, perekrut dan manajer harus bersikap transparan tentang nama dan peran pewawancara, langkah proses rekrutmen, serta waktu yang dibutuhkan oleh pelamar untuk mengetahui status mereka.
3. Anggota tim yang menghambat
Jika ada anggota atau staf yang memperlambat atau menghambat proses rekrutmen, maka alihkan tugas ini kepada mereka yang memiliki rekam jejak merekrut, mempekerjakan, dan melakukan onboarding karyawan baru yang efektif.
Pertimbangkan karyawan dalam tim Anda yang paling banyak menolak kandidat. Jika penolakan tersebut tanpa alasan jelas, maka libatkan mereka dalam kapasitas sebagai pemberi masukan, bukan sebagai perekrut. Langkah ini untuk menghindari kesalahan maupun membuang waktu dalam penyaringan kandidat.
Ibarat sebuah keluarga, perusahaan adalah orang tua yang menyambut anggota baru dengan sukacita. Pertimbangkan elemen di atas agar anggota baru menjadi individu yang berkembang dan bertumbuh bagi diri mereka serta perusahaan. Memberikan pengalaman rekrutmen positif sekaligus mengumpulkan orang-orang dengan tujuan sama dapat meningkatkan performa perusahaan secara keseluruhan.
Bila langkah tersebut dilakukan secara konsisten, maka Anda dan tim akan membangun proses rekrutmen efektif dan efisien yang mendatangkan kandidat terbaik kepada perusahaan.
Untuk mengelola pendataan karyawan baru, tim HR perlu menggunakan HRIS agar prosesnya berjalan efektif dan efisien. Pilih HRIS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan jadwalkan uji coba di laman ini.
