Menjalankan proses rekrutmen yang efektif seperti menentukan keberlangsungan perusahaan. Pasalnya, tenaga kerja terpilih dalam proses tersebut akan mendorong tujuan sekaligus kinerja perusahaan.
Namun, proses untuk menarik, menyaring, merekrut, dan mempertahankan individu terbaik bukanlah pekerjaan yang mudah. Departemen atau tim HR kerap kali menemukan tantangan dalam rekrutmen sehingga menyebabkan proses berjalan lambat. Di sinilah, tim HR perlu menjalankan proses rekrutmen yang efektif.
Ruang Lingkup Proses Rekrutmen
Bagi tim HR, proses rekrutmen bukan lagi sekadar aktivitas administratif untuk mengisi posisi yang kosong. Proses rekrutmen merupakan rangkaian mencari, menarik, menemukan, dan mempekerjakan kandidat yang memenuhi syarat untuk mengisi posisi jabatan tertentu di dalam perusahaan.
Proses ini dimulai sejak perusahaan membutuhkan posisi baru, mengidentifikasi kualifikasi tenaga kerja, sampai akhirnya kandidat menandatangani kontrak kerja. Bagaimana dengan efektivitasnya?
Proses rekrutmen dikatakan efektif bila perusahaan mendapatkan individu berkualitas tinggi atau sesuai kebutuhan dengan alokasi waktu dan biaya yang seefisien mungkin, tanpa mengorbankan pengalaman kandidat selama proses berlangsung.
Proses rekrutmen tak hanya bertujuan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja jangka panjang, juga menyelaraskan jumlah dan keterampilan karyawan searah pertumbuhan perusahaan. Seiring dengan strategis bisnis yang berjalan, tim HR akan:
- Memastikan kandidat yang diterima tidak hanya mampu bekerja secara teknis, juga memiliki nilai yang sejalan dengan budaya perusahaan
- Mengurangi potensi kerugian finansial dan penurunan moral tim akibat mempekerjakan karyawan yang tidak kompeten
- Memperkenalkan perusahaan kepada publik luar sebagai tempat kerja yang profesional, adil, dan inklusif
Next: Cara Tingkatkan Employee Engagement agar Perusahaan Lebih Produktif
Perhatikan 4 Hal Ini Untuk Menjalankan Proses Rekrutmen yang Efektif
Menjalankan proses rekrutmen yang efektif membutuhkan kehati-hatian agar akurat dan objektif. Ini berhubungan dengan pemilihan individu yang tepat, baik dari sisi kualifikasi, kesesuaian dengan budaya, dan jangka panjang. Oleh sebab itu, tim HR perlu memperhatikan hal ini:
1. Candidate experience
Candidate experience atau pengalaman kandidat adalah cerminan budaya perusahaan. Bagaimana Anda memperlakukan mereka ini dimulai sejak kandidat mengirimkan aplikasi hingga tahap onboarding karyawan baru.
Komunikasi yang lambat, tidak ada kabar penolakan (ghosting), atau sesi wawancara yang berbelit-belit akan merusak citra perusahaan. Candidate experience yang buruk membuat individu berpotensi enggan melamar pekerjaan. Bukan tidak mungkin, mereka akan menceritakan pengalaman tersebut ke media sosial sehingga semakin banyak orang yang mengetahui cara perusahaan memperlakukan kandidat.
2. Unconscious bias
Bias bawah sadar sering mendistorsi penilaian tim HR kepada kandidat. Misalnya, Anda menyukai kandidat karena kesamaan latar belakang universitas, jurusan pendidikan, atau hobi.
Jika perusahaan mempekerjakan orang-orang yang memiliki kesamaan, maka hal itu akan menghambat keragaman. Tak hanya latar belakang pendidikan, juga pola pikir sehingga menghambat inovasi. Untuk menghindari hal ini tim HR wajib menerapkan metode penilaian berbasis kompetensi.
3. Efisiensi waktu dan biaya
Proses rekrutmen yang terlalu lama berisiko membuat kandidat terbaik “lari” ke perusahaan lain yang bergerak lebih cepat. Jadi, tim HR perlu memanfaatkan teknologi automasi untuk memangkas proses manual yang membuang waktu.
4. Compliance
Tim HR harus memastikan bahwa syarat lowongan kerja mematuhi regulasi ketenagakerjaan. Begitu pula dengan wawancara kerja dan skill test yang bebas dari diskriminasi berbasis gender, usia, suku, agama, ras, dan antargolongan.
Next:
7 Tahap Proses Rekrutmen yang Efektif agar Berjalan Optimal
Tim HR wajib memastikan sekaligus menjalankan proses rekrutmen yang efektif dan optimal, sehingga perusahaan memperoleh individu yang sesuai dengan kualifikasi bisnis. Berikut ini tahapan rekrutmen yang perlu Anda terapkan:
1. Analisis kebutuhan karyawan dan job description
Jangan terburu-buru membuka lowongan tanpa perencanaan. Tim HR harus duduk bersama dengan line manager (hiring manager atau user) untuk menganalisis tugas apa saja yang akan dikerjakan dan keterampilan apa yang dibutuhkan oleh bisnis. Setelah itu, manajer dan HR membuat job description yang jelas, realistis, dan menarik yang mencakup tanggung jawab, ekspektasi kinerja, serta kompensasi atau keuntungan yang ditawarkan.
2. Strategi menjaring kandidat
Anda dan tim dapat memanfaatkan berbagai saluran rekrutmen untuk menyebarkan informasi lowongan kerja. Selain mengandalkan laman karier di website perusahaan, tim HR juga perlu mengoptimalkan laman pencarian kerja, seperti LinkedIn dan Jobstreet. Gunakan pula employee referral dan talent pool dari kandidat yang pernah melamar sebelumnya.
3. Penyaringan CV
Ketika ratusan CV telah masuk ke database perusahaan, maka lakukanlah penyaringan secara ketat dan adil. Anda dan tim dapat menggunakan applicant tracking system (ATS) untuk menyaring kata kunci yang relevan. Namun, pastikan parameter ATS tidak terlalu kaku agar kandidat berpotensi di masa depan tidak tereliminasi secara otomatis.
4. Skill test
Mengandalkan CV dan wawancara kerja saja tidak cukup. Untuk membuktikan keterampilan kandidat, tim dapat memberikannya skill test yang relevan dengan peran. Tes ini bisa berupa tes keterampilan teknis coding (untuk IT), tes menulis (untuk penulis konten pemasaran), atau tes keterampilan nonteknis seperti situational judgment test. Langkah ini sangat efektif untuk mendapatkan kandidat yang berkompeten di bidangnya.
5. Behavioral interview
Lakukan behavioral interview untuk mengajukan pertanyaan kepada kandidat. Dengan metode wawancara ini, Anda dan manajer dapat menggali bagaimana kandidat menyelesaikan masalah di masa lalu untuk memprediksi kinerja mereka di masa depan, sehingga langkah ini bisa dijadikan untuk menilai kecocokan dengan tim.
6. Background check
Sebelum memberikan keputusan final, tim HR wajib melakukan background check. Caranya, verifikasi terhadap riwayat kerja, latar belakang pendidikan, rekam jejak digital, dan performa masa lalu kandidat dengan menghubungi manajer atau HR di perusahaan mereka terdahulu. Langkah ini penting untuk memvalidasi kejujuran kandidat.
7. Job offer
Setelah langkah di atas dilakukan, tim HR segera mempersiapkan offering letter yang berisi rincian gaji, tunjangan, hak cuti, dan tanggal mulai bekerja. Berikan waktu kepada kandidat, jika ia ingin menegosiasikan isi dalam offering letter.
8. Onboarding karyawan baru
Setelah kandidat menerima penawaran tersebut, siapkan proses onboarding yang sesuai budaya perusahaan agar karyawan baru dapat beradaptasi dengan cepat dan merasa diterima sejak hari pertama.
Di sini, Anda dan tim juga harus mempersiapkan kontrak kerja, alat kerja, dan akun email karyawan baru. Ya, jangan mengabaikan pembuatan akun email karyawan, karena dari akun tersebut, ia akan memiliki akses kepada HRIS.
Di HRIS, karyawan tak hanya melakukan presensi, juga mengisi data secara mandiri hingga mengajukan cuti atau reimbursement di masa mendatang. Untuk mempermudah anggota baru memahami fitur HRIS, pilih sistem yang user friendly dan sesuai kebutuhan perusahaan.
Dengan membangun fondasi rekrutmen yang terstruktur, tepercaya, dan bebas dari bias, tim HR dapat menyumbangkan kontribusi bagi kesuksesan finansial dan keharmonisan budaya perusahaan secara berkelanjutan.
