Bukan hal baru jika perusahaan memantau produktivitas karyawan. Ini adalah tanggung jawab setiap bisnis, karena berperan penting untuk memastikan tujuan perusahaan dijalankan oleh sumber daya sesuai tenggat waktu. Namun, perlu diingat bahwa pemantauan kerja yang berlebihan menurunkan produktivitas dan kepuasan kerja berdasarkan laporan lebih dari 60% karyawan.
Bahkan pemantauan tersebut juga dapat menciptakan ketidakpercayaan di lingkungan kerja serta penurunan motivasi kerja. Untuk meminimalkan kondisi tersebut, perusahaan perlu cara pemantauan yang menguntungkan bagi organisasi maupun karyawan.
Memahami Produktivitas Karyawan
Produktivitas karyawan merupakan indikator yang mengukur hasil pekerjaan berkaitan dengan waktu, upaya, dan sumber daya serta seberapa efisien dan efektif kontribusi karyawan atau tim untuk mencapai tujuan perusahaan.
Jika karyawan produktif, mampu bekerja lebih cepat dan efisien, maka perusahaan menghasilkan penghematan biaya. Kondisi tersebut akan berpengaruh terhadap kenaikan profitabilitas. Meski demikian, produktivitas mereka membutuhkan dukungan perusahaan, terutama untuk mengotomatiskan tugas administratif yang berulang.
Dalam beberapa tahun terakhir, perusahaan telah menerapkan alur kerja yang didukung oleh teknologi untuk mengatasi kondisi tersebut. Ini bertujuan agar karyawan berfokus pada pekerjaan yang lebih strategis dan memerlukan banyak input kognitif, walaupun terdapat faktor yang berpengaruh terhadap produktivitas yang perlu diwaspadai oleh tim HR. Berikut ini faktor yang memengaruhinya:
1) Pengelolaan waktu
Alur kerja rumit dan prosedur tidak jelas dapat memperlambat produktivitas karyawan, padahal pengelolaan waktu efektif sangat diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
2) Keterampilan karyawan
Karyawan terampil dan mahir cenderung melaksanakan tugas lebih cepat dibanding yang tidak memilikinya. Ini berhubungan dengan tanggung jawab yang diberikan oleh atasan kepada anggota tim jelas dan sesuai ekspektasi.
3) Kepemimpinan
Perilaku pemimpin dan praktik manajemen berdampak besar pada produktivitas karyawan. Kepemimpinan yang baik cenderung memotivasi kinerja karyawan, hal ini berlaku juga sebaliknya.
4) Komunikasi
Ketersediaan dan kejelasan saluran komunikasi akan mendukung kerja tim. Jika komunikasi efektif berhasil dijalankan oleh perusahaan, maka karyawan akan menerima arahan dan umpan balik konstruktif sehingga menunjang produktivitas kerja mereka.
5) Lingkungan kerja
Tata letak ruang kerja yang nyaman, budaya perusahaan yang menciptakan lingkungan positif, hingga ketersediaan alat dan sumber daya yang dibutuhkan oleh karyawan untuk menyelesaikan tugas dapat mengoptimalkan produktivitas mereka.
6) Teknologi dan alat
Penggunaan teknologi dan alat yang tepat dapat meningkatkan efisiensi. Sebaliknya, cara atau alat yang tidak relevan menyebabkan penundaan pekerjaan.
7) Kompensasi dan benefit
Karyawan yang produktif dapat kehilangan motivasi, jika perusahaan tidak memberikan kompensasi dan benefit sesuai usaha mereka.
Next: 2 Tipe Sistem Pencatatan Kehadiran: Manual dan Digital
7 Langkah Memantau Produktivitas Karyawan
Sebagai HR, Anda dan tim sudah tak asing lagi dengan pemantauan produktivitas karyawan. Pengetahuan ini dapat Anda bagikan kepada manajer untuk mengecek kinerja anggota tim mereka. Jika ada penurunan kinerja, manajer dan tim HR dapat berdiskusi untuk mengatasi hal tersebut.
1. Tetapkan target
Langkah pertama adalah menetapkan target bagi anggota tim untuk memantau progres kerja mereka. Anda dapat menetapkan target harian, mingguan, bulanan, atau triwulanan. Jika target tidak tercapai tepat waktu, Anda bisa mengambil tindakan korektif dan memastikan proses kerja berjalan lancar.
2. Saluran komunikasi
Jika organisasi memiliki saluran komunikasi yang efektif, maka hal itu akan meningkatkan produktivitas karyawan, karena mereka dapat mengomunikasikan masalah dan isu dengan cara dan waktu yang tepat. Selain itu, hal ini juga membangun kepercayaan dan transparansi di antara rekan kerja sehingga membantu mereka untuk mencapai target yang ditetapkan oleh perusahaan.
3. Open door policy
Ini adalah istilah yang diciptakan oleh bapak manajemen modern Peter Drucker. Ia mengatakan bahwa, “Hal terpenting dalam komunikasi adalah mendengarkan apa yang tidak dikatakan. Open door policy ini merupakan contoh dari hal tersebut, di mana kebijakan memastikan karyawan merasa nyaman ketika menyuarakan kritik dan saran kepada perusahaan.
4. Sistem umpan balik
Cara lain untuk memantau produktivitas adalah menerapkan sistem umpan balik. Ini akan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan oleh karyawan sehingga mereka termotivasi untuk bekerja lebih giat. Menurut survei, 65% karyawan ingin atasan mereka memberi lebih banyak umpan balik dan 75% karyawan menganggap umpan balik sebagai komponen penting dari pembelajaran dan pengembangan yang membuat mereka produktif.
5. Learning and development
Kebijakan learning and development ialah cara efektif untuk memantau produktivitas, karena program tersebut membantu karyawan mengikuti perkembangan tren dan teknologi terkini di bidangnya serta membekali mereka dengan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Pada akhirnya, tenaga kerja yang produktif dapat memaksimalkan laba.
Next: Mengenal 6 Komponen Gaji dan Kebijakan Pengupahan
6. Reward and recognition
Sistem reward and recognition yang dijalankan oleh perusahaan dapat memotivasi karyawan untuk mencapai target secara optimal. Ini juga akan membuat karyawan merasa dihargai dan diapresiasi kerja keras mereka.
7. Performance management
Penerapan sistem performance management yang baik akan membantu perusahaan untuk melacak kinerja karyawan, termasuk menyarankannya area yang perlu mereka perbaiki. Dengan demikian, mereka bisa meningkatkan performa kerja yang menunjang produktivitas perusahaan.
Pemantauan menggunakan sistem ini dapat dimulai dari kehadiran karyawan. Saat ini, proses pemantauan dapat terlihat dari HRIS, yang memudahkan manajer melihat anggota tim yang kerap datang terlambat maupun tepat waktu, sehingga Anda dapat menindaklanjuti kondisi tersebut untuk meningkatkan kehadiran mereka.
