Untuk memudahkan tim payroll mengelola penggajian, perusahaan perlu sistem dalam evaluasi kehadiran karyawan. Tak hanya itu, sistem kehadiran juga dapat mengidentifikasi produktivitas sekaligus menilai kedisiplinan karyawan.
Pada umumnya, data evaluasi kehadiran dikumpulkan oleh tim HR dan payroll melalui human resources information system (HRIS), baik yang berupa aplikasi, fingerprint, kartu magnetik, maupun face recognition. Meski demikian, ada celah dalam sistem yang memungkinkan karyawan bertindak curang atau jaringan internet tidak stabil yang mengakibatkan kegagalan dalam pencatatan. Bagaimana solusinya?
4 Metode Evaluasi Kehadiran Karyawan
Berapa metode evaluasi kehadiran yang dibutuhkan oleh tim HR dan payroll? Sebenarnya cukup satu data yang bersumber dari HRIS, terlebih jika perusahaan memanfaatkan fitur di sistem tersebut secara menyeluruh. Namun, tim HR juga perlu ekspor data dari laporan presensi karyawan sebagai alat verifikasi.
1. Performance review
Jika alat presensi Anda masih manual dan tidak mengakomodasi karyawan yang langsung bekerja di lapangan–mereka izin melalui tim HR atau manajer mengenai jam kerja–lalu tim akan mencatatnya. Di akhir bulan, tim HR menarik data kehadiran karyawan untuk diberikan kepada manajer guna menganalisis kinerja anggota timnya dalam performance review. Data tersebut juga diberikan kepada tim payroll untuk menghitung gaji.
2) Pemeriksaan silang
Bila alat presensi di kantor dan karyawan harus bertugas ke lapangan, biasanya ia tak akan datang ke kantor melainkan langsung ke lokasi kerja tujuan. Ia hanya perlu memberitahu manajer dan tim HR. Untuk memastikan kehadirannya, manajer akan melakukan cross check (pemeriksaan silang) kepada rekan kerja yang ada di lokasi yang sama dengan karyawan. Jika terjadi pelanggaran, manajer dapat menegur atau memberikan saksi kepada yang bersangkutan.
3) Evaluasi personal
Metode lain adalah memberikan kepercayaan kepada karyawan untuk mengevaluasi diri sendiri, sehingga jika ada perbedaan pendapat dari data kehadiran, karyawan dan manajer dapat berkomunikasi dan menemukan solusinya.
4) Umpan balik
Sage Publishing menemukan bahwa karyawan yang menerima umpan balik positif enam kali lebih banyak akan mempunyai kinerja tinggi dibanding yang tidak menerima. Oleh karena itu, manajer perlu memberikan komentar positif tetapi spesifik, seperti kinerja yang harus diperbaiki dan keterampilan yang menjadi kekuatan karyawan, sehingga Anda tak menimbulkan kesalahpahaman dan mereka pun memahami langkah untuk meningkatkan kinerja.
Selanjutnya: Pahami 8 Aplikasi Untuk Mempermudah Tugas Tim HR
4 Kriteria Kehadiran Tepat Waktu
Karyawan yang datang terlambat dapat menurunkan produktivitas atau menghambat kinerja tim. Apa kriteria terlambat atau tepat waktu?
Setiap perusahaan memiliki kebijakan dalam menetapkan jam kerja, sehingga mereka memiliki kriteria berbeda untuk waktu datang dan pulang. Misalnya, perusahaan A mengharuskan karyawan masuk pukul 09.00, jika ada yang datang 09.01 berarti ia terlambat, tetapi ada perusahaan B yang menetapkan waktu kedatangan pukul 09.00 tetapi karyawan bisa datang pukul 09.30 dan tidak ada sanksi bagi mereka yang datang terlambat.
Namun, pembuatan kriteria ini dapat membantu tim HR untuk menilai kehadiran karyawan, siapa saja yang datang tepat waktu atau terlambat.
1. Luar biasa
- Datang ke kantor atau lapangan lebih awal dari karyawan lain
- Hadir di rapat internal dan eksternal tepat waktu
- Menggunakan waktu istirahat tepat waktu
- Menyelesaikan pekerjaan dengan tepat sebelum tenggat waktu
- Menjadi contoh bagi karyawan lain
2. Sesuai kriteria
- Hadir ke tempat kerja tepat waktu
- Hadir rapat internal dan eksternal tepat waktu
- Menggunakan waktu istirahat dengan baik
3. Perlu perbaikan
- Terkadang datang tepat waktu, tetapi kerap datang terlambat dalam segala hal
- Menggunakan jam istirahat melebihi ketentuan
- Jika datang tepat waktu, ia tidak menyelesaikan pekerjaan
4. Tidak sesuai kriteria
- Selalu datang terlambat
- Tidak pernah mengikuti jadwal kerja dalam hal apa pun
- Tak memberitahu atasan ketika datang terlambat
- Sering mengambil cuti atau izin sakit
Jika karyawan atau manajer kerap datang terlambat sehingga memperlambat kinerja tim–padahal jenis pekerjaan mengharuskan bergerak cepat, maka tim HR perlu membangun dialog dengan yang bersangkutan agar memperbaiki time management sehingga perilakunya tidak mengganggu operasi bisnis.
Selanjutnya: Cara Menghitung THR Karyawan: Rumus dan Otomatisasi Sistem
5 Tantangan Mengelola Kehadiran Karyawan
Sekilas evaluasi kehadiran karyawan itu mudah, karena hanya menarik data dari database, tetapi kenyataannya tidak demikian. Idealnya, perusahaan memiliki attendance management guna mengelola waktu kerja karyawan, tetapi terdapat berbagai tantangan yang mengiringinya.
1. Kedatangan lebih awal
Ya, ini adalah tantangan yang dihadapi oleh perusahaan. Datang ke lokasi kerja lebih awal bukan soal dedikasi atau loyalitas, tetapi perusahaan perlu mengakomodasi karyawan yang datang ke kantor sebelum jam kerja dan mereka sudah menangani pelanggan.
Sebagai ilustrasi, karyawan menangani pelanggan pertama pukul 08.00–jam kerja 09.00 hingga 18.00–lalu berlanjut ke pelanggan berikutnya. Dalam melihat hal ini, perusahaan perlu mempertimbangkan jam kerja agar mereka tidak overwork. Misalnya, jika ia sudah menangani pelanggan pada pukul 08.00, maka ia bisa pulang pukul 17.00.
2. Pulang lebih awal
Bila perusahaan fleksibel tentang jam kerja, maka tak salah jika karyawan pulang lebih awal pada Jumat sore. Jika jam kerja terpaku pada 09.00–18.00, maka tim HR perlu menerapkan disiplin tentang hal ini, kecuali untuk kondisi tertentu.
3. Istirahat berlebihan
Pada umumnya, kita bekerja selama delapan jam dan istirahat satu jam. Istirahat bukan hanya terhitung saat makan siang, tetapi karyawan sering istirahat untuk melakukan hal lain (merokok atau minum kopi) dan setiap istirahat membutuhkan waktu lebih dari 15 menit, sehingga kondisi itu mengganggu operasional. Jika ada karyawan lain yang bersedia menangani pekerjaan rekan kerjanya tak masalah, tetapi bila tidak ada akan membuat situasi lebih parah.
4. Tidak hadir
Tim HR dan manajer perlu memahami tantangan ini, yakni ketika karyawan tidak hadir karena ia sakit, harus mengantar keluarga yang sakit, atau memiliki keadaan darurat di keluarganya. Sebenarnya, tidak perlu ragu untuk memberi mereka cuti untuk situasi seperti itu, tetapi Anda perlu mengisi kekosongan yang ditinggalkan oleh ketidakhadiran karyawan tersebut.
Namun, Anda juga harus memperhatikan berapa hari mereka mendadak cuti atau izin sakit dan pada hari apa saja mereka melakukannya. Ini bisa terjadi karena karyawan overwork, sementara tidak mendapatkan uang lembur, sehingga Anda harus menilai kembali jenis tugas dan alur kerja yang efektif untuk mengurangi ketidakhadiran mereka.
5. Tidak ada perbaikan setelah peringatan
Jika Anda telah menegur karyawan yang sering datang terlambat, berikan ia peringatan atau teguran karena perilakunya menghambat kinerja tim. Namun, ia layak diberikan kesempatan untuk memperbaiki sikap dan lihat perubahannya dalam beberapa minggu. Namun, kesempatan tak selalu mengarah kepada perubahan atau dengan kata lain, karyawan masih datang terlambat, sehingga Anda perlu bantuan tim HR guna mengatasi masalah tersebut.
Evaluasi kehadiran karyawan bukanlah tugas mudah, tetapi tim HR dan manajer bisa mempermudah dengan memiliki sistem yang memadai dan sesuai kebutuhan perusahaan. Salah satunya memanfaatkan fitur HRIS guna mempermudah pelacakan kehadiran.
