Bila perusahaan Anda sedang beralih ke otomatisasi sistem HR, maka pertimbangkan untuk memilih penyedia layanan yang terpercaya sekaligus melakukan HRIS checklist.
Pasalnya, departemen atau tim HR bertanggung jawab atas tugas administrasi yang meliputi pengumpulan, penyimpanan, pengambilan, hingga pengelolaan data karyawan secara digital. Upaya tersebut tidaklah mudah bagi perusahaan yang sebelumnya memiliki sistem HR manual, tetapi perusahaan akan memetik hasilnya karena proses kerja menjadi lebih efektif dan efisien. Siapa yang tak ingin memproses dan melacak lebih banyak data dengan cepat?
Alasan Perusahaan Perlu Menggunakan HRIS
Sebelum melakukan HRIS checklist, Anda harus memahami alasan perusahaan perlu menggunakan human resources information system (HRIS).
HRIS adalah sistem perangkat lunak yang menyederhanakan pengelolaan proses dan data HR. Sistem ini mengintegrasikan dan mengkonsolidasikan berbagai fungsi seperti catatan kehadiran karyawan, cuti, penggajian, dan tunjangan pada satu tempat.
Mengapa perusahaan perlu menggunakan sistem ini? Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu:
- Jumlah karyawan meningkat karena peningkatan bisnis
- Menangani urusan administrasi dalam satu platform
- Mendukung upaya kepatuhan melalui penyajian laporan
- Mengaudit data karyawan (karyawan baru dan resign) dengan cepat
- Mendapatkan gambaran menyeluruh tentang data karyawan
- Memantau kehadiran karyawan yang diselaraskan dengan kinerja mereka
- Memberikan pengalaman karyawan dalam pengumpulan data pribadi
Perusahaan yang berinvestasi dalam HRIS dapat menghemat waktu untuk menyelesaikan tugas administratif, sehingga tak salah penghitungan yang mengarah kepada tuntutan hukum atau reputasi negatif.
Next: Proses Rekrutmen adalah Kunci Pertumbuhan Bisnis, Inilah Panduannya
12 HRIS Checklist Sebelum Menggunakan Sistem
Mengingat pengadaan HRIS memerlukan dana, maka tim HR wajib memiliki daftar persyaratan sesuai kebutuhan perusahaan. Ada dua hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan HRIS, yakni teknis dan nonteknis. Berikut penjelasannya:
Pertimbangan teknis
1. Manajemen data pribadi
Mengingat HRIS akan menyimpan data pribadi karyawan, maka pastikan sistem memiliki fitur yang memuat informasi pribadi, riwayat peran, catatan tambahan, hingga pelacakan jumlah karyawan.
2. Manajemen penggajian
Pastikan HRIS memiliki manajemen penggajian atau payroll telah sesuai dengan penghitungan perusahaan dan regulasi pemerintah. Mulai dari kehadiran karyawan, tunjangan tetap, lembur, bonus atau insentif, BPJS, PPH 21, potongan otomatis, pembayaran reimbursement, hingga pemberian slip gaji.
3. Manajemen kehadiran
HRIS harus memiliki fitur kehadiran. Tak hanya catatan kehadiran karyawan–baik WFO, WFH, atau sistem sif–tetapi juga jumlah jam lembur, ketersediaan dan pengajuan cuti berbayar maupun tak berbayar, izin sakit, kalender hari libur. Ini juga termasuk sistem fungsionalitas pelacakan kehadiran dan penjadwalan atau persetujuan cuti dari atasan.
4. Learning and development
Jika perusahaan ingin menjalankan program learning and development (L&D) dan memantaunya dalam satu platform, maka pastikan HRIS mempunyai fitur yang mencatat keterampilan dan pengembangan karyawan, karena Anda akan menggunakan data tersebut untuk merencanakan suksesi peran.
Next: Perlindungan Data Pribadi: Panduan bagi HR dan Manajemen Perusahaan
5. Rekrutmen dan onboarding
Bagi perusahaan yang ingin meningkatkan proses rekrutmen dan onboarding karyawan baru, maka Anda perlu mencari HRIS dengan fitur tersebut. Di dalamnya terdapat penerimaan dan penyaringan aplikasi kandidat, pengiriman undangan wawancara kerja, offering letter, hingga hasilnya.
Selain itu, HRIS checklist juga memastikan fitur onboarding yang mempersiapkan karyawan memasuki lingkungan baru, pengiriman dan penerimaan dokumen pribadi, pengenalan perusahaan dan anggota timnya, dan mereka memiliki akses ke HRIS dalam kategori karyawan.
6. Kepatuhan
Cara kerja HRIS harus mematuhi peraturan pemerintah yang merujuk terhadap ketenagakerjaan, pajak penghasilan, serta keamanan data.
Jadi, Anda perlu mengecek apakah vendor HRIS telah mematuhi peraturan tersebut atau belum. Sistem juga harus mampu memblokir peretas tetapi dan memastikan setiap pengguna memiliki izin untuk melihat atau mengubah informasi yang berhak mereka akses.
Pertimbangan nonteknis
1. Impor dan ekspor data
Pertimbangan nonteknis dimulai dari kemampuan sistem untuk mengimpor dan mengekspor data dari satu sistem ke sistem lain dengan cepat.
Hal ini memungkinkan Anda mengambil sebanyak mungkin data terkini dari sumber lain, prosesnya akan jauh lebih mudah daripada entri manual. Dengan perubahan teknologi dan karyawan yang terus-menerus, peralihan data ke HRIS tidak akan lama.
2. Kemampuan integrasi
Kemampuan integrasi HRIS yang mulus pada setiap proses HR akan menghemat waktu dan menghilangkan entri data ganda. Jadi, Anda dan tim harus memastikan integrasi data telah sinkron dan ditampilkan secara real-time.
Misalnya, Anda mengubah hari kerja pada sistem penggajian, maka perubahan akan secara otomatis diperbarui pada fitur yang relevan. Pertimbangkan pula bahwa HRIS pilihan perusahaan mampu mengakomodasi integrasi sistem baru di masa mendatang.
Next: Apa Itu ATS? Peran dalam Pemilihan Kandidat yang Akurat
3. Employee self-service (ESS)
Saat ini, HRIS menyediakan opsi ESS sehingga karyawan dapat memasukkan, meninjau, dan mengubah data pribadi mereka. Langkah ini dilakukan karena sebagian besar karyawan terbiasa dengan dunia digital, maka mereka dapat memberikan data mereka secara mandiri. Pastikan desain UI/UX jelas dan mudah digunakan.
4. Keamanan data
Mengingat data karyawan dan perusahaan adalah dokumen sensitif dan rahasia, maka pilih vendor HRIS yang memiliki keamanan data yang kuat. Upaya ini untuk memberikan perlindungan data dari ancaman internal dan eksternal.
5. Berbasis cloud
Komputasi awan atau software as a service (SaaS) ialah ialah jaringan server yang menyimpan data, menjalankan aplikasi, dan menyediakan layanan daring.
Sistem berbasis cloud ini memungkinkan perusahaan mengelola data tanpa membutuhkan ruang penyimpanan dan dapat diakses melalui ponsel. Dengan kata lain, HRIS menghemat biaya operasional dibandingkan dengan sistem on premise.
6. Layanan pelanggan responsif
Anda juga perlu mempertimbangkan vendor HRIS memiliki layanan pelanggan yang responsif. Jadi, saat sistem eror dan Anda membutuhkan bantuan, mereka bertindak cepat tanggap membantu penyelesaian kondisi tersebut.
Begitu pula jika perusahaan menginginkan customize fitur HRIS, mereka akan responsif memberikan saran terhadap kebutuhan perusahaan.
Dari HRIS checklist di atas, apakah Anda dan tim sudah menentukan pilihan? Jika ada beberapa pilihan, sebaiknya mintalah masa uji coba untuk mengetahui keselarasan kebutuhan perusahaan terhadap layanan HRIS.
Tentukan masa uji coba perusahaan Anda di laman ini. Gunakan kesempatan tersebut untuk mengevaluasi layanan pelanggan mereka. Selamat mencoba.
