Memilih HRIS sesuai dengan kebutuhan perusahaan merupakan langkah krusial untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan sumber daya. Keputusan tersebut memerlukan pertimbangan matang agar investasi yang dilakukan oleh perusahaan memberikan hasil optimal.
Pasalnya, dalam satu sistem akan berisi data karyawan, daftar hadir, durasi kerja, tunjangan kesehatan, hingga kebijakan perusahaan yang menyederhanakan alur kerja serta meningkatkan pengelolaan karyawan. Sebelum perusahaan membeli layanan HRIS, sebaiknya tim HR perlu mencari tahu apakah perusahaan benar-benar membutuhkan sistem ini atau tidak.
3 Kriteria Perusahaan Membutuhkan HRIS
Apakah semua perusahaan membutuhkan HRIS? Bagaimana dengan perusahaan yang hanya memiliki karyawan di bawah 50 orang? Jangan meremehkan perusahaan yang masih muda, karena apa pun skala perusahaan, Anda wajib membangun sistem HR dengan cara yang benar. Berikut ini kriteria perusahaan Anda memerlukan HRIS:
1) Karyawan semakin banyak
Mengelola data karyawan dan operasi HR lainnya dalam spreadsheet saat jumlah karyawan semakin banyak rentan terjadi kesalahan. Bahkan kesalahan dalam penyimpanan data dapat menyebabkan masalah privasi dan ketidakpuasan karyawan. Dalam kondisi tersebut, HRIS dapat mencegah semua masalah pengelolaan data. HRIS akan membantu tim HR mengumpulkan data karyawan secara efektif, sehingga Anda lebih mudah mencari dan menyimpannya.
2) Berbagai sistem untuk proses berbeda
Penggunaan sistem yang berbeda untuk menyelesaikan proses HR dapat membuat karyawan penat dan bosan. Solusinya adalah menggunakan HRIS yang terintegrasi agar tim HR dapat menyelesaikan semua tugas dari satu platform dan tidak perlu mengingat banyak kata sandi. Ketika semua data berada di satu tempat, Anda akan dapat memperoleh wawasan yang lebih baik tentang sifat dan perilaku tenaga kerja.
3) Tingkatkan pengalaman karyawan
Untuk memfasilitasi peningkatan pengalaman karyawan, pelaku usaha perlu membangun komunikasi mereka dengan tim HR melalui HRIS. Dampak situasi ini akan melahirkan transparansi, akuntabilitas, dan kolaborasi untuk meningkatkan pengalaman karyawan. Ini juga berbicara tentang budaya perusahaan.
Next: Yuk, Mengenal 6 Komponen Gaji dan Kebijakan Pengupahan
6 Cara Memilih HRIS Sesuai Kebutuhan Perusahaan
Jika perusahaan sedang mempertimbangkan untuk menggunakan HRIS, sebaiknya tim HR melakukan survei kepada penyedia layanan agar memilih sistem yang tepat dalam pengelolaan karyawan.
1. User friendly
Penyedia layanan harus merancang sebuah sistem yang user friendly bagi penggunanya. Ini adalah syarat wajib jika Anda memilih HRIS, karena sistem untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola data agar tetap terorganisasi. Dengan begitu, tim HR dapat menemukan informasi secara mudah dan karyawan bisa memantau informasi tentang diri mereka.
Pilih pula sistem yang memungkinkan karyawan untuk melacak, memperbarui, dan mengelola data mereka tanpa harus bergantung kepada tim HR. Bayangkan, jika Anda menjalankan sistem rumit yang membutuhkan waktu lama untuk memprosesnya.
2. Pencatat waktu
Idealnya, HRIS mengotomatiskan dan menyederhanakan manajemen waktu kehadiran dan istirahat, sehingga tidak perlu lagi menggunakan banyak lembar kerja.
Jadi, Anda bisa mencari HRIS yang memberikan fitur pencatatan waktu, seperti pembuatan atau penyuntingan jam kerja, jadwal kerja, pemantauan aktivitas karyawan, hingga permintaan cuti. Biasanya, cara kerja HRIS dilaporkan secara real time dan terintegrasi dengan perangkat biometrik untuk meningkatkan akurasi data.
3. Membantu performance management
Bila perusahaan ingin mengelola performance management, maka pilih HRIS dengan fitur tersebut agar memudahkan manajer menilai dan menganalisis kinerja serta memberikan umpan balik konstruktif kepada anggota timnya. Ini bisa berupa laporan yang dapat diakses oleh karyawan sehingga mereka memperoleh gambaran bagaimana meningkatkan kinerja pada periode selanjutnya.
4. Mendukung onboarding
Onboarding karyawan baru yang terstruktur cenderung bertahan di perusahaan selama lebih dari tiga tahun. Ini adalah salah satu langkah meningkatkan retensi hingga 82%. Oleh karena itu, berikan pengalaman positif kepada anggota baru untuk menyelesaikan semua dokumen yang diperlukan secara daring dan menerima pemberitahuan tentang langkah selanjutnya melalui HRIS. Hal ini memberikan karyawan untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja baru.
5. Harus mobile
Anda dapat memilih HRIS berbasis cloud atau on premise. Keduanya memiliki plus dan minus, tetapi Anda perlu mempertimbangkan kemudahan mengakses HRIS dari lokasi mana pun, kapan pun, dan dengan perangkat apa pun. Jika mengacu hal tersebut, pilihannya adalah HRIS berbasis cloud yang memungkinkan pengisian daftar hadir dan pemantauan secara mobile.
6. Layanan responsif
Jika Anda telah mengidentifikasi kelima hal di atas, selanjutnya menentukan penyedia layanan responsif yang berorientasi terhadap pelanggan. Bahkan ketika calon pelanggan meminta waktu percobaan dan menanyakan tentang fitur, penyedia layanan akan menanggapi mereka dengan membawa solusi.
Next: 4 Evaluasi Kehadiran Karyawan plus Tantangan Mengelolanya
Sebagai pengguna, Anda wajib memanfaatkan waktu trial atau demo guna memahami fitur dan fungsinya, sehingga Anda dapat memberi tahu rekan kerja tentang cara kerja sistem. HRIS yang baik bukan sistem dengan harga mahal atau berisi berbagai macam fitur, tetapi sistem yang memahami kebutuhan pelanggan serta sesuai dengan anggaran.
