Apa itu HRMS? Apakah platform ini berfungsi mengubah fungsi administratif menjadi fungsi strategis perusahaan?
Untuk menjawab pertanyaan ini, kita perlu memahami bidang pengelolaan sumber daya manusia (SDM) yang menjadi salah satu pilar penopang perusahaan tersebut telah berubah. Tak sedikit perusahaan yang menggunakan HRMS untuk mengelola, mengembangkan, dan mempertahankan SDM terbaik mereka secara efisien.
Apa Itu HRMS?
HRMS atau human resources management system merupakan rangkaian perangkat lunak yang menggabungkan banyak fungsi SDM, termasuk akuntansi, penggajian (payroll), tunjangan, proses rekrutmen, manajemen pelatihan, hingga analisis kinerja ke dalam satu sistem terpusat.
Sistem ini membantu perusahaan mengelola SDM secara keseluruhan, mulai dari mereka mengirimkan aplikasi lamaran pekerjaan hingga exit interview. Jadi, sistem menyimpan semua data karyawan yang berkaitan dengan administrasi proses rekrutmen hingga status kepegawaian, sehingga perusahaan bisa memanfaatkannya untuk mengambil keputusan berdasarkan data tersebut.
Dalam perkembangannya, HRMS berbasis cloud yang memungkinkan aksesibilitas fleksibel tanpa mengorbankan keamanan data. Tak heran jika penggunaan sistem ini bertujuan untuk mencapai efektivitas, yaitu dalam hal:
- Otomatisasi tugas administratif dengan menghilangkan beban kerja manual yang berulang, seperti pencatatan kehadiran atau penghitungan cuti, sehingga tim HR dapat berfokus pada inisiatif strategis, seperti pengembangan budaya perusahaan dan employee engagement
- Sentralisasi data karyawan dengan mengintegrasikan seluruh informasi karyawan dalam satu database yang aman, sehingga mempermudah proses pemantauan dan pengambilan laporan
- Kepatuhan (compliance) untuk memastikan seluruh kebijakan perusahaan tetap selaras dengan regulasi pemerintah, terutama tentang pajak penghasilan (PPh 21), BPJS, dan hukum ketenagakerjaan lainnya
- Employee experience guna memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mengelola informasi pribadi mereka secara mandiri (employee self-service atau ESS) yang meningkatkan kepuasan kerja
Next: Retensi Karyawan: 5 Faktor & Contoh Programnya
Manfaat dan Alasan Menggunakan HRMS bagi Perusahaan dan Karyawan
Manfaat HRMS tak hanya dirasakan oleh perusahaan. Tim HR dan karyawan pun akan merasakan manfaat positif dari sistem ini.
Perusahaan
HRMS menyediakan dashboard analitik yang mendalam, sehingga jajaran eksekutif dapat melakukan perencanaan tenaga kerja atau manpower planning yang lebih tepat sasaran, memantau biaya operasional tenaga kerja, dan mengidentifikasi kesenjangan keterampilan di dalam perusahaan. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang berbasis data.
Tim HR
Proses penghitungan gaji dan payroll yang biasanya memakan waktu berhari-hari dapat diselesaikan dalam hitungan jam dengan tingkat kesalahan yang minim. Selain itu, tim HR dapat mengelola proses rekrutmen lebih terorganisir melalui fitur applicant tracking system (ATS) yang dapat diintegrasikan ke dalam HRMS berupa modul rekrutmen.
Karyawan
Melalui fitur ESS, karyawan dapat mengakses slip gaji, mengajukan cuti, melakukan presensi melalui ponsel, hingga memperbarui data pribadi tanpa perlu melalui birokrasi manual yang rumit atau bertanya ke HR berkali-kali. Proses ini menciptakan transparansi dan kepercayaan antara karyawan dan perusahaan.
Keputusan mengadopsi HRMS menjadi hak utama pemimpin perusahaan. Jadi, tak semua perusahaan harus memiliki sistem ini karena biayanya tidak sedikit. Namun, penyedia layanan HRMS saat ini menawarkan platform mereka berdasarkan skala perusahaan. Mereka menawarkan HRMS bagi usaha mikro dan kecil, sedang atau menengah, dan besar.
Bila perusahaan Anda berencana menjalankan strategi di bawah ini, kemungkinan besar Anda perlu memiliki HRMS. Berikut alasan dan kondisi yang perlu Anda pertimbangkan:
1. Skalabilitas bisnis
Ketika perusahaan tumbuh, tim HR harus mengelola penambahan karyawan yang jumlahnya ratusan atau ribuan. Jika hal itu dilakukan secara manual, maka tim memerlukan waktu lama dan menghadapi risiko berupa kesalahan menulis data. Dengan HRMS, tim bisa mengelola pertumbuhan jumlah karyawan secara efisien.
2. Pemantauan produktivitas
Apa pun model kerja perusahaan Anda saat ini, HRMS dapat memantau produktivitas dan kehadiran karyawan dari berbagai lokasi secara real-time. Bahkan manajer bisa memantau kinerja karyawan sekaligus melakukan pendekatan jika hasil kerja mereka kurang memuaskan.
3. Peningkatan kepatuhan
Kesalahan pada penghitungan payroll berdampak negatif terhadap moral karyawan. Bahkan hal ini bisa mengarahkan kepada konsekuensi hukum. Penggunaan HRMS meminimalisir risiko human error dalam penghitungan kompleks, seperti gaji, uang lembur, tunjangan, bonus, atau insentif.
4. Keamanan data
Data karyawan adalah informasi sensitif, maka perusahaan perlu meningkatkan keamanannya. Dokumen fisik atau kertas sangat rentan terhadap kebocoran atau kerusakan, sedangkan HRMS menawarkan enkripsi tingkat tinggi dan kontrol akses yang ketat.
Next: Pahami ISO 27001 dan Manfaatnya Bagi Keamanan Data Perusahaan
5 Langkah Memilih Platform HRMS Berdasarkan Kebutuhan
Mengingat sistem ini membutuhkan biaya yang tak sedikit, maka perusahaan perlu memilih secara cermat, agar investasi yang dikeluarkan memberikan imbal hasil yang maksimal dan sesuai kebutuhan internal. Berikut adalah langkah memilih platform HRMS:
1. Identifikasi kebutuhan
Tim HR bersama dengan manajemen perlu mengidentifikasi kebutuhan internal, lalu mempertimbangkan beberapa hal, seperti apakah perusahaan membutuhkan kekuatan di modul rekrutmen, manajemen presensi, atau penggajian. Pilih beberapa platform yang memiliki semua kebutuhan tersebut.
2. Kemudahan integrasi
Pertimbangkan integrasi sistem yang telah dimiliki oleh perusahaan terhadap HRMS dilakukan secara mudah dan tidak membutuhkan waktu berminggu-minggu. Misalnya, sistem akuntansi atau ERP perusahaan dapat diintegrasikan tanpa kendala dengan HRMS.
3. Keamanan dan kepatuhan
Pilih HRMS dengan keamanan yang ketat, sehingga data perusahaan terlindungi maksimal. Pastikan pula penyedia layanan HRMS menjalankan sistem sesuai kepatuhan terhadap regulasi pemerintah, mulai dari sisi peraturan PPh 21 dan ketenagakerjaan.
4. Uji coba
Jika memungkinkan, Anda dan tim melakukan uji coba selama periode tertentu. Dengan hal ini, Anda dapat melakukan simulasi penggunaan HRMS untuk memastikan antarmuka sistem mudah digunakan oleh tim maupun karyawan secara umum.
5. Evaluasi penyedia layanan
Pilihlah vendor yang memiliki rekam jejak yang baik dan menyediakan dukungan teknis yang responsif, terutama pada masa transisi implementasi. Pastikan pula, penyedia layanan memiliki customer service yang cepat tanggap bila klien memiliki masalah.
HRMS bukan sekadar tren, melainkan kebutuhan fundamental bagi perusahaan yang ingin tetap relevan di masa depan. Meski demikian tim HR perlu mengidentifikasi dan menguji coba platform HRMS yang sesuai kebutuhan perusahaan guna mendukung efisiensi operasional yang berkelanjutan.
Jika membutuhkan layanan HRIS, cek jadwal trial Anda di sini untuk mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan.
