Haruskah tim HR melakukan uji coba HRIS? Ya, harus, karena sistem yang dipilih tidak hanya akan mengelola data sensitif karyawan, tetapi juga menjadi tulang punggung operasional harian perusahaan selama bertahun-tahun ke depan.
Sebagai HR, kita harus mengakui bahwa ada “banjir” vendor atau penyedia layanan human resources information system (HRIS) di luar sana. Uji coba HRIS akan memastikan kebutuhan perusahaan sejalan dengan apa yang ditawarkan oleh sistem. Mari kita bahas tentang uji coba sistem HR di bawah ini.
Memahami Demonstration Phase
Demonstration phase merupakan tahap dalam proses seleksi perangkat lunak, di mana penyedia layanan mempresentasikan kapabilitas sistem mereka secara langsung kepada pemangku kepentingan perusahaan.
Namun, demonstrasi yang efektif bukan sekadar memamerkan fitur. Ini adalah jembatan antara kebutuhan bisnis Anda dan solusi teknis yang ditawarkan. Fase ini bertujuan:
- Memastikan bahwa penyedia layanan benar-benar memahami masalah dan kebutuhan perusahaan, sehingga mereka dapat menunjukkan solusi spesifik untuk hal tersebut
- Melihat bagaimana sistem berinteraksi dengan infrastruktur teknologi yang sudah ada di perusahaan
- Menilai apakah user interface sistem terlihat intuitif dan mudah dipelajari oleh staf HR maupun karyawan secara umum
- Mendapatkan dukungan dari manajemen tingkat atas dan tim IT dengan menunjukkan nilai yang dibawa oleh sistem tersebut
Banyak orang sering menyamakan demonstrasi dengan uji coba, padahal keduanya adalah entitas yang berbeda namun saling melengkapi. Perbedaan keduanya, yaitu:
- Demonstration phase adalah tahap melihat dan mendengar yang mana vendor memegang kendali untuk menunjukkan performa terbaik sistem mereka
- Uji coba atau trial ialah tahap merasakan dan melakukan, yang dilakukan dari sisi perusahaan terhadap sistem yang akan digunakan
Hubungan keduanya sangat erat, yakni proses demonstrasi memberikan kerangka kerja dan ekspektasi, sedangkan uji coba adalah pembuktian atas apa yang telah didemonstrasikan.
Fase demonstrasi sering kali menjadi syarat untuk masuk ke fase uji coba. Tanpa demonstrasi yang jelas, tim HR tidak akan tahu fitur yang harus diuji secara mendalam.
Sebaliknya, uji coba tanpa demonstrasi awal akan membuat tim HR kebingungan saat menjalankan sistem yang kompleks. Kombinasi keduanya menciptakan keyakinan bahwa sistem tidak hanya bagus di atas kertas, juga tangguh di lapangan.
Next: 6 Alat Ukur Performance Management & Kiat Implementasinya
Penilaian Ketika Uji Coba HRIS
Analisis sistem
Setelah tim HR melakukan uji coba, lalu bagaimana? Anda dan tim perlu menulis tentang ulasan yang objektif sehingga sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Jangan hanya fokus pada “suka atau tidak suka” tetapi tim perlu menggunakan analisis yang berisi:
- User friendly: Tim perlu apakah sistem tersebut bisa digunakan semua orang di perusahaan dan mereka dapat mengoperasikannya tanpa pelatihan intensif
- Ketepatan fitur: Sistem mempunyai fitur-fitur penting, seperti presensi, pengajuan cuti, slip gaji, PPh 21 sesuai aturan pemerintah, manajemen data, atau pengumuman perusahaan
- Otomatisasi tugas rutin: Seberapa cepat sistem memproses penggajian atau laporan kehadiran secara otomatis, jika cepat dan tanpa gangguan, masukkan sistem itu ke daftar pembelian
- Sentralisasi data: tim perlu memastikan bahwa HRIS memiliki kemudahan dalam penarikan data karena data tersentralisasi dalam satu platform yang terintegrasi
- Skalabilitas: Apakah skalabilitas sistem tetap responsif saat dimasukkan data dalam jumlah besar atau ada kendala setelah itu
- Keamanan data: Memastikan protokol keamanan data sesuai dengan regulasi dan kebijakan internal perusahaan
- Fleksibilitas kustomisasi: Sejauh mana sistem dapat beradaptasi jika ada perubahan kebijakan mendadak dari pemerintah atau internal
- Kecepatan respon sistem: Apakah ada lag atau kendala teknis saat menjalankan fungsi yang berat
- Kualitas customer service: Jika tim HR mengalami kendala saat uji coba, seberapa cepat dan membantu tim customer support dari penyedia layanan
Next: 7 Manfaat HRIS bagi Karyawan dan Perusahaan
Durasi uji coba
Berapa lama durasi uji coba? Ini tergantung keputusan perusahaan. Terlalu singkat tidak akan memberikan gambaran utuh, tetapi terlalu lama akan menunda proses bisnis. Menentukan durasi uji coba berikut ini bisa menjadi bahan pertimbangan Anda dan tim:
- Durasi standar: Umumnya, periode 14 hingga 30 hari adalah waktu yang ideal
- Siklus satu bulan: Sangat disarankan bagi tim HR untuk melakukan uji coba yang mencakup satu siklus penggajian penuh, sehingga Anda bisa melihat performa sistem mulai dari penarikan data absensi hingga penerbitan slip gaji secara nyata
- Fokus uji coba: Minggu pertama fokus pada konfigurasi dan input data, minggu kedua pada pengujian alur kerja, dan minggu ketiga hingga keempat pada pengolahan laporan dan integrasi
Next: Apa Itu ISO 27000? Panduan Standar Keamanan Informasi
Strategi HR agar Uji Coba HRIS Menjadi Proses Pengambilan Keputusan yang Lancar
Pada dasarnya, tujuan akhir fase uji coba adalah pengambilan keputusan. Perusahaan akan membeli atau menolak sistem tersebut. Agar hal ini tidak membuang waktu, tim HR perlu memperhatikan hal-hal berikut:
1. Tentukan tim penilai
Sebaiknya, Anda membentuk dan menentukan siapa saja yang akan menjadi tim penilai saat uji coba HRIS. Pilihlah tim kecil yang terdiri dari perwakilan HR, IT, dan karyawan dari departemen lain. Sudut pandang yang beragam akan memberikan ulasan yang lebih holistik.
2. Siapkan daftar uji coba
Jangan hanya meng-klik fitur secara acak. Tim harus membuat daftar uji coba. Misalnya, cara mengisi presensi bagi karyawan di kantor dan lapangan, menambahkan karyawan baru di tengah bulan, menghitung lembur berdasarkan regulasi, menarik data penggajian, hingga cara mengajukan klaim medis atau pengajuan cuti.
3. Gunakan data relevan
Ketika uji coba, sebaiknya tim menggunakan data yang relevan dan aman (data simulasi), agar hasil penghitungan sistem bisa dibandingkan dengan perhitungan manual yang selama ini digunakan. Ini adalah cara terbaik untuk memverifikasi akurasi sistem.
4. Dokumentasikan setiap kendala
Catat setiap masalah, kendala, bug, atau kelemahan yang ditemukan selama uji coba. Mintalah penyedia layanan untuk menjawab atau memberikan solusi atas catatan tersebut. Respons mereka terhadap temuan Anda di fase uji coba adalah cerminan layanan mereka di masa depan.
5. Libatkan manajemen di akhir sesi
Di akhir periode uji coba, sajikan data bandingan antara sistem lama (atau manual) dengan HRIS yang sedang diuji. Tunjukkan potensi efisiensi waktu dan penghematan biaya yang bisa dicapai dengan HRIS.
Uji coba bukan sekadar formalitas dalam pengadaan barang dan jasa. Ini adalah instrumen manajemen risiko untuk memastikan perusahaan tidak salah melangkah dalam transformasi digitalnya.
Dengan persiapan matang, tim HR dapat mendorong pertumbuhan perusahaan. HRIS terbaik bukan yang memiliki fitur paling banyak, melainkan memberikan dampak positif bagi seluruh orang di perusahaan. Jadwalkan uji coba perusahaan Anda melalui laman ini.
