Apakah reimbursement hanya digunakan pada perjalanan dinas saja? Bagaimana mekanisme pembayaran reimbursement yang efektif?
Dalam menjalankan tugas, sering kali karyawan harus mengeluarkan sejumlah biaya pribadi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Misalnya, biaya perjalanan dinas, pembelian perlengkapan kantor, hingga pengeluaran program pelatihan. Pengeluaran tersebut menjadi praktik umum yang terjadi di lingkungan kerja.
Apa Itu Reimbursement?
Reimbursement merupakan pembayaran yang dilakukan untuk mengganti uang yang dikeluarkan atau dihabiskan sebelumnya.
Dalam konteks bisnis atau ruang lingkup pekerjaan, reimbursement adalah pengeluaran bisnis yang dibayar di muka oleh karyawan pada kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan dan kegiatan bisnis dan perusahaan akan mengembalikannya. Pengeluaran tersebut akan diganti oleh perusahaan, tetapi karyawan harus memiliki bukti persetujuan dari manajer dan tim keuangan serta memberikan bukti transaksi yang valid, seperti kuitansi atau faktur.
Proses reimbursement bukan sekadar formalitas, melainkan bertujuan untuk:
- Mendukung kelancaran operasional: memastikan karyawan dapat melakukan perjalanan, membeli perlengkapan, atau menggunakan layanan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa harus menanggung beban finansial
- Menegakkan keadilan finansial: mengembalikan dana yang dikeluarkan karyawan, sehingga menjaga integritas pendapatan pribadi serta memperkuat kepercayaan mereka terhadap perusahaan
- Menjalankan kepatuhan: mendokumentasikan pengeluaran bisnis secara tepat untuk tujuan akuntansi, perpajakan, dan audit, serta memastikan perusahaan mematuhi regulasi keuangan
- Meningkatkan pengalaman karyawan: proses reimbursement yang mudah dan cepat berkontribusi positif terhadap kepuasan karyawan dan trust terhadap perusahaan
Namun, Penting untuk dicatat bahwa reimbursement berbeda dari tunjangan (komunikasi atau transportasi).
Tunjangan ialah pembayaran rutin dan tetap, sementara itu, reimbursement adalah pengembalian biaya aktual berdasarkan pengeluaran yang telah terjadi dan diverifikasi. Reimbursement tidak menambah penghasilan karyawan karena hanya mengembalikan uang mereka sendiri, bukan memberi laba.
Next: 5 Tantangan LMS yang Perlu Diantisipasi oleh Tim L&D
4 Tipe Reimbursement yang Sering Dijumpai oleh Karyawan
Biasanya, karyawan kerap menjumpai empat tipe reimbursement, tetapi hal itu tergantung pada sifat pekerjaan dan kebijakan perusahaan. Berikut ini tipe-tipenya:
1. Travel expenses
Travel expenses atau pengeluaran perjalanan adalah jenis reimbursement yang paling umum, meliputi biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas, seperti:
- Akomodasi: biaya hotel atau penginapan
- Transportasi: tiket pesawat, kereta api, biaya taksi, ojek daring, biaya tol, dan bahan bakar, jika menggunakan kendaraan pribadi
- Makanan dan minuman: biaya makan yang dikeluarkan selama perjalanan dinas atau saat menjamu klien, yang sering kali ada batas harian
2. Office and supply expenses
Pengeluaran perlengkapan dan keperluan kantor kerap terjadi, terutama jika perusahaan menerapkan model kerja hibrida atau jarak jauh. Contoh pengeluarannya:
- Perlengkapan kantor: kertas, tinta printer, alat tulis, atau perangkat kecil yang dibeli untuk keperluan kerja
- Biaya keperluan kantor: penggantian biaya internet atau listrik yang digunakan karyawan untuk pekerjaan jarak jauh yang jumlahnya kurang lebih sama setiap bulan
3. Client expenses
Biaya yang dikeluarkan untuk membangun hubungan atau menjalankan transaksi dengan klien. Biaya ini kerap disebut entertainment expenses, seperti:
- Hiburan klien: biaya makan siang, makan malam, atau acara yang diadakan untuk klien prospektif atau klien yang sudah ada
- Hadiah bisnis: pembelian hadiah sesuai kebijakan perusahaan untuk klien atau mitra bisnis
4. Learning and development expenses
Biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk meningkatkan keterampilan yang relevan dengan pekerjaan mereka. Biasanya, perusahaan telah memiliki anggaran learning and development (L&D), tetapi karyawan dapat memilih lembaga L&D yang sesuai preferensinya:
- Kursus dan sertifikasi: biaya pendaftaran kursus, seminar, lokakarya, atau sertifikasi profesional
- Buku dan materi: pembelian buku atau materi yang direkomendasikan untuk pengembangan profesional
Next: 7 Manfaat Slip Gaji Digital Ini Lebih Efisien
Proses Pengajuan Reimbursement dan Contohnya
Setelah memahami apa itu reimbursement, Anda juga perlu akan mengetahui tentang proses pengajuan pembayarannya. Tim keuangan perlu menjalankan reimbursement yang efisien dan terstruktur. Proses pembayaran antara lain:
- Pengeluaran: karyawan mengeluarkan uang pribadi ketika dinas di lapangan dan hal tersebut telah disetujui oleh manajer dan/atau tim keuangan dan tim HR
- Dokumentasi: karyawan harus menyimpan dan melampirkan bukti pembayaran asli, seperti kuitansi, faktur, atau boarding pass yang akan diberikan kepada tim keuangan
- Pengajuan klaim: karyawan mengajukan klaim, baik melalui fisik maupun digital seperti platform HRIS
- Verifikasi: manajer dan/atau tim HR dan tim keuangan akan memverifikasi klaim untuk memastikan pengeluaran sesuai kebijakan, jumlahnya benar, dan dokumennya valid
- Persetujuan dan pembayaran: setelah dokumen klaim disetujui oleh manajer, tim keuangan akan memproses pembayaran dan mengembalikan dana tersebut kepada karyawan melalui transfer bank
Contoh proses reimbursement
Seorang sales manager melakukan perjalanan dinas dari Jakarta ke Bandung untuk bertemu klien. Dalam perjalanan tersebut, general manager telah menyetujui bahwa semua biaya perjalanan ditanggung oleh yang bersangkutan, lalu perusahaan akan memproses reimbursement-nya.
Biaya yang harus ia tanggung adalah:
- Transportasi: tiket kereta PP Rp500 ribu, biaya taksi Rp500 ribu, dan biaya ojek daring Rp200 ribu
- Akomodasi: biaya hotel dua malam Rp1,5 juta
- Makan dan minum: biaya makan dan minum selama tiga hari dua malam Rp1 juta dan menjamu klien Rp1 juta
- Total biaya yang ia keluarkan ialah Rp3,7 juta
Proses pengajuan pembayaran
- Ketika ia kembali bekerja dari kantor, sales manager tersebut memberikan semua bukti dokumen pengeluaran dan mengajukan total klaim sebesar Rp3,7 juta
- Manajer atau tim HR memverifikasi biaya pengeluaran berdasarkan travel policy perusahaan
- Setelah dokumen dinyatakan akurat oleh tim, maka tim keuangan akan membayar pengeluaran sales manager melalui transfer bank sesuai nilai klaim
Subyek yang terlibat dalam proses reimbursement adalah:
- Karyawan sebagai pengaju klaim
- Manajer sebagai orang yang menyetujui reimbursement
- Tim HR sebagai pembuat kebijakan bertugas memverifikasi klaim
- Tim keuangan bertugas memverifikasi klaim serta memproses pembayaran
Next: 4 Evaluasi Kehadiran Karyawan plus Tantangan Mengelolanya
Proses reimbursement yang efisien dan transparan menjadi indikator budaya perusahaan. Ketika proses ini berjalan lambat dan menggunakan sistem manual, maka hal itu dapat berdampak negatif terhadap kinerja karyawan. Bahkan kondisi tersebut bisa menghambat operasional sehari-hari.
Untuk memudahkan proses reimbursement, maka perusahaan perlu mengotomatiskan sistem keuangan yang berhubungan dengan HR. Alhasil, proses menjalankan praktik keuangan dengan baik sekaligus mempertahankan karyawan terbaik Anda.
Rencanakan jadwal trial Anda dengan Peoplyee HRIS di tautan ini.
