Mengingat LMS adalah alat identifikasi keterampilan dengan menggunakan data analisis di dalamnya, maka implementasi ini mendorong partisipasi semua karyawan–baik level pemimpin maupun anggota tim–untuk menggunakannya. Sebelum melaksanakannya, tim HR beserta manajemen perlu berkomunikasi terbuka dan jelas tentang tujuan dan cara penggunaan LMS, sehingga karyawan tak ingin melewatkan proses belajar tersebut.
Ruang Lingkup LMS
Learning management system atau LMS adalah aplikasi perangkat lunak untuk administrasi, dokumentasi, pelacakan, pelaporan, otomatisasi, dan pembelajaran program pelatihan. LMS difokuskan pada pembelajaran daring bagi karyawan bekerja di suatu perusahaan dan siswa atau mahasiswa yang sedang menyelesaikan pendidikannya.
Sebagai sebuah sistem, LMS akan memiliki berbagai fitur untuk memberikan pengalaman lebih baik kepada penggunanya, sehingga kehadiran LMS mendukung tujuan perusahaan. Adapun fitur yang antara lain:
1. Kelola pelatihan
Sistem ini memungkinkan tim learning and development (L&D) mengelola pelatihan, materi, serta peserta berdasarkan peran dan tanggung jawabnya. Untuk materi, tim dapat menambahkan teks, gambar, video, PDF, tabel, salindia, tautan dan format teks, hingga tes interaktif. Tim juga bisa mengontrol konten yang dapat diakses oleh karyawan serta melacak kemajuan belajar atau pelatihan.
2. Online assessment
LMS dapat memungkinkan atasan atau manajer menilai proses belajar anggota timnya. Bahkan manajer dapat bekerja sama dengan tim L&D untuk memberikan pertanyaan dan mengecek jawaban mereka, siapa yang tidak mengerjakan tugas, siapa yang telah menyelesaikan tugas dengan baik, dan nilai mereka masing-masing.
3. Umpan balik
Di dalam sistem, karyawan dapat memberikan umpan balik tentang proses pelatihan atau pembelajaran, seperti topik, format, tugas, atau sistem penilaian. Hal ini bisa menjadi data penting bagi tim L&D untuk mengidentifikasi poin-poin yang harus disesuaikan dengan kebutuhan karyawan, sehingga mereka merasa nyaman dan terlibat. Bahkan LMS memberikan fitur percakapan agar karyawan bisa saling berinteraksi.
4. Learning analytics
Melalui learning analytics, manajer dan tim L&D melacak progres pembelajaran karyawan, tingkat partisipasi, data kehadiran, dan kemungkinan keberhasilan mereka. Analisis ini membantu Anda memahami kesenjangan keterampilan sekaligus pengetahuan karyawan dan siapa saja yang akan mendapatkan promosi atau rotasi jabatan.
Next: 7 Manfaat Slip Gaji Digital Ini Lebih Efisien
4 Langkah Memilih Platform LMS
Program L&D menjadi aspek krusial untuk meningkatkan produktivitas karyawan sekaligus daya saing perusahaan. Salah satu solusi yang banyak diadopsi oleh perusahaan ialah penggunaan LMS. Dengan berbagai pilihan yang tersedia, bagaimana cara memilih platform LMS yang tepat untuk kebutuhan karyawan?
1. Identifikasi kebutuhan
Dengan ratusan platform pembelajaran yang tersedia, tim L&D harus mengidentifikasi apa yang dibutuhkan oleh perusahaan dari LMS, tujuan bisnis, serta hal-hal yang diharapkan dari sistem untuk mencapai tujuan. Misalnya, kebutuhan perusahaan adalah:
- Melatih karyawan tentang semua produk
- Menilai pengetahuan produk setelah pelatihan
- Mengevaluasi penguasaan keterampilan penjualan
Identifikasi pula preferensi karyawan dalam belajar–secara visual, teks, suara, praktik, atau gabungan–serta tipe perangkat yang akan digunakan oleh karyawan untuk mengakses sistem.
2. Tentukan jenisnya
Setelah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan, kini tim menentukan LMS, mulai dari tipe, industri, fitur, dan bujet. Adapun tipe LMS yakni:
a. Cloud-based vs. on-premise
LMS berbasis cloud dapat diakses dari mana saja. Sistem ini ideal untuk bisnis yang mencari kemudahan penggunaan dan tak memerlukan banyak keterlibatan tim IT. Untuk LMS on-premise, sistem cocok bagi perusahaan dengan kebutuhan keamanan data yang ketat. LMS ini menawarkan lebih banyak kontrol dan penyesuaian dari sisi perusahaan, karena perangkat berada di server internal.
b. Open-source vs. commercial
LMS open-source memungkinkan perusahaan menyesuaikan kebutuhan mereka secara gratis, tetapi ini memerlukan keahlian teknis untuk mengelolanya. LMS commercial dilengkapi dengan dukungan vendor, lebih mudah digunakan, dan cocok untuk bisnis yang mencari solusi out-of-the-box.
c. Industry specific vs. general
LMS industry-specific memiliki fitur yang dirancang untuk industri tertentu, seperti perawatan kesehatan, keuangan, atau manufaktur, yang memiliki persyaratan pelatihan ketat. LMS general dapat digunakan oleh berbagai industri, sehingga cocok untuk bisnis dengan persyaratan pelatihan yang lebih umum.
Next: 4 Tantangan Menggunakan HRIS dan Solusinya
3. Gali informasi
Setelah mengantongi nama penyedia layanan LMS, Anda perlu menggali informasi lebih dalam tentang perusahaan penyedia tersebut. Informasi ini terdiri dari:
- Melihat rating pada platform aplikasi
- Memperhatikan reputasi perusahaan
- Bertanya kepada teman atau pakar industri di perusahaan lain yang telah menggunakan sistem
- Membaca laporan tren pasar LMS
- Mencari tahu standar keamanan
- Mencermati layanan pelanggan yang responsif atau tidak
- Menghubungi penyedia layanan untuk menjajal sistem mereka atau free trial.
Dengan cara tersebut, Anda dapat menyelaraskan antara kebutuhan perusahaan dengan fitur dan konten LMS. Jika Anda dan tim telah menentukan vendor LMS, mintalah tim mereka agar mengadakan pelatihan penggunaan sistem bagi karyawan.
4. Gunakan dan evaluasi
Ketika perusahaan sudah menggunakan LMS, catat hal-hal yang menjadi perhatian tim, seperti kendala penggunaan, kesalahan sistem, pembaruan terkini, atau keamanan data. Anda dan tim dapat menggunakan catatan ini sebagai bahan diskusi dengan vendor tentang apa yang perlu diperbaiki atau diubah.
Terlepas dari jenisnya, pemilihan LMS adalah poin penting yang memerlukan dukungan pengambil keputusan. Oleh karena itu, manajemen beserta tim L&D perlu mempertimbangkan fungsionalitas, biaya, kemudahan penggunaan, serta menawarkan solusi yang dapat beradaptasi dengan pertumbuhan perusahaan dan perubahan kebutuhan bisnis.
