Keberhasilan onboarding karyawan baru tak hanya dipengaruhi oleh program terstruktur serta tim HR dan manajer yang empati, juga perangkat yang digunakan untuk mengelola onboarding, seperti HRIS.
Bila Anda beranggapan bahwa HRIS hanya digunakan oleh perusahaan besar, anggapan tersebut salah. Kini, tak sedikit perusahaan kecil dan mikro yang menggunakan HRIS untuk mengelola administrasi hingga memantau karyawan. Jika perusahaan ingin menjalankan bisnis yang efisien, Anda perlu merampingkan tugas tim HR.
Apakah HR Selalu Membutuhkan Perangkat Lunak?
Jawabannya adalah tidak selalu. Namun, perkembangan teknologi telah merambah dunia kerja, mereka menjelma perangkat lunak, aplikasi, atau/atau sistem yang memudahkan karyawan bekerja apa pun bidangnya. Sebut saja, bidang human resources yang bertugas mengelola sumber daya manusia (SDM).
Dalam tugas harian, departemen atau tim HR menangani beragam hal, baik tugas strategis maupun administratif. Mulai dari pengelolaan database karyawan, kehadiran dan penggajian, proses rekrutmen, onboarding karyawan baru, training and development, employee engagement, performance management, hingga kepatuhan perusahaan terhadap regulasi pemerintah.
Pekerjaan administratif yang berulang akan berisiko jika dikerjakan secara manual, karena cenderung mengakibatkan kesalahan. Misalnya, hasil menghitung gaji dari kehadiran karyawan yang salah akan mengecewakan karyawan dan/atau berujung memicu perselisihan hukum. Terlebih, penghitungan manual membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit, padahal banyak tugas HR yang belum diselesaikan.
Untuk meminimalkan kesalahan, banyak perusahaan yang mengotomatiskan pekerjaan administratif nan repetitif dengan menggunakan perangkat lunak atau sistem digital. Di sini, sistem menyediakan templat dan Anda yang mengatur tugas HR sesuai regulasi.
Dengan kata lain, perusahaan yang berinvestasi terhadap platform digital HR akan mendapatkan hasil terbaik. Saat ini, hampir semua solusi HR telah didesain mengikuti UU atau PP pemerintah guna menegakkan kepatuhan. Bila tugas administratif bisa cepat dan akurat diselesaikan dengan sistem, maka departemen atau tim HR dapat berfokus terhadap tugas strategis.
Next: 12 HRIS Checklist Sebelum Menggunakan Sistem HR
Pertimbangan Sebelum Memilih Sistem atau Perangkat Lunak HR
Biasanya, platform HR memiliki produk inti yang menawarkan fitur dasar, seperti HRIS yang mengelola informasi pribadi karyawan, kehadiran dan penggajian, pengajuan cuti dan izin, serta pengumuman operasional perusahaan.
Tak sedikit penyedia layanan HRIS memiliki fitur premium, seperti mengintegrasikan HRIS dengan applicant tracking system (ATS) sehingga proses rekrutmen lebih efektif atau menyambungkan dengan HR management guna memantau kinerja karyawan. Ada pula perusahaan yang menginginkan satu platform untuk berbagai keperluan HR, tetapi tempat kerja Anda tak perlu melakukannya seperti itu.
Bila perusahaan sedang mempertimbangkan beralih ke sistem atau perangkat lunak HR, simak saran dari Pam Hinds, kepala HR di RotaCloud. Menurutnya, Anda perlu mempertimbangkan apakah perangkat lunak tersebut memiliki fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan atau tidak. Ini bisa berupa pelacakan kehadiran dan cuti tahunan, dukungan rekrutmen, atau alat manajemen kinerja.
Jangan mengambil sistem yang memiliki banyak fungsi, tetapi tidak digunakan oleh tim HR atau membeli layanan HR yang tidak melakukan semua kebutuhan tim Anda. Setelah mempersempit daftar perangkat lunak yang sesuai kebutuhan, lalu pertimbangkan pula poin penting lainnya, seperti:
- Kemudahan penggunaan: seberapa mudah pengaturan dan penggunaannya, apakah Anda perlu memberikan pelatihan kepada karyawan atau mereka bisa langsung menggunakannya
- Integrasi: pertimbangkan kemudahan mengintegrasikan perangkat lunak dan alat baru dengan yang lama, berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh proses tersebut, dan hal-hal yang perlu tim Anda persiapkan
- Kustomisasi: perhitungkan kustomisasi fitur, seperti kemudahan menambah atau menghapus karyawan seiring pertumbuhan bisnis dan/atau menambah fitur lain sesuai kebutuhan bisnis yang berkembang
- Keamanan: ketahui bagaimana penyedia layanan memberikan keamanan kepada klien (perusahaan Anda) dan apakah aman digunakan di dalam maupun luar kantor
- Layanan pelanggan: pastikan penyedia memiliki layanan pelanggan yang responsif dan solutif agar perusahaan Anda mendapatkan dukungan jika mengalami kendala
- Harga: tetapkan bahwa harga platform sesuai dengan anggaran perusahaan
Alper Yurder, general manager di Witco, menyarankan untuk mencari perangkat lunak SDM yang:
- Tepat bagi bisnis dan masa depan yang ingin dibangun oleh perusahaan
- Selaras dengan budaya serta sektor tempat Anda beroperasi
- Pertimbangkan etika perusahaan penyedia layanan sejalan dengan perusahaan Anda
Next: 4 Keterampilan Digital HR yang Perlu Anda Kuasai
7 Kiat Memilih Platform HR yang Mendukung Onboarding Karyawan Baru
Mengingat kebutuhan perusahaan terhadap platform HR berbeda-beda, maka tidak semua perusahaan membutuhkan perangkat lunak dalam onboarding. Misalnya, perusahaan dengan lima karyawan tidak membutuhkan pengaturan yang sama dengan bisnis global yang merekrut di berbagai wilayah.
Pada dasarnya, Anda dan tim perlu menyesuaikan platform dengan volume dan kompleksitas rekrutmen saat ini, lalu memastikan platform dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis. Sebelum Anda melangkah ke pemilihan platform, jawab pertanyaan di bawah ini terlebih dahulu:
- Berapa banyak orang yang terlibat dalam proses onboarding karyawan baru?
- Berapa banyak proses yang dapat Anda otomatiskan?
- Seberapa cepat karyawan baru membutuhkan alat, akses, dan peralatan?
Setelah menjawab pertanyaan di atas, Anda dan tim memilih platform HR untuk mendukung onboarding berdasarkan:
1. Bisnis kecil
Bagi bisnis kecil berisi satu hingga 50 karyawan, tim HR dapat memprioritaskan platform yang user friendly, templat siap pakai, dapat digunakan di mana dan kapan saja–terutama bagi karyawan sif atau perjalanan di luar kantor–, konfigurasi minimal. Pemilihan platform ini tidak memerlukan tim HR atau IT khusus untuk mengelola proses rekrutmen karyawan baru.
2. Bisnis berkembang
Bisnis yang berkembang akan membutuhkan tambahan anggota baru. Biasanya, karyawan perusahaan ini berjumlah 50–250 orang. Tim Anda dapat berfokus pada otomatisasi, karena volume rekrutmen meningkat dan tugas manual menjadi tidak berkelanjutan. Solusinya, mencari platform yang secara otomatis menetapkan tugas, memicu permintaan kolaborasi, dan mengirim pengingat antar tim.
Namun, perusahaan dengan pertumbuhan tinggi akan memprioritaskan platform yang terintegrasi dengan seluruh rangkaian teknologi. Misalnya, HRIS yang terintegrasi dengan identity management dan alat kolaborasi lain untuk menghindari pekerjaan yang berulang dan menjaga keakuratan data.
3. Perusahaan menengah
Jika perusahaan Anda memiliki 250–1.000 karyawan, maka pilih platform yang memungkinkan koordinasi lintas tim atau departemen, mulai dari keuangan, HR, IT, dan manajer di departemen masing-masing untuk mencegah penundaan dan tugas yang terlewat.
4. Perusahaan besar
Perusahaan besar dengan lebih dari 1.000 karyawan akan memilih platform dengan mempertimbangan skalabilitas dan kustomisasi. Pasalnya, proses onboarding karyawan baru di perusahaan tersebut membutuhkan alur kerja yang fleksibel, izin berbasis peran, dan kemampuan untuk menangani berbagai lokasi, departemen, dan persyaratan kepatuhan.
5. Tim yang tersebar atau model kerja hibrida
Memiliki karyawan yang tersebar di berbagai kota atau negara atau model kerja hibrida membuat tim HR membutuhkan platform yang mendukung formulir digital, penyediaan akses otomatis, dan pelacakan kemajuan terpusat sehingga karyawan baru dapat bergabung dengan lancar dari mana saja. Platform tersebut mendukung Anda dan tim menjalankan onboarding jarak jauh.
6. Pekerjaan teknis
Jika Anda menghadapi karyawan baru dengan pekerjaan teknis, berikan dukungan IT dan penyediaan peralatan yang memadai. Dalam bekerja, karyawan tersebut akan memerlukan perangkat, akses perangkat lunak, atau izin dari atasan atau super admin. Jadi, Anda dapat mencari platform yang terintegrasi dengan alur kerja manajemen layanan untuk menyederhanakan alur kerja.
7. Semua ukuran bisnis
Bagi semua ukuran bisnis, tim HR bisa menggunakan platform yang memberikan visibilitas yang jelas dari karyawan, sehingga atasan atau manajer mengetahui kemajuan proses onboarding karyawan baru. Selain itu, platform juga memungkinkan dapat mengidentifikasi hambatan dan mendukung anggota baru agar bisa lebih produktif.
Selain kiat tersebut, poin yang tak kalah penting adalah solusi berbasis cloud atau on premise. Perangkat lunak berbasis cloud selalu tersedia dan semua orang dapat mengaksesnya dari mana dan kapan saja. Platform HR berbasis cloud cukup populer karena tidak memerlukan server fisik yang besar dan membutuhkan ruangan khusus.
Di sisi lain, menyimpan data dalam server on premise lebih aman daripada menyimpannya di cloud, karena orang dan lokasi akses terbatas sehingga lebih aman. Jika server mati, semua perangkat lunak juga akan mati dan tidak dapat diakses sampai diperbaiki.
Pilihan platform terbaik akan bergantung pada perangkat dan infrastruktur yang ada di bisnis perusahaan Anda. Memang, platform berbasis cloud lebih gesit karena terdapat pembaruan produk secara berkala.
Sebelum membeli platform HR, Anda dapat meminta uji coba untuk memahami fiturnya dan mencocokkan dengan kebutuhan perusahaan. Ambil kesempatan uji coba Anda melalui laman ini.
