Proses rekrutmen tidak lagi sepenuhnya bergantung pada mata manusia, tetapi juga mengandalkan ATS. Apa itu ATS?
Saat ini, mayoritas perusahaan besar dan menengah menggunakan ATS untuk menyaring, mengurutkan, dan mengelola ribuan lamaran secara otomatis. Hasilnya, tim HR atau perekrut menemukan kandidat sesuai kebutuhan perusahaan secara efisien.
Dengan kontribusinya terhadap proses rekrutmen, tak sedikit pihak yang menyebutkan bahwa ATS telah merevolusi cara perusahaan mengelola proses perekrutan. Bagi tim perekrut, Anda perlu memahami cara kerjanya agar dapat memenuhi posisi yang dibutuhkan.
Apa Itu ATS?
ATS atau applicant tracking system merupakan aplikasi perangkat lunak untuk membantu perusahaan, khususnya tim HR atau perekrut, yang mengelola proses rekrutmen secara digital. Sistem ini menjadi pusat data informasi peran, lowongan pekerjaan (loker), kandidat, tempat permintaan loker dari manajer, pengelolaan lamaran, serta penyaringan dan seleksi kandidat.
Selain untuk mengelola proses rekrutmen skala besar (high-volume recruiting) serta menjadi garda terdepan tim perekrut, ATS juga berfungsi sebagai:
- Mengotomatisasi penyaringan (screening): menyaring resume berdasarkan kriteria dan kata kunci tertentu yang relevan dengan job description sehingga menghemat waktu
- Meningkatkan efisiensi: menyederhanakan alur kerja rekrutmen, mulai dari mengunggah loker hingga penawaran kerja sehingga mengurangi time-to-hire (waktu yang diperlukan untuk merekrut)
- Kepatuhan (compliance): membantu perusahaan mematuhi regulasi ketenagakerjaan, memastikan bahwa data kandidat disimpan dengan aman dan proses seleksi tidak diskriminatif
- Membangun talent pool: menciptakan basis data permanen berisi kandidat potensial untuk kebutuhan rekrutmen di masa depan
- Candidate relationship management (CRM): memungkinkan tim perekrut menyaring resume, mengotomatisasi komunikasi, menjadwalkan wawancara, hingga mengukur matriks efektivitas rekrutmen
Implementasi ATS memberikan manfaat yang signifikan bagi semua pihak yang terlibat dalam proses rekrutmen.
Bagi perusahaan atau dalam hal ini tim perekrut mendapatkan proses penyaringan resume kandidat lebih akurat, sehingga mereka menemukan kandidat–dengan memiliki kriteria–yang paling dibutuhkan di dalam loker. Tim juga dapat memanfaatkan analisis dari sistem guna mengoptimalkan strategi penyaringan. Kondisi tersebut akan menghemat waktu serta dan mengurangi kebutuhan iklan loker yang berulang.
Bagi kandidat atau pencari kerja, ATS menawarkan pengalaman aplikasi yang mobile-friendly sehingga mempermudah proses pengiriman lamaran. Mereka juga akan menerima pembaruan status lamaran secara otomatis, mengurangi ketidakpastian, dan meningkatkan transparansi proses.
Next: Perlindungan Data Pribadi: Panduan bagi HR dan Manajemen Perusahaan
Bagaimana ATS Bekerja dengan Penyaringan Kata Kunci?
Biasanya, ATS digunakan oleh perusahaan besar yang menerima puluhan ribu hingga ratusan ribu lamaran per tahun, perusahaan menengah dengan kebutuhan rekrutmen yang tinggi atau pertumbuhan yang cepat, serta recruitment agency atau headhunter untuk mengelola klien, lowongan, dan data kandidat secara efisien.
Bagaimana ATS bekerja menyaring ratusan hingga ratusan ribu resume? Berikut ini cara kerjanya:
1. Parsing dan indeksasi
Saat CV diunggah oleh pelamar kerja, ATS akan mem-parsing (mengurai) dokumen, mengekstrak data kunci (nama, kontak, pengalaman kerja, dan pendidikan), serta menyimpannya sebagai data terstruktur pada sistem.
2. Pencocokan kata kunci
Inilah tahap paling krusial, yakni ATS membandingkan kata kunci, frasa teknis, judul pekerjaan, dan action verbs yang terdapat di CV dengan job description.
3. Sistem penilaian
Langkah ini tak kalah penting, karena ATS memberikan skor persentase pada setiap CV berdasarkan tingkat kecocokan kata kunci. Misalnya, kecocokan CV dan loker sebesar 80%. CV yang tidak mencapai ambang batas skor minimum–seperti di bawah 65%--akan otomatis ditolak atau diarsipkan dan tidak akan dilihat oleh perekrut lagi.
4. Peringkat
CV yang lolos ambang batas skor akan diurutkan dari yang tertinggi ke yang terendah. Hal ini memungkinkan perekrut meninjau kandidat yang paling relevan terlebih dahulu.
Next: Pahami Cuti Tidak Dibayar agar HR Tak Salah Hitung Gaji
Kehadiran ATS Melengkapi HRIS
Sering kali, pengguna merasa bingung antara apa itu ATS dan HRIS atau human resources information system. Meskipun keduanya adalah sistem HR, peran mereka berbeda tetapi saling melengkapi.
HRIS ialah sistem perangkat lunak komprehensif yang mengelola seluruh data karyawan dalam sejak hari pertama mereka dipekerjakan (onboarding) hingga hari terakhir mereka bekerja (offboarding). Fungsi HRIS mencakup penggajian, manajemen tunjangan, manajemen kinerja, dan administrasi kehadiran karyawan.
Hubungan antara ATS dan HRIS bersifat sinergis. Fokus ATS pada tahap prakerja, mulai dari proses rekrutmen dan penyaringan, pengiriman jadwal wawancara kerja, hingga hasil akhir proses. Tugas ATS selesai ketika kandidat menerima dan menandatangani tawaran kerja.
HRIS mengambil alih tugas ATS, saat kandidat menjadi karyawan atau pascakerja. Data yang dikumpulkan oleh ATS selama proses rekrutmen–seperti nama lengkap, tanggal mulai kerja, dan gaji yang disepakati–secara otomatis dapat diintegrasikan ke dalam modul onboarding dan payroll HRIS.
Oleh karena itu, ATS sering dianggap sebagai submodul atau ekstensi dari sistem HRIS yang lebih besar. Tim HR akan memastikan kedua sistem ini terintegrasi sebaik-baiknya untuk menghindari data entry ganda dan memastikan transisi tanpa hambatan bagi karyawan baru.
ATS telah mengubah proses rekrutmen menjadi lebih cepat, terukur, dan objektif. Saat ini, tak sedikit kandidat yang memanfaatkan template CV berformat ATS dan pemilihan kalimat berdasarkan artificial intelligence (AI) generatif, maka Anda sebagai tim HR atau perekrut memerlukan kehadiran ATS untuk meneliti kesesuaian CV mereka dengan kebutuhan perusahaan terhadap tenaga ahli.
Anda dan tim dapat memanfaatkan masa uji coba Peoplyee HRIS melalui tautan ini.
