Tak sedikit perekrut dan HR yang mengandalkan alat digital untuk mengoptimalkan proses rekrutmen. Alat tersebut dirancang guna menyederhanakan setiap tahap proses, mulai dari pencarian kandidat hingga onboarding karyawan baru.
Dengan demikian, proses rekrutmen lebih cepat dan efisien dalam memperoleh individu terbaik. Namun, tidak semua perusahaan menggunakan alat digital ini, karena investasinya yang membutuhkan biaya tidak sedikit. Jika perusahaan Anda berencana menambah alat rekrutmen, sebaiknya pertimbangkan hal-hal di bawah ini.
Memahami Proses Rekrutmen Menggunakan Teknologi
Berdasarkan Schermerhorn (1997), rekrutmen merupakan proses menarik kandidat untuk mengisi posisi yang lowong. Di proses ini, tim perekrut atau HR akan menilai orang-orang yang memiliki kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, baik secara keterampilan, pendidikan, maupun pengalaman kerja.
Teknologi bukan sekadar pelengkap dalam proses rekrutmen, tetapi telah tertanam di proses tersebut. Mulai dari penerimaan dan penyaringan CV, pengiriman jadwal wawancara kerja, pengiriman skill test, pengumuman hasil akhir, hingga administrasi karyawan onboarding karyawan baru.
Dengan mengotomatiskan tugas tersebut, tim HR yang mengemban fungsi rekrutmen dapat meningkatkan proses penerimaan kandidat dan membantu perusahaan membuat keputusan rekrutmen yang lebih tepat karena berbasis data.
Sebelum memutuskan alat digital mana yang akan membantu proses pemilihan kandidat, Anda perlu memahami siklus rekrutmen, yaitu:
- Sourcing: menemukan dan menarik kandidat baru
- Screening: menyaring dan menilai kandidat
- Interviewing: mewawancarai kandidat terpilih lebih mendalam
- Assessment: menilai kandidat terbaik melalui tes dan proses sebelumnya
- Selection: memilih kandidat yang tepat
- Onboarding: membantu kandidat memulai karier di dalam perusahaan
Next: Panduan Bagi HR Dalam Implementasi Employee Data Management
5 Kanal Rekrutmen Untuk Mengumpulkan Kandidat
Saat ini, tim perekrut tak sulit mengumpulkan kandidat untuk berbagai posisi, karena semakin banyak kanal rekrutmen yang digunakan, Anda akan menarik banyak kandidat. Kanal yang bisa digunakan, antara lain:
1. Web perusahaan
Perusahaan yang memiliki web akan mengumumkan informasi lowongan pekerjaan (loker) di sana, khususnya pada bagian laman karier.
2. Job portal
Tim perekrut dapat mengunggah loker pada job portal, seperti Jobstreet, Kalibrr, dan Indeed untuk menjaring kandidat terbaik di bidangnya. Pahami job portal masing-masing, karena mereka memiliki spesifikasi tersendiri, seperti berdasarkan lokasi, keterampilan, latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, atau posisi kandidat saat ini.
3. Media sosial
Cara lain untuk merekrut kandidat adalah melalui media sosial. Anda dapat membagikan lowongan pekerjaan di akun media sosial perusahaan agar pengikut mengetahui bahwa perusahaan Anda sedang mencari kandidat dan mengundang mereka untuk melamar.
4. Campus hiring
Perusahaan bisa bekerja sama dengan pihak universitas untuk melakukan program campus hiring. Biasanya, langkah ini melibatkan pengenalan perusahaan kepada mahasiswa dan dosen, program magang, hingga bincang karier. Nantinya, perusahaan akan merekrut lulusan terbaik dari universitas tersebut sebagai karyawan baru.
5. Grup chat
Tim perekrut dapat menemukan kandidat pasif di industri atau bidang tertentu melalui grup chat, seperti Slack dan Discord. Misalnya, tim bisa membangun jejaring dengan seseorang yang bekerja di bidang IT yang tidak berencana mengundurkan diri, katakan kepadanya jika suatu saat ia berencana mencari peluang baru, Anda siap membantunya.
Next: Apa Itu ISO 27000? Panduan Standar Keamanan Informasi
6 Alat yang Dapat Mengoptimalkan Proses Rekrutmen
Untuk mengoptimalkan proses rekrutmen, Anda dan tim perlu mempertimbangkan alat atau perangkat lunak untuk menyaring dan menilai kandidat yang sesuai kebutuhan perusahaan, seperti:
1. Sourcing tools
Ini adalah alat untuk menyaring pelamar dengan mudah, terlebih jika perusahaan menerima ribuan aplikasi pada satu peran. Screening tools sekarang telah dilengkapi teknologi artificial intelligence (AI), sehingga perekrut dapat menyaring curriculum vitae (CV) berdasarkan kunci tertentu, seperti keterampilan atau tingkat pengalaman tertentu. Alat ini untuk memastikan kandidat yang memenuhi persyaratan peran.
2. Assessment tools
Bila hiring manager memiliki dua atau tiga kandidat terbaik yang telah lolos sesi wawancara kerja, tetapi belum memutuskan siapa yang lolos ke tahap berikutnya. Anda dapat menggunakan assessment tools. Ini ialah alat tes kandidat guna mengukur keterampilan atau kemampuannya. Alat ini bisa mengeliminasi kandidat yang tidak memenuhi syarat.
Beberapa tes asesmen berupa:
- Cognitive ability test
- Personality test
- Job knowledge test
- Integrity test
- Skill assessment test
- Verbal or numerical reasoning test
3. Applicant tracking system
Tak sedikit perusahaan menggunakan alat yang disebut dengan ATS ini. Sistem tersebut banyak menyimpan informasi tentang kandidat, seperti CV, surat lamaran, referensi, dan data penting lainnya.
Sistem juga bisa mencatat status setiap pelamar dan posisi mereka dalam proses perekrutan, mulai dari penyaringan, penjadwalan wawancara, atau pengiriman pesan. Dengan ATS, Anda dapat mempercepat proses rekrutmen sehingga tidak kehilangan kandidat terbaik di bidangnya.
4. Interview management tools
Dalam interview management tools, sistem memiliki beberapa fitur, seperti:
- Penjadwalan: memastikan jadwal wawancara kerja terorganisir dan memiliki waktu cukup untuk bertemu dengan setiap kandidat
- Telekonferensi: dengan melakukan wawancara awal melalui konferensi video daripada secara langsung
- Analisis wawancara: fitur yang berbasis AI dapat memindai transkrip wawancara dan mendapatkan wawasan lebih lanjut setelah proses tersebut
5. Collaboration tools
Merekrut anggota tim baru adalah pekerjaan bersama, maka tim perekrut dapat menggunakan collaboration tools untuk menyederhanakan komunikasi antar divisi hingga departemen. Misalnya, dasbor bersama melalui Google Sheets atau platform perekrutan kolaboratif.
6. Analytics and reporting tools
Alat ini sangat membantu tim perekrut selama proses perekrutan. Pasalnya, alat tersebut dapat mengoptimalkan pencarian hingga seleksi kandidat serta tim melacak matriks waktu, biaya, sumber, sampai dengan kualitas rekrutmen, sehingga keputusan yang diambil berbasis data. Misalnya, LinkedIn Talent Insights dan dasbor ATS.
Perusahaan dapat meningkatkan proses rekrutmen dengan memilih alat digital perekrutan yang tepat. Mulailah dengan alat yang paling bermanfaat bagi perusahaan, kemudian mempertimbangkan proses yang ada saat ini terhadap return of investment (ROI) dari hasil rekrutmen.
Tim perekrut dan HR juga dapat mengoptimalkan proses administrasi karyawan baru dengan menggunakan HRIS. Klik jadwal trial Anda di sini.
