Proses rekrutmen adalah salah satu langkah untuk mendukung ekosistem bisnis. Pasalnya, aset perusahaan bukan hanya modal atau teknologi, juga manusia yang menggerakkan bisnis perusahaan. Apakah proses yang Anda jalankan sudah benar?
Sebelum memulainya, Anda perlu memahami bahwa proses rekrutmen adalah fondasi dalam membangun tim unggulan bagi setiap praktisi HR dan pemilik bisnis. Jadi, proses ini bukan sekadar menambal posisi kosong, melainkan strategi jangka panjang untuk memastikan keberlanjutan perusahaan.
Memahami Proses Rekrutmen adalah Fondasi
Proses rekrutmen adalah serangkaian aktivitas terencana yang dimulai dari identifikasi kebutuhan posisi hingga penempatan kandidat yang tepat pada pekerjaan tersebut.
Biasanya, proses rekrutmen akan berjalan beriringan dengan proses seleksi. Kedua istilah tersebut kerap digunakan dan dipertukarkan, meski memiliki arti berbeda. Rekrutmen berfokus pada menarik minat sebanyak mungkin kandidat berkualitas, sedangkan seleksi adalah proses penyaringan untuk memisahkan antara mereka yang mampu dengan mereka yang terbaik.
Tujuan proses rekrutmen adalah:
- Meningkatkan kualitas kandidat: memastikan kandidat tidak hanya memiliki keterampilan kerja, juga mempunyai visi dan nilai yang selaras dengan perusahaan
- Efisiensi biaya dan waktu: mengurangi risiko salah rekrut yang bisa merugikan perusahaan hingga 2x lipat gaji tahunan karyawan tersebut
- Membangun employer branding: memberikan pengalaman positif bagi kandidat, bahkan bagi mereka yang tidak lolos
- Kepatuhan hukum: memastikan proses berjalan adil tanpa diskriminasi sesuai regulasi ketenagakerjaan
Next: Panduan Bagi HR Dalam Implementasi Employee Data Management
7 Tahapan Proses Rekrutmen
Berdasarkan praktik terbaik yang dirangkum oleh AIHR, berikut adalah tujuh tahapan krusial yang harus dilewati untuk mendapatkan kandidat terbaik sesuai kebutuhan perusahaan:
1. Application
Setelah mengunggah informasi lowongan kerja (loker), Anda mendapatkan aplikasi dari kandidat. Bila Anda sudah mengunggah loker di berbagai platform pencarian kerja tetapi belum mendapatkan kandidat yang sesuai kualifikasi, lakukan jemput bola.
Ini bukan mengajak Anda bermain bola, tetapi Anda HR harus aktif menjemput kandidat di LinkedIn, Jobstreet, komunitas profesional, atau memanfaatkan database internal yang ada. Langkah ini bisa dilakukan untuk merekrut kandidat yang tidak mencari peluang baru, tetapi jika ada kesempatan lebih tinggi dari pekerjaan saat ini, ia bersedia bergabung dengan perusahaan baru.
2. Screening
Di tahap screening, HR akan menyaring tumpukan CV kandidat. Saat ini, proses screening telah dilakukan dengan applicant tracking system (ATS) untuk menghemat waktu dalam penyaringan CV kandidat. Perekrut akan mencari kata kunci, pengalaman, dan kualifikasi berdasarkan loker.
3. Wawancara pertama
Biasanya, wawancara pertama dilakukan oleh perekrut melalui telepon atau video singkat. Tujuannya adalah pengecekan awal (screening) tentang keterampilan dan pengalaman, ekspektasi gaji, ketersediaan waktu kandidat.
4. Assessment
Perekrut dan hiring manager tak hanya percaya pada apa yang tertulis di kertas. Anda dan tim akan melakukan tes asesmen kepada kandidat.
Misalnya, tes teknis, psikotes, atau tes kepribadian. Anda tidak harus melakukan semua asesmen, tetapi pilih yang sesuai kebutuhan, seperti tes teknis atau skill test yang memberikan gambaran tentang performa kerja. Tes ini lebih akurat dibandingkan wawancara semata.
5. Wawancara kedua
Sesi wawancara kedua sering disebut final interview, karena kandidat akan bertemu dan berdiskusi dengan manajer.
Pada saat inilah, manajer bertanya tentang persoalan lebih mendalam secara teknis dan berfokus pada penyelesaian masalah, sehingga ia dapat menilai kandidat secara keseluruhan. Bila manajer merasa bahwa kandidat memenuhi syarat pada peran yang dibutuhkan, maka ia membahasnya dengan tim HR.
6. Background Check
Tahap ini tak kalah penting, karena background check ialah proses memvalidasi referensi pada tempat dan/atau rekan kerja sebelumnya.
Tim HR juga memastikan tidak ada catatan kriminal atau rekam jejak ketidakjujuran yang dilakukan oleh calon karyawan. Pada peran atau perusahaan keuangan, tim HR akan mengecek skor kredit calon karyawan guna mengamankan aset perusahaan.
7. Keputusan
Setelah kandidat terpilih dan telah dilakukan background check, tim Anda akan menghubungi yang bersangkutan untuk memberitahukan ia diterima dan mengirimkan surat penawaran kerja. Proses ini harus dilakukan dengan cepat dan profesional agar kandidat pilihan tidak memilih perusahaan kompetitor.
Next: Beginilah Cara Menghitung Upah Lembur Karyawan
Tantangan dan Solusi Rekrutmen Saat Ini
Mengingat pasar tenaga kerja semakin kompetitif, maka satu loker bisa menerima CV dari ratusan hingga ribuan kandidat, terlebih jika perusahaan ternama membuka lowongan di bidang sales atau marketing.
Tantangannya yang dihadapi tim HR tak hanya itu. Mereka di antaranya:
- Tanpa sistem otomatisasi, tim HR akan kewalahan menyaring ribuan CV yang masuk setiap harinya
- Kandidat yang digantung tanpa kabar akan memberikan ulasan buruk di platform pencarian kerja yang bisa merusak citra perusahaan
- Untuk posisi spesialis atau manajerial senior, jumlah pelamar berkualitas sangat terbatas
Untuk mengatasi tantangan di atas, perusahaan membutuhkan alat bantu yang mampu mengubah data menjadi keputusan. Sebut saja perusahaan memerlukan ATS dan HRIS.
1. ATS
Dengan ATS, Anda dan tim dapat menyaring kandidat secara otomatis berdasarkan kriteria yang dibutuhkan. Mulai dari melihat progres setiap kandidat dalam satu dashboard, menganalisis sumber kandidat berasal, hingga mengalokasikan anggaran rekrutmen dengan lebih tepat.
2. HRIS
Proses rekrutmen tidak berhenti saat kandidat menandatangani kontrak kerja. Ada proses lain setelah itu, yakni mengelola administrasi karyawan baru. Kini, Anda hanya meminta karyawan mengunduh dan login ke aplikasi HRIS, lalu mintalah mereka untuk memasukkan data, seperti nomor KTP, BPJS Ketenagakerjaan, nomor darurat, dan lainnya.
Data pribadi berguna untuk berbagai hal, seperti pemantauan kehadiran, penggajian, pajak, iuran BPJS Ketenagakerjaan, serta iuran lainnya. Nantinya, tim HR akan menilai kelengkapan data karyawan. Upaya ini untuk mengumpulkan data karyawan dalam satu tempat, sehingga tak ada lagi tumpukan email atau pesan pendek yang tercecer tentang data pribadi.
Bila Anda dan tim sedang mempertimbangkan layanan HRIS. konsultasikan dan jadwalkan uji coba di laman ini.
Proses rekrutmen adalah perjalanan panjang yang membutuhkan ketelitian, teknologi, dan empati. Kesuksesan perusahaan akan bergantung kepada karyawan, sistem, dan upaya yang mendukung keduanya.
Bila perusahaan berani meninggalkan cara manual dengan mengadopsi sistem yang terintegrasi, maka mereka sedang menanam benih kesuksesan di masa depan.
