Digitalisasi HR telah mengubah cara tim human resource beroperasi, salah satunya melalui human resource information system (HRIS), sehingga meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan karyawan.
Namun, transformasi digital HR tak hanya terjadi dalam pengelolaan karyawan saja, melainkan rekrutmen hingga performance management. Dengan langkah tersebut, tim HR beralih dari peran tradisional yang bersifat administratif ke peran lebih strategis untuk mendukung pertumbuhan bisnis.
Mengenal Digitalisasi HR
Transformasi digital HR mengacu pada langkah mengubah dan mendigitalkan proses HR di perusahaan. Ini bertujuan untuk mengotomatiskan proses, membuat lebih data-driven, serta menciptakan employee experience secara digital lebih baik.
Awalnya, transformasi digital di bidang HR hanya mengubah proses manual menjadi digital, seperti sistem pencatatan kehadiran karyawan. Dulu, catatan tersebut disimpan sebagai dokumen fisik di lemari arsip, tetapi sekarang terekam dalam format digital. Kini, digitaliasi HR lebih sekadar mendigitalkan proses manual, karena perangkat sudah dilengkapi fitur artificial intelligence (AI) generatif untuk menerapkan efisiensi fungsi HR.
Sebut saja, digitalisasi dalam proses rekrutmen menggunakan applicant tracking system (ATS) yang diperkuat oleh AI generatif. Sistem itu memungkinkan perusahaan menyaring aplikasi kandidat secara otomatis berdasarkan kriteria tertentu.
Dalam performance management, platform HRIS memungkinkan pemantauan real time terhadap kinerja karyawan, sehingga manajer dapat memberikan umpan balik yang konstruktif dan merancang program pengembangan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan.
Adapun manfaat mendigitalkan proses HR, antara lain:
- Meningkatkan efisiensi operasional karena otomatisasi tugas administratif seperti penggajian, pengelolaan cuti, dan pelacakan jam kerja
- Memungkinkan karyawan mengubah data personal dan menjalankan proses administratif mereka
- Proses automasi tak perlu menggunakan kertas, sehingga lebih menghemat ruang penyimpanan dan kerusakan
- Menyimpan catatan yang lengkap dan terorganisir, sehingga perusahaan memenuhi persyaratan audit dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan
- Mendukung kinerja HR lebih strategis, terutama dalam pengambilan keputusan berdasarkan data
Next: Mengenal 6 Komponen Gaji dan Kebijakan Pengupahan
5 Tantangan Transformasi Digital HR
Transformasi digital HR membawa dampak positif terhadap pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Namun, perubahan tak selalu mudah dilakukan, terlebih jika ada sekelompok orang yang enggan mengadopsi sistem baru karena kurang pemahaman tentang manfaatnya.
Untuk mengatasi hal tersebut, tim HR wajib menyediakan pelatihan yang memadai serta mengomunikasikan keuntungan dari transformasi ke sistem baru. Tantangan yang biasa terjadi yaitu:
1) Tujuan tidak jelas
Proses apa pun yang didigitalisasi atau diotomatisasi, harus ada tujuan yang jelas di baliknya, dan harus masuk akal secara bisnis. Misalnya, perusahaan ingin memantau durasi kerja karyawan di lapangan, maka salah satu caranya adalah menggunakan HRIS berbasis cloud.
2) HR tak memiliki keterampilan
Untuk menjalankan digitalisasi HR, staf di tim HR harus menguasai keterampilan digital, bagaimana jika mereka tak memiliki keterampilan itu? Perusahaan perlu memberikan tim HR pelatihan tentang perangkat lunak HR lain yang relevan.
3) Etika dan penyalahgunaan data
Kemunculan AI generatif mempermudah pekerjaan karyawan, termasuk mereka yang ada di tim HR. Perusahaan perlu membuat peraturan penggunaan teknologi HR untuk menghindari dilema etika, masalah produktivitas, dan penyalahgunaan AI generatif. Pada saat yang sama, tim HR harus mengelola risiko yang tidak menghalangi perusahaan untuk mendapatkan manfaat dari perangkat ini.
4) Membimbing karyawan
Inisiasi digital tak akan berjalan lancar, jika tim HR tidak mengomunikasikan tentang tujuan dan nilai kegunaannya kepada karyawan. Jika memungkinkan, Anda dapat membangun dialog dengan mereka sejak inisiasi hingga membimbing penggunaan perangkat pada waktu pelaksanaannya.
5) Biaya
Penggunaan platform ATS, HRIS, dan performance management menjadi populer untuk menghemat waktu serta tenaga dalam pekerjaan administratif. Namun, platform tersebut tidaklah murah, sehingga tim HR memerlukan dukungan anggaran dari pemangku kepentingan, yang tidak semua orang memandang proses digital sebagai usaha peningkatan produktivitas.
Next: 5 Kiat Pengelolaan Data Pribadi secara Efisien
Masa Depan HR Dalam Dunia Digital
Sejak AI generatif hadir pada akhir 2022, teknologi ini sangat membantu kinerja HR dalam fungsi rekrutmen, pelatihan, dan performance management. Misalnya, AI dalam ATS membantu mengotomatiskan penyaringan CV kandidat yang membuat proses lebih cepat.
Ada pula teknologi machine learning (ML), yang memungkinkan tim HR mengidentifikasi pola sekaligus memprediksi tren SDM. Misalnya, algoritma ML akan memprediksi karyawan yang berisiko mengundurkan diri dari perusahaan, sehingga perekrut dapat mengambil langkah antisipasi untuk mempertahankannya atau mencari karyawan baru.
Salah satu perusahaan yang sukses dalam digitalisasi HR adalah Microsoft. Tim HR Microsoft mengimplementasikan chatbot bernama Ruuh. Chatbot bertugas menjawab pertanyaan dan memberikan dukungan kepada karyawan. Layanan tersedia selama 24/7 secara real time sehingga meningkatkan kepuasan karyawan.
Topik yang dapat dijawab oleh Ruuh di antaranya gaji, tunjangan, dan kebijakan HR. Jika tim HR harus menjawab pertanyaan tersebut berulang kali dari karyawan akan menambah beban kerja mereka.
Ada pula Communicorp UK yang menjalankan platform berbasis AI dalam penerapan HRIS. Sebelumnya, proses payroll memakan waktu satu hingga dua hari setiap bulan, tetapi dengan sistem baru yang didukung oleh AI, maka proses hanya membutuhkan waktu satu jam. Sistem juga meningkatkan fungsi rekrutmen, onboarding, dan evaluasi karyawan yang berdampak terhadap keterlibatan karyawan.
Pada tahun-tahun mendatang, digitalisasi HR diperkirakan akan semakin berkembang dengan integrasi AI dan ML yang tak hanya digunakan dalam proses rekrutmen.
Teknologi tersebut juga mendukung manpower planning, mengidentifikasi potensi masalah sebelum menjadi kritis, dan merancang strategi yang proaktif untuk mengatasinya. Meski demikian, jangan mengabaikan perlindungan terhadap data perusahaan untuk setiap teknologi yang Anda gunakan.
