Jika ada pihak yang bertanya, “Apa itu automasi? Apa gunanya kita menerapkan automasi?” kemungkinan mereka belum memahami manfaat teknologi dalam lingkungan kerja. Pasalnya, automasi menjadi solusi penting untuk meningkatkan efisiensi bisnis di tengah perubahan teknologi yang cepat.
Memang, proses ini tak mudah bagi sebagian perusahaan, tetapi dampak penerapan automasi mampu mengoptimalkan kinerja perusahaan. Bahkan, dengan automasi, mereka dapat mengurangi kesalahan, sehingga menghemat waktu serta meningkatkan produktivitas.
Apa Itu Automasi?
Automasi merupakan penerapan teknologi, program, robotika, atau proses untuk mencapai hasil maksimal, tetapi menggunakan tenaga manusia secara minimal.
Upaya tersebut semakin umum digunakan dalam berbagai macam fungsi bisnis dan industri, mulai dari keuangan, manufaktur, perawatan kesehatan, hingga pertahanan. Misalnya, aplikasi dalam business process automation (BPA), mengirimkan email marketing otomatis berdasarkan pencarian pelanggan, atau robotika yang digunakan oleh perusahaan manufaktur otomotif.
Ketika perusahaan menerapkan automasi, mereka memperoleh manfaat, yaitu:
- Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas berulang, sehingga proses kerja lebih efisien
- Proses otomatis mengurangi risiko human error, seperti entri data, pengiriman invoice, atau manajemen inventaris dapat dilakukan secara otomatis.
- Mengurangi kebutuhan tenaga kerja untuk tugas-tugas rutin yang berulang dan administratif
- Meningkatkan produktivitas, sehingga karyawan dapat fokus pada pekerjaan strategis
- Mempercepat proses bisnis, seperti memproses data, approval workflow, atau pelaporan keuangan
- Meningkatkan kepuasan pelanggan melalui layanan otomatis atau chatbot yang merespons kebutuhan mereka dengan cepat
- Memiliki skalabilitas bisnis lebih baik saat perusahaan menangani volume pekerjaan lebih besar tanpa harus menambah staf
Next: 4 Kiat Menjadi Admin HRD yang Berfokus Pada Produktivitas
Penerapan Automasi Di Kantor
Office automation (automasi kantor) adalah istilah umum yang menggambarkan berbagai jenis sistem komputer dan perangkat lunak yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mentransfer, mengubah, dan memanfaatkan informasi kantor secara digital untuk menjalankan tugas. Dengan kata lain, hal ini dapat membantu mengelola data perusahaan.
Dalam proses automasi, pengelolaan data bergerak tanpa campur tangan manusia, karena manusia berisiko melakukan kesalahan manual. Misalnya, kesalahan penulisan yang menggunakan mesin ketik sulit diketahui dibandingkan dengan laptop, yang memiliki pendeteksi typing error.
Aspek automasi kantor dibagi dalam tiga kategori, yaitu:
1. Penyimpanan informasi
Kategori ini akan menyimpan informasi, seperti formulir, dokumen, berkas, gambar, lembar kerja, hingga rekaman dalam CMS atau perangkat lunak otomatisasi lain.
2. Data exchange
Automasi dalam data exchange memudahkan pengguna berbagi informasi dan mengirim laporan secara langsung, seperti mesin faksimile atau email.
3. Manajemen data
Sistem automasi akan memudahkan perusahaan mengelola berbagai data dan informasi yang relevan, seperti pencatatan keuangan, pengeluaran operasional, dan manajemen inventaris.
Next: 4 Cara Mengurangi Tingkat Turnover dengan Melibatkan Manajer
3 Jenis Automasi
Memang, office automation menawarkan berbagai manfaat bagi organisasi berbagai ukuran. Bahkan automasi yang canggih mengurangi upaya manual dan menyimpan sejumlah besar data dalam ruang yang kecil, meski demikian tak semua organisasi menerapkannya pada semua lini pekerjaan karena biaya yang dibutuhkan tidaklah sedikit. Namun, perusahaan dapat mengaplikasikan automasi pada beberapa tugas. Hal ini berkaitan dengan jenis automasi.
1) Automasi dasar
Otomatisasi dasar akan mengambil tugas rutin yang sederhana dan mengotomatiskannya. Ini digunakan untuk mendigitalkan, menyederhanakan, dan memusatkan tugas manual seperti mendistribusikan materi orientasi kepada karyawan baru, meneruskan dokumen untuk disetujui, atau secara otomatis mengirimkan faktur kepada klien. Dengan demikian, karyawan dapat fokus pada pekerjaan yang strategis dan lebih bermakna.
2) Automasi proses
Automasi ini dapat dimanfaatkan untuk pekerjaan yang lebih kompleks dan berulang, terkadang melibatkan beberapa sistem, lalu mengotomatiskannya. Dampaknya, penerapan automasi proses dapat membantu keseragaman dan transparansi yang lebih besar pada proses bisnis dan IT, meningkatkan produktivitas, serta memunculkan solusi dengan menggunakan pengambilan keputusan berbasis aturan. Contohnya, automasi otomatisasi alur kerja, business process management (BPM), dan robotic process automation (RPA).
Di samping itu, human resource information system (HRIS) dapat menjadi alat untuk automasi di bidang HR, sehingga tugas-tugas HR lebih akurat dan efisien. Misalnya, mencatat kehadiran, menghitung gaji berdasarkan kehadiran dan tunjangan, hingga menyimpan data karyawan. Bahkan sistem automasi ini memungkinkan karyawan melakukan permintaan administrasi–cuti dan pembayaran biaya kesehatan–secara real time.
3) Intelligent automation
Intelligent automation ialah bentuk automasi yang lebih maju karena menggabungkan artificial intelligence (AI), proses manajemen bisnis, dan kemampuan proses robotika untuk menyederhanakan dan meningkatkan skala pengambilan keputusan di perusahaan.
Misalnya, agen virtual yang didukung oleh teknologi seperti natural language processing (NLP), pencarian cerdas, dan RPA dapat mengurangi biaya dan memberdayakan karyawan. Langkah semacam itu juga berkontribusi pada peningkatan produktivitas dan pengalaman pelanggan yang optimal, seperti praktik AIOps dan asisten AI.
Dengan automasi, perusahaan bisa meningkatkan efisiensi bisnis, tetapi pilih penyedia sistem atau platform yang mempunyai keamanan data tinggi, sesuai kebutuhan operasi, serta user friendly. Apakah perusahaan Anda sudah menerapkan automasi?
