Ringkasan artikel
- Memilih HRIS tidak cukup dengan melihat kelengkapan fitur dan teknologi yang ditawarkan, perusahaan juga perlu mempertimbangkan customer service yang responsif
- HRIS membantu perusahaan mengotomatisasi pekerjaan administratif, menyentralisasi data, dan meningkatkan pengalaman karyawan
- Customer service menjadi salah satu faktor penting dalam memilih HRIS karena sistem ini berkaitan dengan proses presensi dan payroll
Penggunaan HRIS bukan lagi sebuah opsi, melainkan kebutuhan mendasar bagi perusahaan yang ingin tetap mengedepankan efektivitas serta efisiensi. Sering kali, perusahaan memilih HRIS yang berteknologi tinggi dan fitur lengkap.
Apakah perusahaan membutuhkan semua fitur? Apakah fitur berteknologi tinggi sesuai dengan operasi bisnis? Ini adalah “jebakan” bagi calon pengguna yang tidak ingin tertinggal dari kompetitor.
Namun, poin yang wajib di pertimbangkan adalah apakah penyedia layanan HRIS memiliki customer service yang responsif atau tidak. Tanpa layanan ini, pengguna akan kesulitan menyelesaikan masalah jika HRIS mengalami gangguan.
Urgensi Penggunaan HRIS bagi Perusahaan
Tim HR sering kali terbebani oleh tugas administratif yang repetitif sehingga memakan waktu dalam penyelesaian pekerjaan. Terlebih, tugas administratif menuntut ketelitian, maka satu kesalahan dalam menempatkan angka dapat mengubah seluruh data sehingga hasilnya akan berbeda.
Dari hal tersebut, tak heran jika penyedia layanan HRIS muncul menawarkan solusi automasi yang mengubah cara kerja HR lebih cepat dan akurat. Bila perusahaan Anda masih mengerjakan tugas administratif secara manual, maka pertimbangkan untuk melihat fitur yang ditawarkan oleh HRIS.
Setidaknya, inilah tiga urgensi mengapa perusahaan perlu menggunakan HRIS:
1. Proses otomatisasi
Tugas manual seperti rekapitulasi presensi, penghitungan upah lembur, dan proses penggajian yang rumit dapat diotomatisasi oleh HRIS dalam hitungan menit. Ini menghilangkan risiko human error yang sering terjadi pada penggunaan spreadsheet manual.
2. Sentralisasi data
HRIS berfungsi sebagai wadah bagi sentralisasi data. Jadi, semua data karyawan, mulai dari riwayat kinerja, data penggajian dan pajak, hingga asuransi kesehatan, tersimpan melalui sistem tersebut. Hal ini memudahkan pengambilan keputusan berbasis data bagi jajaran manajemen.
3. Pengalaman lebih baik
HRIS yang memiliki fitur employee self-service (ESS) memberdayakan karyawan dapat pengelolaan data. Ini memungkinkan mereka mengisi atau mengubah data pribadi, mengajukan cuti, hingga melihat slip gaji melalui aplikasi seluler. Kemudahan ini secara langsung memberikan pengalaman lebih baik sekaligus meningkatkan kepuasan kerja karyawan terhadap perusahaan.
Next: 6 Karakteristik HRIS yang User-Friendly Ini akan Berdampak bagi Perusahaan
4 Tantangan Memilih HRIS Ini Bisa Membuat Tim HR Bingung
Dalam satu dekade ini, banyak perusahaan teknologi yang menawarkan HRIS, baik on premise maupun cloud-based (SaaS). Mereka tak hanya menawarkan aplikasi di bidang perbankan atau perpajakan, juga human resources.
Jika Anda mencari rekomendasi HRIS di mesin pencarian, ada pilihan aplikasi dengan klaim fitur yang hampir serupa. Tentu, ini menciptakan tantangan tersendiri bagi tim HR, karena:
- Over-feature syndrome: Banyak penyedia HRIS yang menawarkan ratusan fitur yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan dan membuat sistem menjadi berat plus membingungkan
- Masalah integrasi: HRIS tidak dapat terintegrasi dengan sistem yang telah dimiliki oleh perusahaan, seperti akuntansi atau manajemen kinerja
- Tidak user friendly: Sering kali, sistem terlihat hebat saat demo, tetapi saat implementasi, tim HR kesulitan mengoperasikannya karena UI/UX tidak user friendly sehingga membingungkan penggunanya
- Customer service yang buruk: Tak sedikit vendor yang sangat responsif saat proses penjualan, tetapi mendadak sulit dihubungi ketika perusahaan mengalami kendala teknis saat sistem sudah berjalan
Poin terakhir ini dapat mengganggu kegiatan perusahaan dalam penggajian, menghambat kepatuhan, serta menyebabkan inefisiensi operasional yang serius. Kondisi diperparah saat vendor HRIS membutuhkan waktu berminggu-minggu untuk menyelesaikan masalah teknis tersebut. Bahkan sering kali pengguna menggunakan solusi mandiri.
Next: Proses Rekrutmen adalah Kunci Pertumbuhan Bisnis: Inilah Panduannya
4 Alasan Memilih Perusahaan HRIS dengan Customer Service yang Responsif
Mengingat dukungan layanan pelanggan adalah salah satu faktor paling penting dalam pemilihan aplikasi atau perangkat lunak, maka tim HR wajib mempertimbangkan HRIS yang memiliki customer service yang responsif. Mengapa responsivitas CS begitu penting?
1. Mengoptimalkan operasional
HRIS mengelola hal-hal yang tidak bisa ditunda, seperti pembayaran gaji. Jika sistem mengalami eror pada saat tim HR harus mencairkan gaji karyawan, tetapi penyedia layanan baru merespons keluhan Anda tiga hari kemudian, ini akan berdampak buruk terhadap operasional.
Oleh karena itu, penyedia layanan dengan customer service yang responsif dapat menangani gangguan teknis dalam hitungan jam, bukan hari, yang dialami oleh klien.
2. Fase implementasi berjalan lancar
Fase paling kritis dari adopsi HRIS adalah 90 hari pertama. Tanpa pelatihan yang mumpuni dan customer service yang responsif, dalam hal ini mereka siap membimbing tim HR untuk menggunakan aplikasi, akan membuat orang-orang di perusahaan frustrasi dan kembali ke metode manual.
Tenaga customer service yang responsif berperan sebagai pendamping yang memastikan tim HR benar-benar menguasai sistem hingga ke fitur-fitur terdalamnya guna membantu karyawan dalam penggunaan sehari-hari.
3. Kustomisasi dengan sistem lain
Penyedia jasa layanan HRIS harus siap dengan kustomisasi dari pelanggan, seperti integrasi HRIS dengan sistem lain yang telah ada.
Dalam tahap ini, perusahaan membutuhkan customer service yang responsif guna memahami dan menjelaskan kebutuhan kustomisasi hingga memberikan solusi yang sesuai dengan alur kerja asli perusahaan, bukan memaksa perusahaan mengikuti alur sistem yang kaku.
4. Kepatuhan regulasi
Aturan ketenagakerjaan di Indonesia, seperti PPh 21, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan perlindungan data pribadi sering kali mengalami perubahan kebijakan dari pemerintah. Customer service yang responsif akan memastikan sistem mereka segera diperbarui sesuai regulasi terbaru dan memberikan panduan bagi pengguna agar tetap mematuhi peraturan hukum.
Next: 8 Langkah Membangun Ekosistem People Analytics Bagi Tim HR
Peoplyee HRIS Insight
Kami menyarankan kepada Anda dan tim ketika memilih layanan HRIS, jangan hanya melihat seberapa banyak fitur, tetapi pastikan fitur yang tersedia sesuai dengan kebutuhan dan alur kerja perusahaan.
Pertimbangkan pula layanan setelah pembelian, seperti customer service yang responsif. Poin ini penting untuk membantu perusahaan ketika menghadapi kendala teknis, integrasi, maupun penggunaan sistem. Dan tak lupa, hitung manfaat jangka panjang apakah HRIS mendukung perusahaan dengan baik atau tidak dari sisi mengurangi waktu kerja administratif dan meminimalkan kesalahan.
Hubungan antara Customer Service yang Responsif dan ROI
Memilih HRIS dengan harga murah tetapi layanan pelanggan buruk adalah pemborosan terselubung. Sebaliknya, memilih provider dengan dukungan pelanggan prima merupakan langkah penghematan jangka panjang.
Setiap menit yang dihabiskan oleh tim HR untuk menunggu balasan tiket bantuan adalah biaya peluang yang hilang. Dengan customer service yang responsif, return on investment (ROI) dari HRIS akan tercapai lebih cepat, karena sistem berjalan optimal, kesalahan kerja berkurang, dan produktivitas karyawan meningkat.
Bagi Anda yang sedang mempertimbangkan HRIS dalam penggunaan harian, maka pilih penyedia layanan yang mempunyai:
- Dukungan konsultatif tentang praktik terbaik dalam manajemen sumber daya manusia (SDM)
- Responsivitas tim customer service kepada pelanggan, sehingga tim HR tidak merasa ditinggalkan saat menghadapi kendala
- Mampu merespons pertanyaan seputar regulasi dengan cepat dan akurat serta memiliki tenaga ahli di bidangnya
Dengan dukungan yang tepat, HRIS akan menjadi mesin pertumbuhan yang kuat dan membebaskan tim HR dari beban administrasi. Tim HR pun dapat berokus pada aset terpenting perusahaan, yakni karyawan. Jadwalkan uji coba HRIS perusahaan Anda melalui tautan ini.
