Dalam penggunaan sehari-hari, tak bisa dipungkiri bahwa terdapat plus minus HRIS. Sistem tersebut membantu tim HR untuk mengotomatiskan tugas administratif berulang, sehingga sistem dapat mendukung produktivitas karyawan. Namun, jika Anda tidak tepat memilih HRIS berdasarkan kebutuhan, Anda dan tim hanya memboroskan anggaran perusahaan. Oleh karena itu, tim perlu mengenali kebutuhan perusahaan terhadap sistem HR.
Apa Itu HRIS?
Human resources information system (HRIS) merupakan perangkat lunak untuk membantu administrasi yang dilakukan oleh tim HR dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Sebut saja, memperbarui data karyawan, mencatat informasi jadwal kerja, merekap sistem penggajian, hingga pelacakan kinerja karyawan.
Dengan kata lain, HRIS mengotomatiskan fungsi tim HR sehingga mengurangi kesalahan penghitungan yang berpotensi meningkatkan efisiensi serta menstandarkan proses HR di perusahaan.
Adapun fungsi HRIS ialah sebagai alat strategis karena sistem memuat berbagai data penting bagi manajemen yang bisa digunakan sebagai strategi rekrutmen dan retensi karyawan, sehingga hal tersebut mewujudkan pertumbuhan perusahaan. Bahkan beberapa penyedia HRIS memberikan fitur penghitungan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk seluruh karyawan dan dampaknya terhadap bisnis secara keseluruhan.
Data historis menunjukkan bahwa kehadiran HRIS dapat ditelusuri dari sebelum periode Perang Dunia II hingga 1980-an. Perangkat ini diperkenalkan pertama sebagai sistem penggajian otomatis. Pada periode 1990-an, banyak penelitian mengenai keuntungan penerapan HRIS dalam perusahaan, termasuk pengaruhnya terhadap strategi sumber daya manusia dan perencanaan bisnis secara keseluruhan.
Beberapa ahli menganjurkan perusahaan untuk menggunakan sistem ini dengan fitur lengkap, karena upaya tersebut mendukung mereka lebih kompetitif untuk mendukung fungsi HR.
Next: 6 Tipe Automasi yang Sesuai Kebutuhan Bisnis
Fitur Dalam HRIS
HRIS sangat dikenal dengan fitur data karyawan, karena sistem akan menyimpan semua informasi dalam satu wadah, di mana hal tersebut memudahkan tim HR untuk mengaksesnya. Karyawan pun dapat memasukkan tugas administratif dengan mudah, seperti menyunting data pribadi, mengisi presensi, atau meminta cuti.
Cara tersebut menghemat waktu tim HR, sehingga mereka dapat menjalankan tugas yang lebih strategis. Namun, fitur HRIS bukan hanya data karyawan tetapi ada pula fitur lain, yakni:
- Daftar presensi: setiap HRIS pasti memiliki daftar kehadiran karyawan (baik secara desktop maupun mobile), pencatatan tersedia dalam sistem sif, hingga pelacakan lokasi dan durasi kerja
- Rincian gaji: daftar presensi memudahkan tim payroll menghitung total gaji dan tunjangan yang akan diterima oleh karyawan setiap bulan, tersedia slip gaji daring
- Administrasi: fitur ini tak harus dinamai administrasi, tetapi overtime, time off, atau reimbursement, di mana karyawan dapat mengajukan proses administrasi kepada perusahaan melalui sistem
- Informasi manajemen: jika terdapat perubahan atau penambahan informasi, seperti jam kerja, waktu operasional bisnis, atau kegiatan perusahaan, tim HR dapat membagikannya melalui HRIS
- Manajemen kinerja: tak sedikit penyedia layanan memiliki fitur ini untuk mengevaluasi kinerja karyawan berdasarkan kriteria atau parameter tertentu dan memiliki laporannya, ada pula yang dapat melacak status program learning and development karyawan, durasi kerja per hari, waktu lembur, dan pertukaran sif
- Employee engagement: untuk mengetahui keterlibatan karyawan dan menerapkan inisiatif strategis, tim HR dapat menyebarkan voting atau survei pada sistem
- Employee recognition: untuk menyelenggarakan program penghargaan kepada karyawan, perusahaan dapat mengadakan employee recognition berbasis nominasi atau gamifikasi, nilai tertinggi akan mendapatkan hadiah
Next: Beginilah Cara Menghitung Upah Lembur Karyawan
Pertimbangkan Plus Minus HRIS Sebelum Menggunakannya
Pada dasarnya, setiap sistem memiliki keunggulan serta kelemahan. Jika Anda yang sedang mencari referensi HRIS terbaik, sebaiknya mintalah penyedia layanan untuk melakukan demo sehingga Anda dan tim memahami cara kerja sistem mereka.
Plus
- Memasukkan data satu kali untuk berbagai tugas yang berkaitan dengan pengelolaan SDM, begitu pula ketika tim HR ingin mengubahnya
- Data terintegrasi ke sistem lain sehingga mempermudah tim dalam pemantauan serta evaluasi
- Data lebih akurat di mana mereka bisa memperbaruinya (perubahan alamat atau kesalahan penulisan nama), dan manajer dapat memantau kinerja anggota timnya (keterlambatan atau durasi kerja) tanpa menunggu persetujuan tim HR
- Sistem dapat menjadi pengingat otomatis, seperti menjadwalkan acara, penilaian kinerja, tenggat waktu pemberian insentif, serta memberi tahu dan mengingatkan karyawan jika tugas mereka belum dilakukan
- Sebagai penyimpanan dokumen perusahaan di satu tempat, seperti buku pegangan karyawan, SOP, dan panduan K3
- Berguna untuk manajemen rekrutmen guna melacak, mengelola, dan memberitahukan proses perekrutan kepada pelamar
Minus
- Kebocoran data, jika penyedia layanan tidak memproteksi data klien dengan beragam level otoritas untuk mengakses HRIS
- Biaya tidak murah karena memerlukan biaya akuisisi dan pemeliharaan, tetapi HRIS berbasis cloud lebih terjangkau bagi pemberi kerja
- Untuk instalasi HRIS yang lebih besar, perusahaan perlu mengeluarkan biaya untuk mempekerjakan staf TI guna mengelola sistem
Setelah mengetahui nilai plus minus HRIS dari penyedia layanan, Anda dan tim dapat menilai layanan mana yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dan, pastikan mereka memiliki customer care yang responsif terhadap keluhan klien serta mengantongi reputasi positif di bidangnya.
Temukan HRIS pilihan perusahaan dengan menguji cobanya terlebih dahulu di laman ini.
