Dari hal sepele seperti pencahayaan yang kurang atau berlebih dapat menjadi masalah yang mengganggu produktivitas. Praktik terbaiknya adalah segera menyelesaikan hal tersebut agar tidak menjadi masalah besar. Namun, ini bukan masalah yang harus dihadapi oleh tim HR saja, tetapi tim lain perlu mendukung upaya HR demi menciptakan lingkungan kerja yang sehat.
Mengenal Produktivitas Karyawan
Produktivitas karyawan merupakan indikator kinerja utama yang mengukur hasil kerja yang berkaitan dengan waktu, usaha, dan sumber daya yang dikeluarkannya. Untuk mencapai tujuan bisnis, perusahaan perlu meningkatkan produktivitas mereka dengan cara yang efektif dan efisien. Bahkan ini menjadi salah satu komponen penting dari kesuksesan perusahaan.
Komponen utama produktivitas adalah penghapusan atau otomatisasi tugas-tugas rutin yang tidak memerlukan banyak masukan kognitif manusia. Dalam beberapa tahun terakhir, tak sedikit perusahaan yang mengotomatiskan tugas berulang agar menghemat waktu serta biaya, sehingga karyawan berfokus terhadap pada pekerjaan yang strategis.
Memang, ada berbagai faktor yang memengaruhi produktivitas, tetapi untuk mengetahui daya produksi mereka, perusahaan harus dapat mengukur level produktivitas. Terdapat dua payung besar yang mendeskripsikan cara umum tentang pengukuran produktivitas.
Kuantitatif
Cara pengukuran produktivitas secara kuantitatif adalah menghitung volume pekerjaan yang diselesaikan dalam jangka waktu tertentu atau jumlah waktu yang dibutuhkan menyelesaikan volume pekerjaan tertentu. Variabel pengukuran lainnya dapat melibatkan jumlah unit yang diproduksi, tugas yang diselesaikan, atau proyek yang diselesaikan.
Misalnya, pengukuran produktivitas tim sales akan melacak pendapatan penjualan, jumlah transaksi, atau tingkat akuisisi pelanggan. KPI penjualan mencakup tingkat konversi atau pendapatan rata-rata per pelanggan, sedangkan matriks pendapatan per karyawan dan biaya per output menjadi perhitungan alur kerja atau proyek.
Kualitatif
Pengukuran kualitatif akan menyoroti soal kesalahan karyawan saat mengerjakan tugas, mengukur kepuasan pelanggan, volume layanan pelanggan, hingga sentimen media sosial. Ada pula umpan balik dari manajer dan rekan setim yang menangkap aspek abstrak atau hal-hal yang sulit diukur dari keseluruhan produktivitas serta performance appraisal yang mengetahui seberapa baik karyawan memahami produk dan layanan perusahaan.
Kombinasi pengukuran keduanya dapat membantu perusahaan memahami produktivitas karyawan secara komprehensif dan cara meningkatkan produktivitas mereka.
Next: Pahami 8 Aplikasi Untuk Mempermudah Tugas Tim HR
10 Masalah Yang Mengganggu Produktivitas Karyawan
Masalah di kantor dapat muncul dari mana saja, baik dari karyawan, alat kerja, pihak ketiga, maupun lingkungan. Namun, semua itu berdampak terhadap kinerja karyawan yang juga berpengaruh pada perusahaan. Kenali masalah yang mengganggu produktivitas karyawan berikut ini:
1) Pembayaran tagihan terlambat
Masalah: vendor dan pekerja lepas harus dibayar tepat waktu. Jika terlambat, ini menyebabkan ketegangan dalam hubungan bisnis.
Solusi: perusahaan wajib memiliki tim keuangan yang cepat tanggap, agar tagihan terbayar sesuai kesepakatan. Bila perlu, pasang pengingat atau label di email agar tim tidak lupa membayar tagihan.
2) Masalah data
Masalah: proses entri data mengonsumsi banyak waktu dan memberikan banyak tekanan pada karyawan, seperti data pribadi tenaga kerja, kehadiran, payroll, hingga pengajuan cuti.
Solusi: hal ini bisa diatasi dengan memiliki manajemen data dan/atau sistem database yang terintegrasi. Misalnya, memanfaatkan HRIS untuk mengelola data serta kebutuhan karyawan lebih baik.
3) Panggilan telepon tak terjawab
Masalah: jika banyak panggilan telepon tidak terjawab setiap hari, ada kemungkinan perusahaan akan menghadapi kerugian terlebih panggilan tersebut adalah klien atau calon klien berpotensi yang ingin menggunakan jasa atau produk perusahaan.
Solusi: pertimbangkan untuk menggunakan layanan panggilan dari vendor atau mempekerjakan karyawan paruh waktu. Mereka bertugas menjawab telepon dan menginformasikan tentang produk atau layanan perusahaan yang klien butuhkan.
4) Mengelola media sosial
Masalah: mengelola akun media sosial agar tetap aktif memerlukan person in charge, karena ia akan membuat konten, mengunggahnya, dan menjawab pertanyaan warganet.
Solusi: rekrut pekerja paruh waktu atau peserta magang untuk membuat content planning dan mengeksekusi kontennya. Untuk proses mengunggahnya, Anda dapat menggunakan alat penjadwalan media sosial agar akun selalu menampilkan informasi baru. Cara ini cukup efektif jika staf paruh waktu hanya bekerja dua hari dalam seminggu.
5) Email tidak terbaca
Masalah: kita memiliki keterbatasan waktu untuk membaca atau membalas email, tetapi kalau Anda sering melewatkannya bisa berpengaruh pada reputasi perusahaan, apalagi si pengirim adalah klien atau pelanggan perusahaan.
Solusi: bagi manajer, mereka dapat meminta asisten untuk membaca dan menjawab email. Buat Anda yang tidak memiliki asisten, ubah beberapa pengaturan email, seperti membalas email otomatis saat cuti dan melabeli email pekerjaan. Cara ini bertujuan agar Anda menjawab sekaligus mengetahui masalah yang harus diselesaikan lebih cepat.
Next: Mengenal Reimbursement dalam Operasional Bisnis
6) Permintaan cuti membeludak
Masalah: biasanya, permintaan cuti akan membeludak pada jelang libur nasional, hari raya, atau akhir tahun. Jika manajer tidak mengaturnya, ini akan mengganggu operasi bisnis terutama di bidang retail, FMCG, dan kesehatan.
Solusi: tim HR perlu mengingatkan manajer untuk mendorong timnya mengambil cuti secara berkala serta memastikan operasional tetap berjalan. Misalnya, pengambilan cuti tahunan tidak lebih dari dua anggota pada waktu yang sama dan mereka harus memanfaatkan jatah cuti setiap bulan.
Perusahaan juga dapat memanfaat HRIS agar karyawan merencanakan dan mengajukan cuti melalui sistem kepada manajer. HRIS juga bisa memantau kehadiran karyawan yang terintegrasi dengan sistem pembayaran atau payroll, yang telah sesuai dengan regulasi pemerintah.
7) Permintaan pelatihan
Masalah: untuk meningkatkan keterampilan, karyawan perlu mengikuti keterampilan secara konsisten tetapi ada saja manajer yang merasa bahwa kondisi itu menurunkan kegiatan bisnis.
Solusi: tim HR dapat meminta waktu karyawan kepada manajer dan menjelaskan detail tentang pelatihan, mulai dari tanggal, durasi, jumlah pertemuan, dan manfaatnya. Pelatihan adalah cara untuk memastikan karyawan bertumbuh secara profesional dan personal.
8) Masalah administrasi
Masalah: tim HR dan GA akan selalu menyelesaikan administrasi perusahaan, seperti administrasi karyawan, mengelola surat masuk dan keluar, hingga mengatur perjalanan. Sering kali hal ini membuat Anda keteteran.
Solusi: Anda dapat membagi beban kerja di antara tim dan memiliki saluran komunikasi sehingga semua anggota mengetahui tugas yang telah diselesaikan.
9) Perhitungan biaya kesehatan
Masalah: mencatat izin dan tagihan kesehatan–asuransi atau reimbursement–membutuhkan kejelian dan waktu tak sebentar.
Solusi: manfaatkan fitur pencatatan kesehatan di HRIS sehingga manajer memantau karyawan yang sakit dan tim HR menghitung biaya yang dikeluarkan, jumlah hari untuk izin, jenis penyakit, hingga hari atau bulan saat mereka sakit. Data ini bisa Anda analisis guna mereviu beban kerja serta cara atasan memimpin, sehingga tim HR merekomendasikan hal-hal yang perlu diubah.
10) Alat di kantor rusak atau habis
Masalah: jika alat kerja–laptop dan internet–dan alat pendukung kerja–meja, AC, dan spidol–di kantor rusak, itu dapat menurunkan produktivitas karyawan.
Solusi: pastikan tim HR berkomunikasi dengan GA untuk memastikan perbaikan alat-alat yang rusak. Jalin pula dengan penjual dan penyedia layanan alat tulis kantor, elektronika, dan internet, sehingga Anda dapat menghubungi mereka sewaktu-waktu.
Pastikan pula kotak P3K terisi serta alarm dan tabung pemadam kebakaran berfungsi sempurna. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak memperhatikan keselamatan dan kesehatan karyawannya.
