Ringkasan artikel:
- Onboarding karyawan baru adalah proses yang membantu seseorang untuk menyesuaikan diri dengan nilai budaya dan kinerja di perusahaan pada hari pertama kerja
- Proses ini membantu karyawan memahami alat kerja dan alur operasional lebih cepat
- Proses onboarding yang efektif harus mencakup empat empat C, yakni compliance, clarification, culture, dan connection
Onboarding karyawan baru menjadi salah satu pekerjaan tim HR dalam talent management. Di tengah pasar kerja yang semakin ramai oleh kandidat berpengalaman maupun lulusan baru, ini adalah momen perusahaan untuk berinvestasi kepada individu potensial. Salah satu cara investasinya melalui program onboarding.
Tanpa proses onboarding yang terstruktur, karyawan baru cenderung merasa bingung dan tidak dihargai, padahal hal itu berisiko ia mengundurkan diri dalam 90 hari pertama. Pada akhirnya, tim HR atau perekrut kembali melakukan rekrutmen. Lelah? Pasti, maka Anda dan tim perlu memahami dasar onboarding dengan tepat dan selaras dengan budaya perusahaan.
Apa Itu Onboarding?
Onboarding karyawan baru ialah proses integrasi strategis yang membantu anggota baru untuk menyesuaikan diri dengan aspek sosial, budaya, dan kinerja di tempat kerja baru mereka.
Biasanya, tim HR memiliki program onboarding dalam beberapa hari atau minggu, tergantung posisi, perusahaan, dan industri. Dengan program ini, perusahaan mengharapkan karyawan baru merasa diterima dan siap berkontribusi di tempat baru.
Tujuan dari onboarding karyawan baru adalah menyelaraskan ekspektasi karyawan dengan tujuan perusahaan, sehingga mereka tidak hanya memahami tugas teknis, tetapi juga merasa menjadi bagian dari komunitas (perusahaan).
Jadi, jangan menganggap onboarding sebelah mata, karena ia bermanfaat untuk:
- Karyawan yang mendapatkan pengalaman onboarding yang baik memiliki kemungkinan lebih besar untuk bertahan di perusahaan lebih dari tiga tahun, sehingga ini merupakan salah satu upaya retensi karyawan
- Proses onboarding yang jelas membantu karyawan memahami alat kerja dan alur operasional lebih cepat, sehingga mereka bisa produktif dan memberikan hasil nyata dalam waktu singkat
- Menanamkan sekaligus membangun nilai internal agar karyawan bertindak selaras dengan budaya perusahaan
- Mengurangi stres dan membangun kepercayaan diri kandidat sejak hari pertama, karena bantuan tim HR dan manajer yang menerimanya dengan baik melalui program onboarding
Next: 12 HRIS Checklist Sebelum Menggunakan Sistem HR
Pilar 4 C dalam Onboarding Karyawan Baru
Berdasarkan standar global manajemen human resources dari SHRM, proses onboarding yang efektif harus mencakup empat pilar utama:
1. Compliance
Compliance atau kepatuhan adalah level dasar yang mencakup penyelesaian administrasi berdasarkan regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan, seperti pengisian data diri, pendaftaran jaminan sosial dan wajib pajak jika belum ada, penjelasan peraturan perusahaan, hingga kebijakan keamanan.
2. Clarification
Clarification untuk memastikan karyawan memahami peran mereka secara spesifik, tanggung jawab harian, serta key performance indicators (KPI) yang diharapkan. Tanpa klarifikasi, karyawan akan bekerja dalam kebingungan.
3. Culture
Pilar budaya berfokus pada norma-norma perusahaan, baik yang tertulis maupun tidak tertulis. Misalnya, cara berkomunikasi langsung maupun di email kepada rekan kerja, tradisi kantor saat merayakan keberhasilan, membantu karyawan baru agar mereka bisa melakukan pekerjaannya dengan cepat, hingga budaya makan siang di kantor.
4. Connection
Koneksi menjadi pilar untuk membangun hubungan interpersonal antar orang-orang di kantor. Karyawan baru perlu diperkenalkan kepada rekan setim, atasan, dan lintas departemen untuk membangun jaring pengaman sosial di kantor.
Membaca tentang pilar onboarding, sekilas orang-orang menganggap bahwa ini adalah pekerjaan tim HR. Sebenarnya tidak demikian, karena onboarding adalah pekerjaan kolaboratif yang melibatkan berbagai pihak.
Siapa yang bertanggung jawab atas onboarding?
- Tim HR: tim Anda bertanggung jawab atas proses administratif, penjelasan benefit, filosofi perusahaan, dan penyediaan sistem seperti HRIS
- Manajer: ia berperan paling krusial (sekitar 70% keberhasilan), karena ia harus menjelaskan ekspektasi teknis, memberikan tugas, dan melakukan check-in rutin
- Buddy: buddy atau rekan pendamping adalah rekan kerja setingkat yang ditunjuk untuk menjadi teman bertanya bagi karyawan baru mengenai hal-hal informal, seperti cara menggunakan mesin fotokopi atau lokasi membeli makan siang
- Tim IT & GA: mereka memastikan perangkat kerja, seperti laptop, email, ID card, akses gedung, sudah siap sebelum karyawan duduk di mejanya
Next: BPJS Ketenagakerjaan: Regulasi, Hak Karyawan, dan Urgensi Penggunaan HRIS
4 Langkah Menjalankan Onboarding Karyawan agar Mereka Merasa Betah dan Diterima
Untuk menciptakan pengalaman yang berkesan, tim HR dkk harus menjalankan strategi onboarding yang efektif. Berikut ini langkahnya:
1. Pre-boarding
Setelah calon karyawan menandatangani kontrak kerja, tim HR perlu menyiapkan hal-hal administratif sebelum ia bekerja pada hari pertama. Jika memungkinan, Anda membuat checklist tugas guna memastikan proses pre-boarding berjalan lancar. Tugas yang harus Anda kerjakan dan tertulis di checklist antara lain:
- Siapkan mengirimkan email selamat datang ke karyawan baru
- Siapkan welcome kit, brosur produk atau jasa perusahaan, notebook, pulpen, dan/atau merchandise khas perusahaan yang diberikan kepada karyawan baru
- Koordinasi dengan tim IT untuk menyiapkan laptop, meja atau bilik kerja, alat kerja, serta akses platform digital perusahaan
- Berikan kartu akses ke gedung, lantai, dan/atau ruang kerja, sehingga ketika pada hari pertama bekerja, ia sudah memiliki barang yang dibutuhkan dan membuatnya merasa nyaman
2. Hari pertama bekerja
Pada hari H, tim HR perlu berfokus pada aspek sosial, seperti mengenalkan buddy, budaya perusahaan, tur kantor sekaligus mengenalkannya ke karyawan lain, dan pastikan manajer atau atasan langsung memiliki waktu khusus untuk menyambut mereka secara personal. Jadi, manajer akan menyampaikan hal-hal teknis atau yang berhubungan dengan pekerjaan kepada anggota baru.
3. Penyesuaian diri
Minggu pertama bekerja adalah fase penyesuaian diri karyawan baru dengan lingkungannya. Manajer akan memberikannya tugas-tugas kecil yang menghasilkan quick wins untuk membangun kepercayaan diri mereka. Pada akhir minggu, Anda dapat mengadakan one-on-one meeting untuk mendengar kesan dan kendala mereka serta bantuan yang bisa ditawarkan oleh tim HR.
4. Integrasi
Ini terjadi pada bulan pertama hingga ketiga, sehingga fase empat dianggap sebagai periode karyawan baru telah sepenuhnya terintegrasi dengan pekerjaan maupun perusahaan. Di sini, manajer akan memberikan pelatihan teknis yang lebih dalam agar ia bisa berkontribusi terhadap tim serta terlibat dalam proyek kolaboratif dalam skala lebih besar.
Di sisi lain, tim HR akan meminta mereka berupa umpan balik tentang proses onboarding. Masukan atau kritikan dapat Anda jadikan penilaian terhadap proses, sehingga tim HR bisa membuat program onboarding yang relevan dengan tenaga kerja terkini, situasi kerja saat ini, dan sesuai dengan budaya perusahaan.
Peoplyee HRIS Insight
Setiap ada anggota baru, tim HR wajib mencatat data diri dan mempersiapkan administrasinya sebagai karyawan baru. Untuk mempermudah hal tersebut Peoplyee HRIS menyarankan kepada Anda mengadopsi sistem otomasi pencatatan hingga pemantauan karyawan, sehingga setiap aktivitas karyawan masuk maupun keluar bisa dipantau secara kurat.
Dengan HRIS, tim HR dapat memberikan tugas onboarding hingga memberikan akses kepada mereka untuk mengisi atau memperbarui data pribadi guna keperluan penggajian. Bahkan Anda bisa melacak kehadiran atau ketidakhadiran karyawan yang bisa dijadikan data untuk meningkatkan strategi pengelolaan sumber daya. Konsultasikan kebutuhan perusahaan tentang HRIS di laman ini.
Next: 4 Keterampilan Digital HR yang Perlu Anda Kuasai
Onboarding dalam Model Kerja Hibrida
Sejak pandemi COVID-19 hingga saat ini, tak terhitung perusahaan yang menjalankan model kerja hibrida atau jarak jauh. Ini tak hanya untuk mengelola biaya operasional, tetapi merespons kebutuhan tenaga kerja terkini dalam menyeimbangkan pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Namun, kondisi ini tak bebas dari masalah, karena tim HR menghadapi tantangannya, terutama mengenai onboarding karyawan baru. Jika lokasi karyawan dan perusahaan masih satu kota atau zona waktu sama, maka proses onboarding virtual bisa dilakukan tanpa hambatan, meskipun terkadang sinyal internet tidak stabil.
Bila terdapat zona waktu berbeda, maka tim HR perlu alat guna mengelola onboarding agar jadwalnya lebih terstruktur. Selain itu, Anda dapat meminta mereka untuk mengisi data pribadi–keperluan penggajian dan pencatatan pajak–secara mandiri serta memantau progres onboarding. Misalnya, menjadwalkan kopi virtual seminggu sekali atau mengirimkan hadiah ulang tahun agar karyawan jarak jauh tidak merasa terisolasi.
Kesuksesan onboarding tidak terjadi secara kebetulan dan sekejap mata. Ini perlu dirancang dengan empati dan data dari tim HR. Ketika perusahaan mampu membuat karyawan baru merasa diterima, dipandu, dan diberdayakan sejak awal, maka perusahaan sedang membangun fondasi bagi loyalitas dan performa tinggi di masa depan.
Memang, proses rekrutmen yang membawa mereka masuk ke pintu kantor, tetapi onboarding-lah yang membuat mereka memutuskan untuk tetap tinggal.
