Proses membangun ekosistem data yang valid, etis, dan berdampak nyata bagi bisnis membutuhkan kerangka kerja yang solid dalam people analytics. Terlebih, wawasan dari data karyawan ini dapat digunakan untuk mendorong perubahan perusahaan.
Namun, pembangunan analisis data karyawan ini memerlukan langkah tepat agar tim HR tidak terjebak dalam bias data, resistensi internal, atau pelanggaran privasi.
8 Langkah Membangun People Analytics yang Solid Bagi Tim HR
People analytics adalah menganalisis data sumber daya manusia (SDM) untuk memecahkan masalah bisnis. Istilah ini terkadang disebut HR analytics, talent analytics, atau workforce analytics.
Proses menganalisis data didukung oleh teknologi dengan menggunakan metode deskriptif, visual, dan statistik untuk menafsirkan data karyawan dan proses pengelolaan SDM. Tim HR dapat menggunakan people analytics untuk mendapatkan wawasan tentang:
- Mengukur faktor yang mendorong keterlibatan dan menyesuaikan praktik untuk meningkatkan moral karyawan
- Mengidentifikasi tanda-tanda karyawan berprestasi yang akan mengundurkan diri sehingga perusahaan berupaya meretensi agar mereka tidak meninggalkan perusahaan
- Menganalisis kinerja dan keterampilan untuk menetapkan sistem remunerasi yang adil
1. Tetapkan tujuan
Sebelum mengimplementasikan people analytics, tim HR dan manajemen perlu menetapkan tujuan yang jelas. Misalnya, analisis data untuk mengatasi masalah seperti:
- Memahami penurunan keterlibatan karyawan dan cara meningkatkannya
- Memahami faktor karyawan resign dan cara mengatasinya
- Merancang total rewards package yang dapat mengurangi tingkat turnover
Selanjutnya, menghubungkan tujuan dengan hasil bisnis, seperti penghematan biaya, peningkatan layanan, atau proses onboarding yang lebih cepat. Dengan tujuan yang jelas dan dukungan dari para pemangku kepentingan, Anda dan tim dapat memberikan wawasan yang bermakna.
2. Definisikan kesuksesan
Tuliskan definisi kesuksesan dan kriterianya dari tujuan di atas. Hal ini untuk mengetahui progres yang dijalankan.
Misalnya, mendefinisikan kesuksesan dari mengidentifikasi faktor penyebab dan cara mengatasi turnover karyawan serta bagaimana tim mengukurnya (tenggat waktu, umpan balik, dan dampaknya). Hasil dari langkah ini dapat digunakan oleh tim untuk memandu keputusan di kemudian hari jika ruang lingkup proyek atau pengelolaan SDM mulai menyimpang.
3. Audit perangkat data
Langkah ini untuk mengetahui data secara menyeluruh, mulai dari data yang sudah ada dan kondisi data tersebut apakah bersih, terkini, dan dapat diandalkan. Melakukan hal ini akan membantu Anda menemukan celah, memperhatikan masalah kualitas, dan memutuskan apakah tim perlu mengumpulkan informasi baru atau tidak.
Lakukan audit terhadap:
- Sistem internal: HRIS, payroll, ATS, dan alat penilaian kinerja
- Data survei: employee engagement, exit interview, pulse checks
- External benchmarks, jika ada
Pastikan menilai data berdasarkan ketersediaan, keakuratan, dan kelengkapan, sehingga Anda dapat mengungkapkan celah dan mencegah hal-hal tak diinginkan di kemudian hari. Tentu saja, Anda dan tim harus menangani informasi sensitif apa pun secara bertanggung jawab.
Next: 10 Faktor yang Memengaruhi Kesuksesan Total Rewards Package
4. Merancang proses
Analisis data karyawan bukanlah kegiatan individual. Mereka memerlukan struktur yang jelas sebelum pekerjaan dimulai. Struktur ini meliputi:
- Menentukan peran: Siapa yang memimpin? Siapa yang menganalisis? Siapa yang meninjau? Tetapkan tanggung jawab untuk pengumpulan data, analisis, manajemen proyek, hingga pelaporan
- Menentukan sumber daya: Apakah memerlukan bantuan dari tim IT, data, atau komunikasi? Jika memungkinkan, cobalah untuk merencanakan akses atau izin untuk menggunakan sumber daya atau alat yang mereka perlukan
- Memetakan pemangku kepentingan: Mengidentifikasi siapa yang perlu diberi informasi terbaru dan kapan
5. Kumpulkan data
Pikirkan pengumpulan dan pemrosesan data sebaik-baiknya agar data bersih, etis, dan memperhatikan privasi. Data dapat berasal dari sistem internal dan eksternal dengan melaksanakan langkah ini untuk membangun transparansi dan kepercayaan:
- Konfirmasikan izin dan protokol privasi data
- Lacak tingkat respons atau data yang hilang jika mengumpulkan masukan baru
- Lakukan pemeriksaan acak untuk mendeteksi anomali
- Dokumentasikan semua proses demi keberlanjutan
- Memberi tahu karyawan alasan tim HR mengumpulkan data
6. Waktu menganalisis
Saat menganalisis data, telusuri pola-pola data dengan membaginya berdasarkan tim, lokasi, dan kinerja. Cari tren yang berulang. Tren ini sering kali menjadi petunjuk terbesar untuk menjelaskan apa yang sedang terjadi.
Gunakan perbandingan untuk mengeksplorasi data lebih lanjut. Misalnya, bandingkan skor keterlibatan atau kinerja karyawan resign dan yang tetap bertahan atau eksplorasi hubungan antara skor onboarding karyawan baru dan karyawan resign lebih awal. Jangan lupa pula, untuk mengubah wawasan tersebut menjadi laporan cerita yang menarik.
Next: Panduan Lengkap Hak Cuti Karyawan yang Wajib Diketahui
7. Presentasikan hasilnya
Laporan data yang telah Anda analisis perlu dipresentasikan di depan pemangku kepentingan dan/atau karyawan. Untuk membuat presentasi laporan, Anda dan tim perlu mempertimbangkan desain, visual seperti grafik, peta, atau kartu skor untuk menyoroti poin-poin penting.
Laporan tersebut harus:
- Mudah dipahami
- Berfokus pada masalah dan solusi
- Sesuai dengan audiens
Mengenai audiens, Anda dan tim membuat presentasi sesuai dengan orang yang membacanya, seperti direksi menginginkan bahan yang ringkas atau pemimpin tim membutuhkan detail yang lebih mendalam.
8. Monitor dan evaluasi
Setelah melakukan langkah-langkah di atas, tugas tim HR tidak selesai begitu saja. Pasalnya, Anda dan tim wajib menindaklanjuti laporan hingga memonitor dan mengevaluasi proses tersebut.
Evaluasi membantu tim untuk menyempurnakan proses dan meningkatkan pekerjaan analitis di masa mendatang. Seperti halnya manusia, proses analitis harus berkembang seiring pengalaman karyawan. Luangkan waktu untuk mengevaluasi dengan langkah:
- Membandingkan hasil laporan dengan kriteria keberhasilan
- Meminta masukan dari pemangku kepentingan mengenai proses dan hasilnya
- Catat wawasan yang diperoleh agar kinerja selanjutnya berjalan lebih lancar
- Gunakan umpan balik untuk meningkatkan people analytics berikutnya
Jika hasil analisis data karyawan tidak sesuai harapan, selalu ada wawasan dalam prosesnya.
