Tak dapat dipungkiri bahwa teknologi HR automation telah membantu tugas HR sehingga berjalan lebih efektif dan efisien. Hal itu terlihat dari proses rekrutmen, onboarding karyawan baru, kehadiran, penggajian, hingga tugas administrasi yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia (SDM).
Apakah perusahaan harus menggunakan HR automation? Tidak, tetapi Anda perlu mempertimbangkan bahwa kini pekerjaan tim HR jauh lebih kompleks dan tak sekadar administrasi.
Ruang Lingkup HR Automation
HR automation merupakan penggunaan perangkat lunak dan teknologi untuk mengotomatiskan tugas HR yang repetitif dan administratif. Tujuannya untuk mengurangi beban kerja manual, meminimalkan kesalahan, dan memungkinkan tim HR fokus pada strategi pengembangan SDM.
Beberapa proses HR yang sering diotomatiskan:
- Rekrutmen: screening CV dan jadwal wawancara
- Manajemen kehadiran: fingerprint, facial recognition, atau tap-in kartu
- Compensation and benefit: payroll, slip gaji digital, dan tunjangan
- Learning and development: e-learning, LMS, dan pelatihan
- Analisis kinerja: pelacakan KPI tracking dan umpan balik otomatis
Dengan otomatisasi, tim HR dapat menjalankan peran strategis alih-alih hanya administratif. Jadi, Anda dan tim mengurangi beban kerja administratif yang memakan waktu, sehingga waktu dapat dialihkan pada fungsi strategis yang berdampak langsung terhadap pengembangan perusahaan, seperti:
- Mendukung pertumbuhan bisnis
- Membentuk budaya kerja
- Mengelola pengalaman karyawan
- Merespons perubahan pasar tenaga kerja yang dinamis
Next: 7 Langkah Memantau Produktivitas Karyawan
5 Manfaat Otomatisasi HR Bagi Perusahaan
Bagi Anda yang sedang memikirkan strategi pengelolaan data karyawan, manfaat di bawah ini dapat menjadi pertimbangan.
1. Efisiensi waktu dan biaya
Dengan proses otomatis, tim HR tidak perlu lagi menghabiskan waktu pada tugas administratif, seperti memasukkan data karyawan atau merekapitulasi kehadiran karyawan.
Hal ini memungkinkan penghematan biaya operasional dan peningkatan produktivitas. Contohnya, chatbot HR untuk menjawab pertanyaan karyawan kapan pun mereka bertanya atau PeoplyeeHRIS untuk menghitung kehadiran sekaligus penggajian dengan akurat.
2. Mengurangi kesalahan manual
Sistem otomatis membantu Anda agar tidak melakukan kesalahan karena penghitungan atau pengolahan data manual. Jika hal itu terjadi, maka akan merugikan perusahaan sekaligus karyawan dan menimbulkan masalah hukum, seperti kesalahan menghitung gaji atau memasukkan jadwal cuti.
3. Akses data lebih akurat
Semua data tersimpan secara terpusat dan dapat diakses kapan saja. Hal ini penting untuk pengambilan keputusan yang cepat dan berbasis data. Misalnya, data karyawan yang akan mendapatkan program pelatihan berdasarkan kinerjanya.
4. Peningkatan employee experience
Proses HR yang lebih cepat dan transparan, seperti klaim reimbursement, proses cuti yang mudah diakses, atau onboarding digital, akan meningkatkan kepuasan dan kenyamanan karyawan.
Terlebih jika perusahaan memberikan akses agar mereka dapat mengajukan urusan administrasi langsung kepada HR hanya melalui sistem, di mana hal ini meningkatkan employee experience yang positif.
5. Strategi SDM
Bila tugas administratif sudah “dikendalikan” oleh sistem, maka tim HR dapat lebih fokus mengembangkan strategi pengembangan karyawan, pelatihan, retensi, dan penguatan budaya kerja.
Next: 7 Manfaat Slip Gaji Digital Ini Lebih Efisien
Contoh Penerapan HR Automation
1) Rekrutmen
Saat ini, tak sedikit perusahaan memiliki applicant tracking system (ATS) untuk membantu proses rekrutmen mulai dari penyaringan CV berdasarkan kata kunci, mengirim email otomatis ke kandidat, hingga penjadwalan wawancara. Begitu pula dengan portal pencarian kerja seperti JobStreet dan Kalibrr yang menggunakan sistem tersebut.
2) Pencatatan presensi
Perusahaan menggunakan sistem dalam pencatatan presensi karyawan, baik mereka datang ke kantor maupun langsung ke lapangan.
Oleh karena itu, mereka membutuhkan sistem presensi yang dapat diakses dari mana saja serta sesuai jenis pekerjaan. Misalnya, presensi dengan facial recognition atau GPS tracking untuk pekerja lapangan yang diintegrasikan dengan payroll.
3. E-learning
Platform e-learning seperti Udemy dan Coursera dapat digunakan oleh perusahaan untuk memberikan program learning and development kepada karyawan. Tim HR dan manajer pun bisa melacak progres pelatihan mereka.
4. Performance management
Beberapa perusahaan telah menggunakan platform performance management untuk memberikan umpan balik secara real-time dan analisis kinerja berbasis AI, seperti Leapsome atau 15Five.
Next: Dua Tipe Sistem Pencatatan Kehadiran: Manual dan Digital
Masa Depan Otomatisasi Bagi Kelangsungan Perusahaan
Platform HR yang diperkuat oleh teknologi AI akan berdampak terhadap pekerjaan tim HR, karena memberikan solusi yang komprehensif dalam satu tempat.
Namun, hal itu akan memberatkan karena tim HR dan IT harus mengintegrasi perangkat HR satu dengan yang lain (rekrutmen, onboarding, payroll, attendance, performance management, hingga people analytics), sehingga memudahkan karyawan untuk mengaksesnya.
Ada pula isu privasi data, di mana otomatisasi dapat menimbulkan kebocoran data karyawan dan perusahaan. Oleh karena itu, tim HR dan manajemen perlu memastikan penggunaan platform HR ber-AI menetapkan praktik tata kelola data yang kuat, mengutamakan transparansi dalam algoritma AI, serta memastikan perlindungan data.
Ketika mengadopsi HR Automation, pastikan Anda dan tim melakukan:
- Audit kebutuhan tim untuk menentukan fitur dan proses yang paling penting untuk diotomatiskan
- Pilih vendor HRIS terpercaya yang sesuai dengan skala, biaya, dan kebutuhan perusahaan
- Libatkan tim TI dan legal dalam proses implementasi untuk menjamin keamanan dan kepatuhan
- Sediakan pelatihan bagi karyawan dan membuat panduan sistem transisi
- Evaluasi secara berkala efektivitas sistem dan kumpulkan umpan balik dari karyawan
Ya, HR automation bukan sekadar tren, melainkan kebutuhan di era digital, tetapi perusahaan tak harus mengganti semua sistem HR yang menggunakan teknologi terkini. Perusahaan dapat memulai dari sistem paling sederhana, seperti HRIS guna mencatat kehadiran dan penggajian.
Dari langkah itu, tim HR dan IT dapat mengembangkan ke sistem lain, seperti HR analytics, untuk meningkatkan akurasi pengambilan keputusan serta memperkuat employee experience.
